Freelance - Event Manager (Hackathons Adopt AI)

artefactjobs; Paris; Sur place; EUR 65 000 - 92 000; Plein temps

Résumé du poste

Artefact Adopt AI recrute un(e) Freelance Événementiel pour gérer des hackathons de l'IA à Paris, du début à la clôture, en coordination avec les prestataires et l'équipe interne. Mission axée sur l'expérience participants et la logistique terrain.

Le poste exige une expérience probante en événementiel, une excellente rédaction et une maîtrise du français et de l'anglais dans un environnement bilingue. Prochain Hackathon au Grand Palais prévu en décembre 2026.

Qualifications

• Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel.
• Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue).
• Langues : Français et Anglais exigées.

Responsabilités

• Gestion & Production Événementielle de A à Z.
• Pré-événement : coordination avec les prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes.
• Jour J : présence sur site et coordination logistique des prestataires, accueil des participants et sponsors.
• Post-événement : bilan logistique, facturation et communication post-événement.

Connaissances

Gestion d'événements

Coordination multi-acteurs

Logistique évènementielle

Budget et planning

Anglais

Outils

Suite Google

Microsoft 365

Klaxoon

Description du poste

Freelance - Event Manager (Hackathons Adopt AI)

Type de contrat : Freelance

Début : asap Octobre 2026

Fin prévue (à titre indicatif) : Décembre 2026

Lieu : Paris 9e

À propos d'Artefact Adopt AI

Chez Artefact Adopt AI , nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d' Adopt AI , le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Les missions

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité du superviseur événementielle, tes missions couvriront :

• La Gestion & Production Événementielle de A à Z
• Pré-événement :
  • Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.
  • Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).
  • Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l'événement
• Jour J (Pendant l'événement) :
  • Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.
  • Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.
  • Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.
• Post-événement :
  • Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.
  • Communication post-événement

Roadmap indicative de la mission

• Oct. : Lancement de la logistique événementielle
• Nov. : Rush Pré-event (sprint de l'organisation opérationnelle)
• Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l'événement)
• (A confirmer) Janv. : Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets event

Profil recherché

Freelance avec expériences et projets concrets en Événementiel

Outils & Compétences :

• Coordination multi-acteurs internes et externes (chefs de projet, prestataires, participants, intervenants, entre autres) et logistique technique.
• Gestion complète d'événements d'envergure (gestion d'événements institutionnels est un plus)
• Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.
• Langues : Qualités rédactionnelles parfaites et orthographe irréprochable en Français et Anglais (environnement bilingue).

Qualités personnelles :

• Rigueur & organisation : Capable de gérer un budget, un planning et des tâches logistiques avec soin.
• Relationnel & esprit d'équipe : Aisance pour échanger avec des interlocuteurs variés (chefs de projet, prestataires, partenaires, clients).
• Autonomie & réactivité : Capacité à avancer sur plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Ce que cette collaboration t'apportera

• Une immersion au cœur des enjeux d' Innovation, Data et Intelligence Artificielle .
• Une vision à 360° de la gestion de projet : de l'Expérience participants à la logistique terrain d'un événement majeur au Grand Palais.
• Une équipe à taille humaine, bienveillante et responsabilisante.

Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d'aucune sorte. Le groupe s'engage à reconnaître et promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l'objet d'une discrimination.