Gestionnaire administratif et financier

CentraleSupélec International Affairs; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

CentraleSupélec recherche un(e) gestionnaire administratif et financier au sein de la DPIET pour assurer le suivi RH collectif, la gestion des déplacements et l’assistance bureautique des agents.

Le poste implique l’administration des marchés publics, le suivi budgétaire et l’archivage des pièces comptables, avec une obligation de fiabilité, d’autonomie et de polyvalence au cœur d’un cadre institutionnel exigeant.

Qualifications

• Techniques de collecte, traitement et archivage de documentation comptable et administrative
• Capacité à rendre compte et à valoriser le travail: reporting et transmission de l’information
• Capacités rédactionnelles et réalisation de synthèses
• Conception de tableaux de bord et maîtrise des outils comptables publics

Responsabilités

• Participer au pilotage administratif de la DPIET et au suivi RH collectif
• Assurer la gestion des déplacements du personnel DPIET (ordres de mission, états de frais)
• Apporter un appui administratif et bureautique aux agents DPIET
• Participer à l’administration des marchés publics et au suivi de leur exécution
• Contribuer à l’élaboration des actes administratifs et à la clôture de l’exercice budgétaire
• Gérer les comptes informatiques du personnel DPIET et des hébergés sur MyAdmin

Connaissances

Collecte documentation comptable

Rédaction et synthèse

Tableaux de bord

GBCP

SIFAC

NOTILUS

Suivi du circuit comptable

Archivage & reporting

Outils

GBCP

SIFAC

NOTILUS

Description du poste

Au sein de la direction du patrimoine immobilier et de l’environnement de travail (DPIET)

Mission

CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.

CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4700 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants.

Ambitionnant de rester moteur au sein de l'université Paris-Saclay, 12ème rang au classement de Shanghai, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.

Pilotage administratif

• Participer au suivi RH collectif de la DPIET
• Assurer la gestion des déplacements pour le personnel DPIET (ordres de mission, état de frais, etc.)
• Apporter un appui administratif et bureautique aux agents DPIET selon les besoins
• Participer à l’administration des marchés publics pilotés par la DPIET et suivre leur exécution en liaison avec le service achats marchés et les chefs de service
• Contribuer à l’élaboration des conventions ou autres actes administratifs avec les différentes parties prenantes de CS et en lien avec le responsable du pilotage administratif et financier
• Assurer la gestion des comptes informatiques du personnel DPIET et des hébergés (prestataires, entreprises locataires) sur la plateforme MyAdmin en lien avec la DISI

Pilotage financier

• Assurer le suivi d’exécution de la dépense et de la recette de la DPIET (saisie des bons de commande, saisie des services faits, traitement des workflows, lien fournisseurs, etc.)
• Assurer le suivi des tableaux de bord permettant le suivi et l’exécution du budget, en dépenses et en recettes
• Réaliser des analyses sur l’optimisation des couts
• Superviser le suivi et l’archivage des pièces administratives et comptables
• Contribuer à la clôture de l’exercice budgétaire et comptable
• Assister et conseiller les services sur toutes les questions relatives à l’exécution des achats.
• Être force de proposition pour fluidifier les processus relatifs à l’exécution des achats de la réception des demandes jusqu’au paiement.
• Renseigner et piloter les indicateurs et les bases de données de gestion de l'activité.
• Contribuer au déploiement de la démarche qualité au sein de la DPIET.

Profil

Compétences opérationnelles

• Techniques de collecte, traitement et archivage de documentation comptable et administrative
• Capacité à rendre compte de son travail et le valoriser : reporting et transmission de l’information synthétique et accessible
• Capacités rédactionnelles
• Réalisation de synthèses
• Conception de tableaux de bord
• Maîtrise de la GBCP (gestion budgétaire et comptable publique)
• Maîtrise de l’outil SIFAC (web et lourd) indispensable
• Maîtrise de l’outil NOTILUS (missions) souhaitée
• Maîtrise du circuit de traitement comptable de CentraleSupélec

Compétences comportementales

Savoir-faire

• Sens de l’organisation et de la méthode
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité ainsi que les normes, procédures et règles
• Remonter toute difficulté

Savoir Être

• Autonomie et adaptation
• Travail d’équipe
• Esprit d’initiative
• Sens du relationnel (services internes, externes et usagers),
• Sens du service rendu
• Fiabilité et méthode
• Travail dans l’urgence et respect des délais
• Réactivité
• Polyvalence

Nature du contrat : CDI à temps plein si Contractuel de droit public.

Transport : RER B gare Le Guichet et navettes régulières. Mise en service de la ligne 18 à partir de 2026 (interconnexion RER B et ligne 14 à terme). Possibilité de disposer d’une place de parking pour un véhicule personnel.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants et des chercheurs de diverses nationalités !

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.