Freelance – Event Manager (Hackathons Adopt AI)

Welcome to the Jungle; Paris; On-site; EUR 46,000 - 74,000; Part time

Job summary

Artefact Adopt AI recherche un(e) Assistant(e) Événementiel Freelance pour accompagner ses hackathons et Adopt AI au Grand Palais, Paris.

Vous coordonnerez les prestataires, assurerez la logistique, l'accueil et la régie lors des journées, et contribuerez au suivi budgétaire et post‑événement.

Profil bilingue Français/Anglais, rigoureux, autonome, capable de gérer plusieurs sujets et de travailler en équipe.

Qualifications

• Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel.
• Maîtrise de la gestion logistique et coordination avec prestataires.
• Excellentes compétences rédactionnelles en Français et Anglais.

Responsibilities

• Pré-événement : coordination avec les lieux, traiteurs, scénographie et mobilier, gestion des commandes et goodies.
• Jour J : présence sur site, régie et production, coordination logistique et accueil des participants, sponsors et VIPs.
• Post-événement : suivi des livraisons, bilan budgétaire, facturation et communication post-événement.

Skills

Coordination multi-acteurs

Gestion d'événements

Rigueur & organisation

Bureautique & collaboration

Tools

Suite Google

Microsoft 365

Klaxoon

Job description

• Début : asap Octobre 2026
• Fin prévue (à titre indicatif) :Décembre 2026
• Lieu : Paris 9e

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d' Adopt AI , le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) Assistant(e) Événementiel.

Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront :

La Gestion & Production Événementielle de A à Z

Pré-événement :

• Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.
• Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).
• Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement

Jour J (Pendant l'événement) :

• Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.
• Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.
• Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.
• Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.
• Communication post-événement

Roadmap indicative de la mission

• Oct. : Lancement de la logistique événementielle
• Nov. : Rush Pré-event (sprint de l’organisation opérationnelle)
• Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement)
• (A confirmer) Janv.: Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets event

Profil recherché

Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel

• Outils & Compétences :
  • Coordination multi-acteurs internes et externes (chefs de projet, prestataires, participants, intervenants, entre autres) et logistique technique.
  • Gestion complète d'événements d'envergure (gestion d'événements institutionnels est un plus)
  • Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.

Langues : Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue).

• Qualités personnelles :
  • Rigueur & organisation : Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.
  • Relationnel & esprit d'équipe : Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).
  • Autonomie & réactivité : Capacité à avancer sur plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Ce que cette collaboration t'apportera

• Une immersion au cœur des enjeux d'Innovation, Data et Intelligence Artificielle.
• Une vision à 360° de la gestion de projet : de l'Expérience participants à la logistique terrain d'un événement majeur au Grand Palais.
• Une équipe à taille humaine, bienveillante et responsabilisante.

Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d’aucune sorte. Le groupe s'engage à reconnaître et promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l'objet d'une discrimination.