Gestionnaire Administration des Ventes H/F

AILANCY; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant (12 EUR/jour)

Transport pris en charge à 50%

Prime vacances conventionnée

Résumé du poste

Ailancy Advisory, cabinet de conseil en Stratégie Opérationnelle et Management, recrute un(e) Responsable ADV à Paris. Intégré(e) à l'équipe DAF, vous gérez les contrats, la facturation et le recouvrement auprès des banques et assureurs.

Profil Bac+2/3 avec première expérience en administration des ventes; maîtrise des ERP/CRM et des règles de facturation. POSTE en full-time, rémunération selon profil et avantages.

Qualifications

• Bac+2/3 en commerce ou université, avec première expérience en administration des ventes.
• Expérience dans le secteur conseil ou ESN appréciée.
• Maîtrise des ERP/CRM et des règles de facturation.

Responsabilités

• Gestion contractuelle et ouverture de comptes clients : réception, vérification des conditions et création fiches dans ERP/CRM.
• Facturation et suivi des encaissements : émission des factures, vérification des livrables et du montant, suivi du DSO.

Connaissances

ADV management

Facturation

Recouvrement

Relation client

Formation

Bac+2/3 en commerce

Outils

ERP Everwin

Veryswing VSA

BoondManager

CRM Salesforce

Description du poste

Ailancy Advisory est un acteur de référence du conseil en Stratégie Opérationnelle, Organisation et Management pour le secteur financier. Forts de 300 collaborateurs, nous accompagnons les plus grandes banques, sociétés de gestion, dépositaires et assureurs dans leurs projets stratégiques.

Notre ADN : une connaissance fine des métiers financiers, une approche pragmatique et la volonté de livrer des solutions concrètes et durables. Chez Ailancy Advisory, chacun contribue activement aux transformations de l'industrie financière.

Notre style : proximité, bienveillance et solidarité au quotidien. Nous travaillons sérieusement sans nous prendre trop au sérieux.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Une entreprise à taille humaine, favorisant la créativité et la collaboration directe avec les Associés.
• Une culture sans silos, permettant à chacun d'explorer différents métiers et secteurs.
• Un déploiement international (Luxembourg, Tunis, Casablanca) et des bureaux au coeur de Paris 8.
• Une culture conviviale : afterworks, séminaires et événements internes.
• Des avantages attractifs : tickets restaurant (12 EUR/jour), prise en charge transport à 50 %, Prime vacances conventionnée

Notre engagement RSE :

Inscrite au coeur de notre stratégie, notre politique s'articule autour de quatre piliers : Environnement, Social et Droits de l'Homme, Éthique et Achats responsables. Labellisé Ecovadis, certifié Greenly et adhérent du Global Compact de l'ONU, le cabinet publie chaque année une Communication sur le Progrès. Nous promouvons la diversité, l'inclusion et l'équilibre vie pro/perso à chaque étape du parcours collaborateur.

Actions solidaires :

• Now Komeet : mécénat de compétences en intermission.
• Les Joyeux Recycleurs : recyclage et économie circulaire.
• Cœur de Forêt : reboisement et protection de la biodiversité.

Au sein de notre bureau parisien, vous intégrez l'équipe DAF (4 personnes) et êtes rattaché au DAF.

Vos missions

Gestion contractuelle et ouverture de comptes clients

• Réceptionner et contrôler les lettres de mission et contrats signés par les clients (banques, assurances, gestionnaires d'actifs).
• Vérifier les conditions contractuelles : TJM, périmètre de mission, modalités de facturation et de règlement.
• Créer et mettre à jour les fiches clients dans les ERP (XX / Veryswing VSA) et le CRM.
• Collecter les informations nécessaires à l'ouverture des comptes (KBIS, RIB, données acheteurs, formulaires de référencement).
• Archiver et maintenir à jour la documentation contractuelle.

Facturation et suivi des encaissements

• Émettre et envoyer les factures selon les jalons contractuels, en lien avec les Partners et Managers.
• Contrôler la cohérence entre les livrables, les feuilles de temps et les montants facturés.
• Suivre les encaissements et mettre à jour la balance âgée clients.
• Émettre les avoirs en cas de litige ou d'écart de facturation.
• Respecter les échéances mensuelles de facturation et optimiser le DSO.
• Participer à la mise en conformité avec la facturation électronique.

Recouvrement et gestion des litiges

• Piloter les relances amiables selon le processus Order-to-Cash.
• Identifier les causes de non-paiement (litige, blocage acheteur, difficultés financières).
• Assurer le lien avec le cabinet de recouvrement en cas de défaillance.
• Contribuer au calcul des provisions pour créances douteuses avec la comptabilité.
• Mettre à jour le cash forecast mensuel pour le reporting DAF.

Reporting et amélioration continue

• Produire les indicateurs ADV : volume facturé, DSO, taux de recouvrement, encours clients et situations mensuelles par Business Team (BFI, FRC, Assurance, ISAM, WAVE...).
• Alimenter les reportings financiers mensuels et contribuer aux arrêtés comptables.
• Assurer l'interface entre les équipes commerciales, la comptabilité et les clients.
• Participer à l'amélioration des processus ADV (automatisation des relances, dématérialisation, fiabilisation des données).
• Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques ADV (facturation, transmission des éléments, gestion des avenants).

Diplômé d'un Bac+2/3 (école de commerce ou université), vous justifiez d'une première expérience en gestion d'administration des ventes, idéalement en cabinet de conseil, ESN ou environnement Syntec.

Vous vous distinguez par :

• Votre capacité à évoluer dans un marché tendu et concurrentiel, avec des exigences élevées.
• Une posture de business partner, orientée résultats et pragmatique.
• Méthode, rigueur, sens des priorités et excellent relationnel.
• Envie de travailler en équipe dans un environnement exigeant.

Vous maîtrisez :

• Les environnements conseil / ESN.
• Un ERP dédié au conseil (Everwin, Veryswing VSA, BoondManager) ou d'un ERP généraliste (Sage, SAP, Cegid) Excel, PowerPoint et Power BI.
• Aisance avec les CRM (Salesforce, HubSpot ou équivalent) pour le suivi du portefeuille clients
• Bonne connaissance des règles de TVA applicables aux prestations de conseil et de la facturation électronique

Informations :

• Date de début souhaitée ASAP
• Rémunération selon profil

Ailancy Advisory est signataire des chartes de la parentalité et de la diversité. Nous nous engageons à respecter la loi n° 2004-1486 du 30 décembre 2004 contre les discriminations et pour l'égalité des chances.

Les informations demandées au candidat concernent uniquement sa capacité à occuper l'emploi proposé et ses aptitudes professionnelles.

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