Executive Assistant Intern

Pernod-Ricard; Paris; On-site; EUR 16,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant d’entreprise

Accès illimité à la plateforme de Cour

Événements internes (Masterclasses, et

Courtsiers

Job summary

Pernod Ricard recherche un stagiaire Assistant(e) de direction pour soutenir l’Assistant Exécutif du VP Marketing Prestige à Paris. Le poste requiert une grande organisation, une excellente communication et une maîtrise du pack Microsoft Office.

Vous assurerez le pilotage administratif et logistique, la gestion de documents et le suivi des dépenses dans un environnement stimulant et international.

Qualifications

• Excellentes compétences organisationnelles et grande attention aux détails.
• A l'aise pour gérer plusieurs priorités dans un environnement rapide.
• Proactif, fiable et curieux d'apprendre.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook et Teams).
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Responsibilities

• Soutenir la gestion des factures (bon de commande, suivi des factures et relances avec les parties prenantes internes et les fournisseurs).
• Aider à la préparation et au suivi des notes de frais (T&E).
• Soutenir l'organisation logistique des réunions internes, ateliers et événements d'équipe; coordonner traiteur, salles, matériels et livraisons.
• Mettre à jour et maintenir les bases de données internes et assurer l'exactitude des informations.

Skills

Organisation

Communication

MS Office

Français/Anglais

Tools

MS Office Suite

Job description

Pernod Ricard, leader mondial des vins et spiritueux premiums, réunit des savoir-faire uniques pour développer et distribuer un portefeuille de 240 marques emblématiques.Nous rejoindre, c’est intégrer une entreprise avec une âme, en devenant ambassadeur de notre culture de la convivialité, porteuse de sens, inclusive et responsable. Apprendre auprès de professionnels portés par notre héritage authentique et notre passion pour les défis. C’est vivre une expérience unique, où vous serez libre d’être vous-même tout en participant à notre succès collectif.We are looking for a highly organized, proactive and detail-oriented Executive Assistant Intern to support the Executive Assistant of the VP Marketing Prestige.Finance & AdministrationSupport the invoice management process (Purchase Orders, invoice tracking and follow-up with internal stakeholders and suppliers).Assist with the preparation and follow-up of expense reports (T&E).Events & LogisticsSupport the logistical organization of internal meetings, workshops and team events.Coordinate catering, meeting rooms, materials and supplier deliveries.Assist with shipping and receiving event materials when required.Data ManagementUpdate and maintain internal databases, ensure information remains accurate, complete and up to date (organization chart, email diffusion lists…)Support continuous improvement of administrative processes and documentation (onboarding, invoicing…)Supply Room Management & ComplianceHelp maintain the organization and security of the team's supply rooms.Ensure supplies are properly stored with the help of the other internsHelp to track access, organize inventories and contribute to maintaining a safe, tidy and compliant environment.General Administrative SupportProvide day-to-day administrative support to the Executive Assistant.Help coordinate cross-functional requests.Support onboarding activities and other ad hoc projects when required.ProfileStrong organizational skills with excellent attention to detail.Comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.Proactive, reliable and eager to learn.Excellent communication and interpersonal skills.Proficient in Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook and Teams).Fluent in French & EnglishAttention, pour candidater vous devez pouvoir réaliser 6 mois de stage et disposer d'une convention délivrée par votre école/université.Et vous bénéficierez en plus de ces avantages :• Gratification allant de 1410€ (Bac +4 et césure) à 1550€ (Bac +5) brut par mois• Restaurant d’entreprise• Accès illimité à la plateforme de formation Coursera pour enrichir votre expérience• Evénements internes (Masterclasses, conférences…)Le tout dans un environnement convivial et solidaire qui vous aidera à progresser et à construire un solide réseau professionnel : 92,2% de nos stagiaires et alternants nous recommandent comme employeur (Happy Trainees 2025) !Pernod Ricard s'engage à offrir l'égalité des chances à tous les talents. Nos méthodes de recrutement sont axées sur les compétences.Job Posting End Date:Target Hire Date:2026-09-01Target End Date:2027-02-28