ENSOSP- Assistant(e) de gestion administrative des formations de santé de l'Ensosp (DESAN) (H/F)

Ecole Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-Pompiers; Aix-en-Provence; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

CNAS

Parking gratuit

Restauration sur site

Formation continue

Job summary

Ecole Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-Pompiers recherche un Assistant de gestion administrative des formations. Vous assurez la gestion administrative des formations santé, le suivi des inscriptions et le support logistique sur site et à distance.

Vous travaillez avec le logiciel Formaltis et la plateforme FOAD, tout en garantissant l’exactitude des dossiers et la traçabilité des informations. Travail en équipe et disponibilité requises.

Qualifications

• Compétences en informatique bureautique exigées.
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis.
• Compétences budgétaires et comptables requises.
• Compétences juridiques maîtrisées nécessaires.

Responsibilities

• Gérer les formations de santé et les inscriptions.
• Réaliser la saisie et le suivi des dossiers dans Formaltis.
• Assurer les appels téléphoniques et la gestion du courrier.
• Organiser la logistique sur site et à l'extérieur.
• Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord.
• Délivrer les attestations au SIS et archiver les documents.

Skills

Informatique bureautique (expert)

Environnement professionnel (maîtrise)

Budgétaires et comptables

Juridique (maîtrise)

Tools

FORMALTIS

ENASIS

Microsoft Office

Job description

La département des formations de santé de l'École nationale des officiers de sapeurs-pompiers recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative des formations-GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

• 1. Gestion administrative des formations de santé
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des dossiers d’inscription
• Saisie dans le logiciel Formaltis
• Examen de la recevabilité des pièces constitutives des dossiers d’inscription
• Courriers divers: relances, refus, convocations et attestations de stage (via Formaltis)
• Classement et archivage ;
• Renseignement et mise à jour de divers tableaux de bord.
• Délivrer au SIS les attestations de présence des stagiaires.
• Organisation logistique sur site et à l’extérieur
• Listes des stagiaires, feuilles d’émargement et de restauration/hébergement, badges.
• 2. Gestion de la plateforme d’enseignement à distance:
• Assurer l’inscription des stagiaires sur la plateforme de formation ouverte et à distance (FOAD)
• Assurer le suivi des comptes de connexions sur les modules FOAD des formations
• Contribuer à la mise à jour des actions de formations en FOAD sous le pilotage du responsable de formation.

Activités secondaires

• Gestion du secrétariat du département santé en l’absence de l'assistante du chef de département
• Gestion du courrier arrivée/départ
• Rédaction des courriers de service
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Participation à la vie de l’établissement et à la gestion collective.

Votre environnement professionnel

Activités du service

• Conception, organisation et mise en œuvre des formations de santé

Composition et effectifs du service

13 personnes:

• 1 médecin de SPP
• 1 pharmacien de SPP
• 2 cadres de santé de SPP
• 3 infirmiers de SPP
• 1 capitaine de SPP
• 1 contractuel au service PCS
• 1 assistante du médecin-chef
• 2 assistantes de gestion administrative des formations santé
• 1 technicien/logisticien

Liaisons hiérarchiques

• Chefs de divisions et chefs de services du département santé
• Chef du département santé

Liaisons fonctionnelles

• Services d’incendie et de secours (SIS)
• Sous-directions santé
• Clientèles extérieures dans le domaine de la santé
• Direction générale de la sécurité civile et de la gestion de crises (DGSCGC)
• Transversalité avec d’autres services de l’Ensosp

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Régime horaire: 38 heures hebdomadaires donnant droit à 16 jours ARTT + 29 congés annuels
• Télétravail possible (2 jours/semaine)
• Adhésion au CNAS et possibilité d'adhérer à l’amicale des personnels
• Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;
• Prise en charge d’une partie de la protection sociale complémentaire et de la restauration
• Disponibilité, adaptation aux fluctuations du rythme de travail et savoir travailler simultanément sur plusieurs dossiers
• Travail en transversalité et pluri-professionnalité propre au domaine de la santé
• Connaissances des sémantiques pédagogiques et didactiques ;
• Maîtrise du Pack Microsoft Office, utilisation du gestionnaire formation FORMALTIS et de la plateforme ENASIS

Localisation administrative et géographique / Affectation

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Département des études

Division de la vie des apprenants et des intervenants

1070 rue du Lieutenant Parayre

13100 AIX EN PROVENCE

Profil recherché

Dans la posture attendue: rapidité, rigueur, réactivité, discrétion

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique bureautique niveau expert requis
• Connaître l'environnement professionnelniveau maîtrise requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
• Avoir des compétences juridiquesniveau maîtrise requis

Savoir-faire

• Savoir s’organiser niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
• Savoir analyser niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir être

• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer niveau maîtrise requis
• Savoir s’exprimer oralement niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Date de mise à jour de la fiche de poste: 20/10/2026

Vos perspectives: Les compétences mises en œuvre permettent d'envisager une évolution vers d'autres emplois au sein de la structure et enrichir son parcours professionnel et préparer des concours ou examens.

Présentation de Ecole Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-Pompiers

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