Freelance – Assistant(e) Communication & Événementiel (Hackathons Adopt AI)

United States Digital Space LLC; Paris; Sur place; EUR 33 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Artefact Adopt AI recherche un(e) freelance en Communication et Événementiel pour accompagner nos hackathons dédiés à l’innovation et à l’IA, de la conception à la médiatisation sur des événements comme Adopt AI au Grand Palais.

Vous serez rattaché(e) à l’équipe communication et événementiel, avec responsabilités sur les supports visuels, les contenus, l’animation des canaux et la logistique des prestations.

Qualifications

• Rigueur et organisation requises pour gérer budgets et plannings.
• Créativité et sens esthétique pour les supports visuels et concepts.
• Excellentes qualités rédactionnelles en français et anglais.
• Bon relationnel et esprit d’équipe pour échanger avec prestataires et partenaires.
• Autonomie et réactivité dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Conception et production de supports visuels et contenus ( newsletters, publications, print).
• Animation et rédaction des contenus destinés participants, intervenants et sponsors.
• Gestion et valorisation des aspects médiatiques des hackathons (pré, live, post).
• Coordination avec prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et suivi logistique.
• Rédaction et mise à jour des documents supports (planning, briefs, agendas).
• Présence sur site et soutien à la régie et à l’équipe de production.
• Suivi du démontage, bilan logistique et rédaction du bilan post‑événement.

Connaissances

Rigueur et organisation

Créativité

Sens esthétique

Relationnel

Autonomie

Réactivité

Bilingue Français/Anglais

Outils

Canva

Adobe Suite

Montage Vidéo

Google Suite

Microsoft 365

Klaxoon

Description du poste

Freelance – Assistant(e) Communication & Événementiel (Hackathons Adopt AI)

• Type de contrat : Freelance

• Début : asap Octobre 2026

• Fin prévue (à titre indicatif) :Décembre 2026

• Lieu : Paris 9e

À propos d'Artefact Adopt AI

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'Adopt AI, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Assistant(e) Communication & Événementiel.Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité de la responsable événementielle et communication, tes missions couvriront les deux piliers majeurs de nos projets :

1. Communication & ContenusUn rôle au cœur de la stratégie de communication, avec un fort besoin de créativité : de la conception des visuels à l'animation des canaux, une vraie latitude de proposition sera laissée au/à la candidat(e).

• Création de supports visuels : identité visuelle, création de contenus, kits de communication, newsletters, publications LinkedIn, supports print (kakémonos, signalétique, fonds de stand, goodies).

• Rédaction & Animation : Rédaction des supports destinés aux participants, intervenants, sponsors et clients. Animation des canaux de communication.

• Valorisation événementielle : Mise à jour des pages web/présentations et médiatisation des hackathons et temps forts (avant, pendant et après l'événement).

2. Gestion & Production ÉvénementiellePré-événement :

• Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.

• Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).

• Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement

Jour J (Pendant l'événement) :

• Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.

• Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.

• Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.

Post-événement :

• Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.

• Communication post-événement

Roadmap indicative de la mission

• Oct. : Amplification des actions de communication & lancement de la logistique événementielle

• Nov. : Rush Pré-event (communication intensive & dernier sprint de l’organisation opérationnelle)

• Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement)

• (A confirmer) Janv.: Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets communication / event

Profil recherché

-

Freelance avec expériences et projets concrets en Communication et Événementiel.

Outils & Compétences :

• Canva : Maîtrise avancée indispensable.

• Suite Adobe (Photoshop, Illustrator, InDesign) & Montage Vidéo : Un véritable plus.

• Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.

Langues :

Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue).

Qualités personnelles :

• Rigueur & organisation : Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.

• Créativité & sens esthétique : Force de proposition sur les visuels et concepts.

• Relationnel & esprit d'équipe : Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).

• Autonomie & réactivité : Capacité à avancer sur plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Ce que cette collaboration t'apportera

• Une immersion au cœur des enjeux d'Innovation, Data et Intelligence Artificielle.

• Une vision à 360° de la gestion de projet : de la stratégie de communication à la logistique terrain d'un événement majeur au Grand Palais.

• Une équipe à taille humaine, bienveillante et responsabilisante.

*Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d’aucune sorte. Le groupe s'engage à reconnaître et promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l'objet d'une discrimination.*