Executive Assistant to CEO - Operations (H/F)

REACH; France; Hybrid; EUR 39,000 - 56,000; Full time

Job summary

REACH, freelancer 100% remote, recherche un Executive Assistant capable d'aller au-delà de l'organisation quotidienne pour devenir un relais opérationnel du CEO.

Ce profil, débrouillard et autonome, gérera l'agenda, filtrera les sollicitations et pilotera des sujets opérationnels pour permettre au CEO de se concentrer sur les décisions clés et la croissance des marques du portefeuille REACH.

Qualifications

• Expérience confirmée en soutien de direction, idéalement en startup/PME.
• Capacité à structurer l'emploi du temps du CEO et à filtrer les priorités.
• Polyvalence et sens de l'initiative pour gérer des sujets opérationnels.

Responsibilities

• Gérer l'agenda du CEO et prioriser les rendez-vous.
• Relancer les équipes et partenaires; coordonner projets transverses.
• Rédiger des échanges clairs et assurer la centralisation des informations.
• Organiser déplacements et préparer les réunions.

Skills

Organisation et priorisation

Communication écrite et orale

Anglais courant

Autonomie et proactivité

Job description

Executive Assistant to CEO - Operations (H/F)

REACH | Freelance | 100% remote

Overview

On recherche un(e) Executive Assistant capable d'aller au-delà de l'organisation du quotidien pour devenir un véritable relais opérationnel du CEO.

Quelqu'un de débrouillard, organisé et autonome, qui sait anticiper, gérer les priorités et faire avancer les sujets sans attendre des instructions détaillées.

Alex, notre CEO, gère plusieurs marques, équipes et projets en parallèle. Il a besoin d'une personne capable de structurer son quotidien, de filtrer les sollicitations, d'anticiper ses besoins et de prendre en charge des sujets opérationnels.

Ce n'est ni un poste d'assistanat purement administratif, ni un rôle de conseil stratégique.

On cherche un profil de terrain, autonome, réactif, capable de passer d'un sujet à l'autre et de trouver des solutions.

L'objectif : permettre à Alex de se concentrer sur les décisions importantes, tout en s'assurant que le reste avance sans qu'il ait besoin de tout suivre lui-même.

Pourquoi on construit REACH ?

REACH est un accélérateur e-commerce spécialisé dans l'hypercroissance de marques DTC. Après 8 ans aux États-Unis, on a développé une méthode pour faire grandir des marques e-commerce.

Aujourd'hui, on travaille avec les plus belles marques françaises pour les faire croître en France et en Europe avec cette méthodologie.

L'objectif est de construire la meilleure équipe e-commerce d'Europe, scaler des marques de 1 M€ à 30 M€ par an - et plus tard, lancer ou racheter nos propres marques.

Nos marques : Embryolisse, Hygée, Epycure, Novoma.

Tes missions

Gestion du temps & des priorités

• Piloter et optimiser l'agenda du CEO.
• Filtrer les sollicitations et prioriser les rendez-vous.
• Préparer les réunions et les informations nécessaires.
• Organiser les déplacements professionnels.
• Anticiper les conflits d'agenda et gérer les imprévus.
• Identifier les sujets qui nécessitent réellement l'intervention d'Alex.

Coordination & suivi opérationnel

• Suivre les décisions prises, les actions à mener et les échéances.
• Relancer les équipes, partenaires et interlocuteurs externes.
• Coordonner des projets ponctuels et des sujets transverses.
• Identifier les blocages et proposer des solutions.
• Prendre en charge des sujets opérationnels de A à Z.
• S'assurer que les actions sont réalisées, pas simplement planifiées.

Communication & organisation

• Gérer et prioriser certains emails et messages en français et en anglais.
• Rédiger des réponses claires et efficaces.
• Faciliter les échanges entre le CEO, les équipes et les partenaires.
• Centraliser les informations importantes.
• Mettre en place des outils et méthodes simples pour faciliter le suivi.
• Apporter ponctuellement un soutien sur des sujets d'organisation personnelle.

Profil recherché

• Expérience concrète en assistanat de direction, coordination opérationnelle ou accompagnement d'un dirigeant.
• Expérience en startup, PME, scale-up ou auprès d'un entrepreneur appréciée.
• Excellentes capacités d'organisation et de priorisation.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Très bonne communication écrite et orale.
• Français et anglais courants.
• Bonne maîtrise des outils digitaux.
• Autonomie, fiabilité et discrétion.
• Capacité à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes.

On s'intéresse davantage à ce que tu sais faire qu'à ton intitulé de poste ou au nombre d'années sur ton CV.

Ce rôle est pour toi si…

• Tu es débrouillard(e). Quand tu ne sais pas faire quelque chose, tu cherches comment faire.
• Tu anticipes. Tu identifies les besoins et les problèmes avant qu'ils deviennent urgents.
• Tu prends les sujets en main. Quand on te confie quelque chose, tu le suis jusqu'au bout, sans attendre qu'on te relance.
• Tu sais prioriser. Tu distingues ce qui nécessite une décision du CEO de ce que tu peux gérer seul(e).
• Tu fais simple. Tu préfères une solution qui fonctionne à un process compliqué.
• Tu communiques clairement. Tu vas à l'essentiel et sais faire remonter les bonnes informations au bon moment.
• Tu es fiable. On peut compter sur toi sans devoir vérifier systématiquement derrière toi.
• Tu aimes quand ça va vite. Les priorités changent, les imprévus arrivent et tu sais t'adapter.

Rémunération & conditions

• Mission freelance longue durée.
• Collaboration à temps plein.
• Forfait mensuel indicatif : 3 500 à 5 000 € HT, selon l'expérience et le périmètre.
• Organisation hybride, modalités à préciser.
• Démarrage décembre.

Opportunités de développement

Tu travailleras directement avec le CEO et auras une vision concrète du fonctionnement d'une entreprise en croissance.

Le poste pourra évoluer vers davantage de responsabilités sur la coordination opérationnelle et le suivi de projets transverses, selon tes compétences et les besoins de REACH.

Étapes de recrutement

1. Présélection des candidatures.
2. Premier échange avec Anne-Gaëlle, senior talent acquisition, pour comprendre ton parcours et ta façon de travailler.
3. Échange avec Alex.