Assistant·e de direction - communication F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 32 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Congés avantageux

Prime d’ancienneté

Aide au transport (75%)

Parking / Mobilité

Résumé du poste

Aix-Marseille Université recrute un(e) Assistant(e) de direction – coordination & communication pour accompagner la DirSPeQ, récemment créée, et soutenir la Direction d'appui à la Stratégie, au Pilotage et à la Qualité.

Vous assurerez l'organisation des agendas, la préparation des réunions, la rédaction de comptes rendus et le suivi administratif et financier, ainsi que la production de contenus de communication.

Qualifications

• Expérience en assistance de direction ou gestion administrative.
• Excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles.
• Bonne maîtrise des priorités et des outils bureautiques.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Organiser l'activité de la direction (agréger agendas, dossiers, circulation de l'information).
• Préparer les réunions avec la gouvernance et les instances.
• Rédiger des comptes rendus et préparer les présentations.
• Gérer les opérations administratives et financières (commandes, suivi budgétaire).
• Organiser des événements professionnels et institutionnels.
• Produire et mettre à jour des contenus de communication (web, intranet, réseaux sociaux).
• Contribuer à la structuration documentaire et à l'amélioration des processus.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Gestion des priorités

Communication

Relationnel

Discrétion

Outils

Excel

PowerPoint

Outils collaboratifs

WordPress

Canva

Description du poste

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Vous souhaitez contribuer au développement d'une direction stratégique au cœur des enjeux d'une grande université ?

Aix-Marseille Université recrute un·e Assistant·e de direction – coordination & communication (F/H) pour accompagner la Direction d'appui à la Stratégie, au Pilotage et à la Qualité (DirSPeQ), récemment créée afin de renforcer le pilotage stratégique, la qualité, l'amélioration continue et la maîtrise des risques de l'établissement.

Vous apporterez également un appui ponctuel à la Direction de la Commande Publique, acteur majeur de la sécurisation des achats et des contrats publics de l'université.

Véritable partenaire de la direction, vous contribuez à la fluidité de son fonctionnement quotidien en assurant un rôle central de coordination, d'organisation et de communication.

À ce titre, vous serez notamment amené à :

organiser l'activité de la direction (agendas, réunions, dossiers, circulation de l'information) ;

préparer les réunions avec la gouvernance, les directions et les instances de l'université ;

rédiger des comptes rendus, préparer des présentations et assurer le suivi de dossiers administratifs ;

gérer les opérations administratives et financières (commandes, missions, suivi budgétaire) ;

organiser des événements professionnels et institutionnels (séminaires, ateliers, réunions) ;

produire et mettre à jour des contenus de communication (web, intranet, réseaux sociaux, supports de présentation) ;

participer à la structuration documentaire, à l'amélioration des processus et au développement des outils de fonctionnement de la direction.

Rejoindre la DirSPeQ, c'est intégrer une direction en construction et participer à un projet collectif ambitieux au service de la stratégie d'Aix-Marseille Université.

Vous contribuerez à des projets transversaux, au contact de nombreux acteurs de l'université, dans un environnement stimulant où l'organisation, la qualité et l'amélioration continue occupent une place centrale.

Positionnement hiérarchique :

Rattachement hiérarchique à la directrice de la DirSPeQ. Rattachement fonctionnel au directeur de la DCP.

Nous recherchons une personne expérimentée, organisée et proactive, capable d'évoluer dans un environnement transversal en constante évolution.

Vous appréciez autant l'organisation que la communication et savez passer d'un sujet à un autre avec méthode et efficacité.

Profil requis :

Vous disposez notamment :

• d'une expérience en assistance de direction ou en gestion administrative
• d'excellentes qualités rédactionnelles
• d'un très bon sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• d'une aisance relationnelle permettant d'interagir avec des interlocuteurs variés
• d'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint) et collaboratifs
• d'une appétence pour la communication digitale (WordPress, Canva ou outils équivalents)
• d'un fort sens du service, de la discrétion et de la confidentialité
• Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur constitue un atout

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social