Gestionnaire Administration des Ventes H/F

Ailancy Group; Paris; Hybride; EUR 36 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Ailancy Advisory recherche un(e) Gestionnaire ADV pour son bureau de Paris, intégré(e) à l’équipe DAF (4 personnes) et rattaché(e) au DAF. Vous piloterez les aspects contractuels, la facturation et le recouvrement, et serez en lien avec les équipes commerciales et comptables afin d’améliorer les processus ADV.

Diplômé(e) d’un Bac+2/3, vous apportez une première expérience pertinente et une forte orientation business partner, avec méthode et rigueur.

Qualifications

• Expérience en gestion d’administration des ventes, idéalement en cabinet de conseil, ESN ou environnement Syntec.
• Capacité à évoluer dans un marché tendu et concurrentiel.
• Posture de business partner, orientée résultats et pragmatique.
• Méthode, rigueur, sens des priorités et excellent relationnel.

Responsabilités

• Réceptionner et contrôler les lettres de mission et contrats signés par les clients.
• Vérifier les conditions contractuelles : TJM, périmètre de mission, modalités de facturation et de règlement.
• Créer et mettre à jour les fiches clients dans les ERP et le CRM.
• Collecter les informations nécessaires à l’ouverture des comptes (KBIS, RIB, données acheteurs).
• Émettre et envoyer les factures selon les jalons contractuels avec le suivi des encaissements.
• Contribuer au calcul des provisions pour créances douteuses et au cash forecast mensuel.

Connaissances

ADV management

Business partner mindset

Rigueur

Formation

Bac+2/3

Outils

Everwin

Veryswing VSA

BoondManager

Sage

SAP

Cegid

Excel

PowerPoint

Power BI

Description du poste

Au sein de notre bureau parisien, vous intégrez l’équipe DAF (4 personnes) et êtes rattaché au DAF.

Vos missions

Gestion contractuelle et ouverture de comptes clients

• Réceptionner et contrôler les lettres de mission et contrats signés par les clients (banques, assurances, gestionnaires d’actifs).
• Vérifier les conditions contractuelles : TJM, périmètre de mission, modalités de facturation et de règlement.
• Créer et mettre à jour les fiches clients dans les ERP (XX / Veryswing VSA) et le CRM.
• Collecter les informations nécessaires à l’ouverture des comptes (KBIS, RIB, données acheteurs, formulaires de référencement).
• Archiver et maintenir à jour la documentation contractuelle.

Facturation et suivi des encaissements

• Émettre et envoyer les factures selon les jalons contractuels, en lien avec les Partners et Managers.
• Contrôler la cohérence entre les livrables, les feuilles de temps et les montants facturés.
• Suivre les encaissements et mettre à jour la balance âgée clients.
• Émettre les avoirs en cas de litige ou d’écart de facturation.
• Respecter les échéances mensuelles de facturation et optimiser le DSO.
• Participer à la mise en conformité avec la facturation électronique.

Recouvrement et gestion des litiges

• Piloter les relances amiables selon le processus Order-to-Cash.
• Identifier les causes de non-paiement (litige, blocage acheteur, difficultés financières).
• Assurer le lien avec le cabinet de recouvrement en cas de défaillance.
• Contribuer au calcul des provisions pour créances douteuses avec la comptabilité.
• Mettre à jour le cash forecast mensuel pour le reporting DAF.

Reporting et amélioration continue

• Produire les indicateurs ADV : volume facturé, DSO, taux de recouvrement, encours clients et situations mensuelles par Business Team (BFI, FRC, Assurance, ISAM, WAVE…).
• Alimenter les reportings financiers mensuels et contribuer aux arrêtés comptables.
• Assurer l’interface entre les équipes commerciales, la comptabilité et les clients.
• Participer à l’amélioration des processus ADV (automatisation des relances, dématérialisation, fiabilisation des données).
• Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques ADV (facturation, transmission des éléments, gestion des avenants).

Profil

Diplômé d’un Bac+2/3 (école de commerce ou université), vous justifiez d’une première expérience en gestion d’administration des ventes, idéalement en cabinet de conseil, ESN ou environnement Syntec.

• Votre capacité à évoluer dans un marché tendu et concurrentiel, avec des exigences élevées.
• Une posture de business partner, orientée résultats et pragmatique.
• Méthode, rigueur, sens des priorités et excellent relationnel.
• Envie de travailler en équipe dans un environnement exigeant.

Compétences

• Les environnements conseil / ESN.
• Un ERP dédié au conseil (Everwin, Veryswing VSA, BoondManager) ou d’un ERP généraliste (Sage, SAP, Cegid) Excel, PowerPoint et Power BI.
• Aisance avec les CRM (Salesforce, HubSpot ou équivalent) pour le suivi du portefeuille clients
• Bonne connaissance des règles de TVA applicables aux prestations de conseil et de la facturation électronique

Informations

• Date de début souhaitée ASAP
• Rémunération selon profil

Ailancy Advisory est signataire des chartes de la parentalité et de la diversité. Nous nous engageons à respecter la loi n° 2004-1486 du 30 décembre 2004 contre les discriminations et pour l’égalité des chances.

Les informations demandées au candidat concernent uniquement sa capacité à occuper l’emploi proposé et ses aptitudes professionnelles.