GESTIONNAIRE DE SCOLARITE (F/H)

Ecole Nationale Supérieure de Mécanique et d'Aérotechnique (ENSMA); Vienne; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

ENSMA recherche un(e) Gestionnaire de la scolarité pour assurer l'instruction et le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants. Vous gérerez les certificats, relevés de notes, et contribuerez au bon fonctionnement des examens et jurys.

Vous assurerez le suivi des situations particulières, la saisie des notes dans Aurion et la préparation des diplômes, tout en veillant à l'archivage et à l'accueil des étudiants et partenaires.

Qualifications

• Gestion administrative des étudiants (dossiers d'inscription et suivi pédagogique)
• Gestion des demandes de certificats, attestations et relevés de notes
• Suivi des situations particulières (handicap, congés, interruptions)
• Organisation et suivi des examens et jurys, diffusion des sujets et archivage des copies
• Saisie des notes et gestion du système d'information de scolarité (Aurion)
• Gestion des données et tableaux de bord pour les autorités de tutelle

Responsabilités

• Instruire et suivre les dossiers d'inscription administrative et pédagogique.
• Gérer les demandes de certificats de scolarité, attestations et relevés de notes.
• Assurer le suivi des situations individuelles (aménagements, handicap, congés, interruptions).
• Organiser les sessions d'examens et préparer les jurys et diplômes.
• Saisir les notes dans le système Aurion et archiver les documents.
• Constituer et diffuser les dossiers des jurys et diplômes; gérer l'archivage.

Description du poste

ACTIVITÉS PRINCIPALES Gestion administrative des étudiants

• Instruire et suivre les dossiers d'inscription administrative et pédagogique
• Gérer les demandes de certificats de scolarité, attestations, relevés de notes, cartes étudiantes
• Assurer le suivi des situations individuelles particulières (aménagements, handicap, congés, interruptions)
• Traiter les demandes de bourses et en assurer le suivi avec les organismes concernés
• Assurer le suivi de l’assiduité des étudiants

Organisation des examens et jurys

• Organiser les sessions d'examens (calendrier, salles, surveillance)
• Diffuser les sujets, collecter, scanner et archiver les copies
• Assurer la préparation logistique des salles d’examens
• Saisir les notes dans le système d'information de scolarité (Aurion)
• Préparer les dossiers des jurys de passage, de validation et de délivrance des diplômes
• Convoquer les membres des jurys, rédiger et diffuser les procès-verbaux
• Établir les diplômes, suppléments de diplômes ; gérer l'archivage des dossiers

Gestion des données et systèmes d'information

• Alimenter et mettre à jour la base de données du logiciel de gestion de scolarité (Aurion)
• Assurer le suivi de la modification des emplois du temps
• Alimenter les tableaux de bord et statistiques annuelles pour les autorités de tutelle
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion

Accueil et information

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, enseignants et partenaires
• Informer sur les procédures, réglementations et calendriers de scolarité
• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs compétents en cas de situation complexe
• Participer à l'accueil des nouveaux étudiants (intégration, remise des documents)

Vie du service et missions transversales

• Assurer la continuité de service en cas d'absence d'un·e collègue
• Participer aux réunions de service et groupes de travail internes
• Contribuer aux campagnes annuelles : rentrée, remise de diplômes, accréditations
• Collaborer avec les services partenaires (Relations internationales, Formation par Alternance et Relations entreprises, direction des Systèmes d’Informatiques, Aide au Pilotage Qualité) sur les dossiers transversaux

FICHE-POSTE-GESTIONNAIRE-DE-LA-SCOLARITE-1.pdf