Freelance - Event Manager (Hackathons Adopt AI)

Artefact; Paris; On-site; EUR 65,000 - 101,000; Full time

Job summary

Artefact propose une mission Freelance d’Event Manager pour piloter les hackathons Adopt AI à Paris lors du Grand Palais. Sous la supervision, vous assurez la gestion et la production événementielle de A à Z, de la logistique à l’accueil des participants.

Vous travaillez avec les prestataires, rédigez les documents opérationnels, gérez le budget et le planning, et garantissez une expérience optimale pour les participants, sponsors et intervenants, du pré-événement au démontage.

Qualifications

• Expérience avérée en événementiel en freelance ou projets similaires.
• Maîtrise de la logistique et de la coordination d’équipes et de prestataires.
• Bon niveau rédactionnel en français et en anglais, souci du détail et de l’organisation.

Responsibilities

• Gestion et production événementielle de A à Z.
• Pré-événement : coordination avec lieux, traiteurs, scénographie et commandes.
• Jour J : présence sur site, coordination logistique et accueil des participants.
• Post-événement : bilan, retours logistiques et facturation.

Skills

Coordination multi-acteurs

Gestion logistique

Gestion budget & planning

Anglais courant

Tools

Suite Google/Microsoft

Klaxoon

Job description

Freelance - Event Manager (Hackathons Adopt AI)

• Type de contrat : Freelance
• Début : asap Octobre 2026
• Fin prévue (à titre indicatif) :Décembre 2026
• Lieu : Paris 9e

À propos d'Artefact Adopt AI

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovationsur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'Adopt AI, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront :

• La Gestion & Production Événementielle de A à Z
• Pré-événement :
  • Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.
  • Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).
  • Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l'événement
• Jour J (Pendant l'événement) :
  • Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.
  • Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.
  • Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.
• Post-événement :
  • Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.
  • Communication post-événement

Roadmap indicative de la mission

• Oct. : Lancement de la logistique événementielle
• Nov. : Rush Pré-event (sprint de l'organisation opérationnelle)
• Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l'événement)
• (A confirmer) Janv. : Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets event

Profil recherché

• Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel

Outils & Compétences

• Coordination multi-acteurs internes et externes (chefs de projet, prestataires, participants, intervenants, entre autres) et logistique technique.
• Gestion complète d'événements d'envergure (gestion d'événements institutionnels est un plus)
• Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.

Langues

• Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue)

Qualités personnelles

• Rigueur & organisation : Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.
• Relationnel & esprit d'équipe : Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).
• Autonomie & réactivité : Capacité à avancer sur plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Ce que cette collaboration t'apportera

• Une immersion au cœur des enjeux d'Innovation, Data et Intelligence Artificielle.
• Une vision à 360° de la gestion de projet : de l'Expérience participants à la logistique terrain d'un événement majeur au Grand Palais.
• Une équipe à taille humaine, bienveillante et responsabilisante.

Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d'aucune sorte. Le groupe s'engage à reconnaître et promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l'objet d'une discrimination.