Gestionnaire de documentation (H/F)

ADF RIVIERA; Saint-Jean-Cap-Ferrat; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

ADF RIVIERA recherche un(e) chargé(e) de gestion documentaire pour coordonner les documents techniques d’un projet. Vous assurerez la conformité des plans et le contrôle des documents en lien avec l’équipe projet, les consultants et les sous‑traitants.

Le poste est à temps plein en CDI, basé à Saint-Jean-Cap-Ferrat, avec déplacements éventuels. Maîtrise d’ACONEX et anglais/professionnel ukrainien demandés; rigueur et sens du travail en équipe indispensables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (MS Office 365) et Excel.
• Maîtrise du logiciel ACONEX nécessaire.
• Compétences organisationnelles et respect des délais.

Responsabilités

• Veiller à la conformité des documents techniques du projet.
• Créer les comptes utilisateurs et les affecter aux groupes de sécurité.
• Archiver et structurer les documents dans l’outil de gestion documentaire.
• Assurer l’accessibilité et la diffusion des documents à l’équipe projet.

Connaissances

MS Office 365

Excel

ACONEX

Outils

Programming

Description du poste

ADF a vocation à rassembler et coordonner chacun des savoir-faire du Groupe ATELIERS DE FRANCE, qui œuvre dans la restauration du patrimoine et dans les chantiers haut de gamme (hôtellerie et boutiques de luxe, monuments historiques, hôtels particuliers et châteaux). Cette entité assure la coordination et le pilotage des entreprises du Groupe ainsi que des partenaires soigneusement sélectionnés pour réaliser des chantiers d'exception en tous corps d'état.

Missions

• S'assure que l'ensemble des documents techniques (plans, .) du projet sont conformes
• Créer les comptes des nouveaux utilisateurs, y compris leur affectation aux groupes de sécurité prédéfinis
• Répertorier, classer et archiver dans l'outils de gestion documentaire l'ensemble des documents selon le processus défini.
• Assurer l'accessibilité des documents à l'équipe projet et la diffusion aux différents interlocuteurs identifiés
• Être garant du respect des délais liés à la documentation
• Assurer la liaison avec les consultants, les clients, les sous-traitants et l'équipe de projet pour les questions mineures de contrôle des documents, et fournir un soutien et des conseils sur l'utilisation correcte du système, selon les besoins.
• Être un interlocuteur privilégié pour les clients, les consultants et l'équipe projet aussi bien sur les questions de contrôle de documents que sur les problèmes techniques rencontrés éventuellement sur l'outil de gestion
• Remonter les problèmes techniques à l'administrateur et suivre leur résolution
• Maintenir à jour l'arborescence du système, le codage, les flux de validation
• Maintenir le système RFI avec les conseils du responsable de la conception / directeur de projet,
• Réalisation et envoi de rapports hebdomadaires/mensuels sur l'état des dessins
• Produire des rapports hebdomadaires / mensuels sur l'état des dessins
• Enregistrer sur l'outil toutes les informations (les dessins, croquis, relevés, spécifications, calendriers, calculs, etc..) produites par l'équipe de conception du projet
• Gérer l'ensemble des accès au chantier selon le processus préétabli avec le client.

Profil recherché

• Bonnes compétences informatiques (MS Office. 360) en particulier Excel, programmation
• Maitrise du logiciel ACONEX nécessaire
• Compétences organisationnelles (priorisation des tâches, respect des délais, travail méthodique)
• Un bon relationnel et un fort esprit d'équipe sont nécessaires tout comme une certaine agilité
• Maîtrise de l'anglais et de l'ukrainien (parlé et écrit - à minima niveau professionnel

Modalités du poste

Type de contrat : CDI à temps plein

Date de démarrage souhaitée : dès que possible

Rémunération : selon profil et expérience

Lieu : Saint Jean Cap Ferrat - déplacement ponctuels éventuels- Faire preuve de rigueur et de précision

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

Faire preuve de réactivité

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

Avoir l'esprit d'équipe

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Langues

• Anglais
• Ukrainien

3 An(s)