Gestionnaire administratif et financier

CentraleSupélec; France; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

CentraleSupélec recherche un gestionnaire administratif et financier pour la DPIET. Vous assurerez le suivi RH collectif, la gestion des déplacements et l’assistance administrative du personnel, en lien avec le service achats et les chefs de service.

Vous contribuerez à l’élaboration et au suivi des marchés publics, des conventions et des actes administratifs, ainsi qu’à la gestion des comptes informatiques et des hébergés sur MyAdmin, sous la supervision du pilotage administratif et financier.

Responsabilités

• Participer au suivi RH collectif de la DPIET
• Assurer la gestion des déplacements pour le personnel DPIET (ordres de mission, état de frais, etc.)
• Apporter un appui administratif et bureautique aux agents DPIET selon les besoins
• Participer à l’administration des marchés publics pilotés par la DPIET et suivre leur exécution en liaison avec le service achats marchés et les chefs de service
• Contribuer à l’élaboration des conventions ou autres actes administratifs avec les différentes parties prenantes de CS et en lien avec le responsable du pilotage administratif et financier
• Assurer la gestion des comptes informatiques du personnel DPIET et des hébergés (prestataires, entreprises locataires) sur la plateforme MyAdmin en lien avec la DISI
• Assurer le suivi d’exécution de la dépense et de la recette de la DPIET (saisie des bons de commande, saisie des services faits, traitement des workflows, lien fournisseurs, etc.)
• Assurer le suivi des tableaux de bord permettant le suivi et l’exécution du budget, en dépenses et en recettes
• Réaliser des analyses sur l’optimisation des couts
• Superviser le suivi et l’archivage des pièces administratives et comptables
• Contribuer à la clôture de l’exercice budgétaire et comptable
• Assister et conseiller les services sur toutes les questions relatives à l’exécution des achats.
• Être force de proposition pour fluidifier les processus relatifs à l’exécution des achats de la réception des demandes jusqu’au paiement.
• Renseigner et piloter les indicateurs et les bases de données de gestion de l’activité.
• Contribuer au déploiement de la démarche qualité au sein de la DPIET.

Description du poste

CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.

CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4700 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants.

Ambitionnant de rester moteur au sein de l'université Paris-Saclay, 12ème rang au classement de Shanghai, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.

Pilotage administratif

• Participer au suivi RH collectif de la DPIET
• Assurer la gestion des déplacements pour le personnel DPIET (ordres de mission, état de frais, etc.)
• Apporter un appui administratif et bureautique aux agents DPIET selon les besoins
• Participer à l’administration des marchés publics pilotés par la DPIET et suivre leur exécution en liaison avec le service achats marchés et les chefs de service
• Contribuer à l’élaboration des conventions ou autres actes administratifs avec les différentes parties prenantes de CS et en lien avec le responsable du pilotage administratif et financier
• Assurer la gestion des comptes informatiques du personnel DPIET et des hébergés (prestataires, entreprises locataires) sur la plateforme MyAdmin en lien avec la DISI

Pilotage financier

• Assurer le suivi d’exécution de la dépense et de la recette de la DPIET (saisie des bons de commande, saisie des services faits, traitement des workflows, lien fournisseurs, etc.)
• Assurer le suivi des tableaux de bord permettant le suivi et l’exécution du budget, en dépenses et en recettes
• Réaliser des analyses sur l’optimisation des couts
• Superviser le suivi et l’archivage des pièces administratives et comptables
• Contribuer à la clôture de l’exercice budgétaire et comptable
• Assister et conseiller les services sur toutes les questions relatives à l’exécution des achats.
• Être force de proposition pour fluidifier les processus relatifs à l’exécution des achats de la réception des demandes jusqu’au paiement.
• Renseigner et piloter les indicateurs et les bases de données de gestion de l’activité.
• Contribuer au déploiement de la démarche qualité au sein de la DPIET.