Gestionnaire budgétaire et comptable (F/H)

Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères; Saint-Denis-d'Orques; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (MEAE) propose un poste au sein de la direction des immeubles et de la logistique (DIL) pour superviser le contrôle budgétaire, la rédaction de marchés publics et le suivi administratif des contrats liés aux emprises en France.

Le poste implique le pilotage des processus d’instruction, le suivi des paiements et l’élaboration des pièces administratives (CCAP, AE, RC) avec les achats et les chefs de projets.

Qualifications

• Diplômes recommandés: Bac pro AGOrA, BTS comptabilité et gestion, BTS gestion PME, BTS SAM.

Responsibilities

• Préparation des documents de services faits et certificats administratifs.
• Suivi du circuit de paiement des commandes et gestion du budget.
• Élaboration des pièces administratives de marchés (CCAP, RC, AE) avec les achats et les chefs de projets.

Education

Bac pro AGOrA

BTS comptabilité et gestion

BTS gestion de la PME

BTS Support à l’Action Managériale (SAM)

Job description

Description synthétique du poste

La direction des immeubles et de la logistique (DIL) est responsable de la politique immobilière du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères (MEAE) à l’étranger et en France. Sur le territoire national, le MEAE a engagé un important programme immobilier de constructions et de rénovations de ses bâtiments. Dans ce cadre, il s’agit d’assurer le suivi du budget, la rédaction de marchés d’études et de travaux régis par la commande publique, l’engagement de marchés ou de commandes simples jusqu’à la mise en paiement pour tous les projets qui concernent les emprises du ministère en France. Il s’agira également d'assurer la gestion administrative des demandes d’accès/criblages.

Activités principales

La mission des projets en France est en charge des opérations de construction et réhabilitation des bâtiments du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères à Paris, Nantes et Strasbourg. La mission comporte l’ensemble des compétences techniques nécessaires au management, en phase d’étude et de travaux, de l’ensemble des intervenants externes (maîtrise d’œuvre - MOE, assistance à maîtrise d'ouvrage - AMO, entreprises), internes (services techniques, services utilisateurs) et au suivi administratif et comptable des contrats. Au sein de l'équipe, la/le gestionnaire assure les activités principales suivantes :

• Préparation des documents de services faits, certificats administratifs ou équivalent, gestion du circuit d’instruction.
• Suivi du circuit de paiement des commandes via progiciel EDIFLEX ou non (service fait, facture, acompte, vérification des avances, récupération d’avance, caution, retenue de garantie, sous-traitance, révisions etc).
• En lien avec la mission ministérielle des achats, contrôle de forme des dossiers avant transmission pour publication (CCAP, AE, RC etc…), engagement (EJ, TIDEJ,…) et clôture (CA, DGD, RG…).
• Traitement et suivi administratif des demandes de criblages et d’accès aux sites et chantiers du ministère.
• Gestion et enregistrement des courriers reçus et envoyés.
• Mise en place ou mise à jour de fiches de procédures et tableau de bord.
• Organisation de réunions spécifiques.
• Marchés publics :
• Recenser les marchés / supports mutualisés et assurer le reporting auprès des chef.fe.s de projets.
• Conseiller les chef-fe-s de projets sur les procédures, les formes de contrats-marchés de la commande publique.
• Mettre en œuvre et suivre les procédures marchés en lien avec la mission ministérielle des achats dans le respect de la commande publique.
• Élaborer les pièces administratives de marchés (CCAP, RC, AAPC, AE, annexes...) en collaboration avec la mission ministérielle des achats et les chef-fe.s de projets.
• Suivre l’exécution des contrats (avenants, litiges, pénalités, échéance…).
• Suivre les contrats et agréments des sous-traitants.
• Participer au recensement, à l’expression et à la définition du juste besoin dans le cadre d’une programmation des achats (études, travaux, immobilier).
• Finance :
• Participation à l’élaboration de la programmation budgétaire correspondant aux prévisions de dépenses.
• Veille et suivi des consommations en AE et CP en lien avec l’adjoint de la mission.
• Collecter et archiver les éléments d’aide ou prise de décision à chaque étape du processus budgétaire ou comptable.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

• - Bac pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA),
• - BTS comptabilité et gestion,
• - BTS gestion de la PME,
• - BTS Support à l’Action Managériale (SAM),