Gestionnaire de formation F/H – Pôle Masters B

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Jours de congés supplémentaires

Prime mensuelle et annuelle

Accompagnement handicap

Remboursement transport

Résumé du poste

Aix-Marseille Université recrute un gestionnaire de formation F/H au sein du Pôle Masters B de la Faculté d'Économie et de Gestion. Vous accompagnerez les étudiants et les enseignants tout au long de l'année universitaire pour assurer le bon déroulement des formations.

Vous assurez la gestion administrative et pédagogique de plusieurs formations, gérez les candidatures, les inscriptions, les examens et les résultats, et développez les partenariats avec les entreprises et les relations

Qualifications

• Expérience en gestion administrative, gestion de formation ou scolarité.
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les étudiants en présentiel, par téléphone et par courriel.
• Assurer l interface entre les équipes pédagogiques et les étudiants.
• Gérer les candidatures, les inscriptions et le suivi administratif des cursus (formation initiale, alternance et formation continue).
• Organiser les examens, les jurys et la publication des résultats; planifier les enseignements et les emplois du temps.
• Gérer les dossiers des enseignants vacataires et le suivi des heures d'enseignement.
• Suivre les stages, les projets de fin d études et les conventions.
• Maintenir le réseau des partenaires entreprises et des diplômés; suivre les étudiants internationaux.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion de formation

Rédaction professionnelle

Relationnel

Outils

Bureautique

Logiciels de gestion

Description du poste

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Au sein de la Faculté d'Économie et de Gestion, vous rejoindrez le Pôle Masters B, composé de formations à forte valeur ajoutée, en lien étroit avec le monde socio-économique et l'international.

En tant que gestionnaire de formation F/H, vous accompagnez les étudiants, les enseignants et les partenaires tout au long de l'année universitaire afin d'assurer le bon déroulement des formations.

Vous assurez la gestion administrative et pédagogique de plusieurs formations :

• un Magistère ;
• trois Masters 2 Recherche ;
• un DESU destiné aux professionnels.

Au quotidien, vous serez amené(e) à :

Accompagner les étudiants tout au long de leur parcours

• Accueillir et renseigner les étudiants, en présentiel, par téléphone et par courriel ;
• Assurer l'interface entre les équipes pédagogiques et les étudiants ;
• Gérer les candidatures, les inscriptions et le suivi administratif des cursus (formation initiale, alternance et formation continue) ;
• Organiser les examens, les jurys et la publication des résultats ;
• Planifier les enseignements, gérer les emplois du temps, les absences et les réservations de salles.

Accompagner les équipes pédagogiques

• Assurer le suivi des enseignements et des intervenants ;
• Gérer les dossiers administratifs des enseignants vacataires et le suivi des heures d'enseignement.

Développer les relations avec les entreprises

• Suivre les stages, les alternances et les projets de fin d'études ;
• Participer au suivi des conventions, des soutenances et des évaluations ;
• Mettre à jour les partenariats entreprises et le réseau des diplômés.

Contribuer à l'ouverture internationale

• Assurer le suivi administratif des étudiants internationaux ;
• Collaborer avec la Direction des Relations Internationales pour l'accueil des étudiants entrants et le suivi des doubles diplômes.

Vous aimez évoluer dans un environnement universitaire dynamique et savez jongler entre plusieurs dossiers avec méthode et efficacité.

Vous disposez idéalement :

• d'une expérience en gestion administrative, gestion de formation ou scolarité ;
• d'une aisance avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion ;
• d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.

Les qualités qui feront la différence

• Sens de l'organisation et gestion des priorités ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Sens du service et de l'écoute ;
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés ;
• Réactivité face aux périodes d'activité soutenue.

Présence indispensable lors des périodes de rentrée universitaire et des examens.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre le Pôle Masters B, c'est intégrer une équipe investie au service de formations d'excellence. Vous occuperez un poste polyvalent, au cœur de la vie universitaire, avec des missions variées mêlant gestion de scolarité, coordination pédagogique, relations avec les entreprises et ouverture à l'international.

Les candidatures seront étudiées à partir de début septembre 2026.

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable et/ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social