Event Coordinator (Coordinateur Séminaire) NB/H/F

247 Media Limited; Lille; Vor Ort; EUR 25.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

247 Media Limited recherche un(e) chargé(e) d’événements au sein de L’Hermitage Gantois pour assurer le suivi des dossiers séminaires et banquets, de la réservation à la facturation.

Vous échangerez avec les clients en amont des événements, élaborerez les fiches de fonctions et coordonnerez les équipes internes et prestataires externes afin de garantir un déroulement sans faille et une expérience client personnalisée.

Aufgaben

• Assurer le suivi des dossiers séminaires et banquets, de la confirmation de la réservation jusqu’à la facturation.
• Échanger avec les clients en amont des événements afin de recueillir leurs besoins et d’anticiper leurs attentes.
• Élaborer les fiches de fonctions et transmettre les informations nécessaires aux différents services de l’hôtel.
• Coordonner les équipes internes (cuisine, restauration, banquets, réception…) et les prestataires externes pour garantir le bon déroulement des événements.
• Accueillir les clients de manière personnalisée et être leur interlocuteur privilégié avant et pendant leur événement.
• Veiller au respect des délais, des prestations convenues et des standards de qualité de L’Hermitage Gantois.
• Gérer les imprévus avec réactivité et apporter des solutions adaptées pour garantir la satisfaction des clients.
• Prendre en charge les demandes événementielles à court délai, notamment à J-14, ainsi que les événements privés, de la demande initiale jusqu’à la facturation.
• Accueillir les clients lors des visites de repérage et assurer le suivi de leurs demandes par téléphone et par e‑mail.
• Développer le chiffre d’affaires en identifiant les opportunités de ventes additionnelles et en proposant des prestations complémentaires adaptées.
• Contrôler les éléments de facturation et assurer le suivi administratif des dossiers.
• Recueillir les retours clients, évaluer leur satisfaction et partager les informations utiles avec la Direction commerciale.
• Collaborer au quotidien avec les différents départements de l’hôtel pour offrir une expérience événementielle fluide, personnalisée et à la hauteur des exigences de l’établissement.
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction commerciale

Jobbeschreibung

Ce que tu vas faire (et partager avec passion)

• Assurer le suivi des dossiers séminaires et banquets, de la confirmation de la réservation jusqu’à la facturation.
• Échanger avec les clients en amont des événements afin de recueillir leurs besoins et d’anticiper leurs attentes.
• Élaborer les fiches de fonctions et transmettre les informations nécessaires aux différents services de l’hôtel.
• Coordonner les équipes internes (cuisine, restauration, banquets, réception…) et les prestataires externes pour garantir le bon déroulement des événements.
• Accueillir les clients de manière personnalisée et être leur interlocuteur privilégié avant et pendant leur événement.
• Veiller au respect des délais, des prestations convenues et des standards de qualité de L’Hermitage Gantois.
• Gérer les imprévus avec réactivité et apporter des solutions adaptées pour garantir la satisfaction des clients.
• Prendre en charge les demandes événementielles à court délai, notamment à J-14, ainsi que les événements privés, de la demande initiale jusqu’à la facturation.
• Accueillir les clients lors des visites de repérage et assurer le suivi de leurs demandes par téléphone et par e‑mail.
• Développer le chiffre d’affaires en identifiant les opportunités de ventes additionnelles et en proposant des prestations complémentaires adaptées.
• Contrôler les éléments de facturation et assurer le suivi administratif des dossiers.
• Recueillir les retours clients, évaluer leur satisfaction et partager les informations utiles avec la Direction commerciale.
• Collaborer au quotidien avec les différents départements de l’hôtel pour offrir une expérience événementielle fluide, personnalisée et à la hauteur des exigences de l’établissement.
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction commerciale