Employé Polyvalent Commerce/Technique

VITA Bourgogne; Beaune; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

VITA Bourgogne, domaine bio et biodynamie situé à Beaune, recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour assurer le support administratif et commercial. Vous serez l’interface entre gestion, ventes et relations fournisseurs, en lien avec le gérant.

Vous gérez les dossiers courants, les commandes, les expéditions et le service client, tout en veillant au respect des procédures et des livraisons. Anglais et Isavigne demandés; formation BTS requise.

Qualifications

• BAC+2 BTS assistant(e) PME/Commerce International; 2 ans d’expérience en gestion administrative des ventes ou activité viticole.
• Anglais lu/ecrit/parlé indispensable; maîtrise des outils informatiques.
• Rigueur, organisation et sens du service client exigés.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique, gestion des mails et courrier.
• Gestion administrative des dossiers courants du domaine.
• Gestion administrative du personnel avec la MSA et partenaires RH.
• Gestion administrative des ventes: saisie des commandes, expéditions, facturation, relances.
• Suivi clients professionnels et particuliers, gestion des litiges et retours.
• Suivi stocks, inventaires et approvisionnements; organisation des livraisons.
• Réalisation des déclarations douanières et documentation export (DAE, DRM, DAI).
• Accueil client sur le domaine et dégustations; suivi des demandes d’échantillons.

Skills

Relation client

Autonomie

Rigueur

Organisation

Sens du service client

Education

BTS assistant(e) PME/Commerce International

Tools

Isavigne

Job description

Domaine en bio et biodynamie, notre philosophie est de mettre en oeuvre des approches respectueuses, à la vigne comme à la cave afin que chacune des cuvées exprime son identité, son empreinte, quel que soit la grandeur ou la modestie du lieu. Cet objectif est partagé et porté par toutes celles et ceux qui travaillent avec nous. Aujourd'hui, nous produisons treize vins différents sur 12 ha de vignes.

Rattaché(e) au gérant, Emmanuel Giboulot, vous vous positionnez comme un véritable support entre la gestion administrative et commerciale et le soutien technique aussi bien dans les vignes qu'en cave.

Vous êtes l'interlocuteur(rice) privilégié(e) des clients mais aussi des fournisseurs et prestataires divers, dont vous veillez à la satisfaction tout en contribuant activement à la réussite des opérations commerciales et logistiques.

LES MISSIONS ESSENTIELLES SONT :

GESTION ADMINISTRATIVE :

• - Accueil téléphonique et physique et gestion des mails et du courrier
• - Gestion et suivi administratif des divers dossiers de la gestion courante du domaine
• - Gestion administrative du personnel avec la MSA et en relation avec un cabinet juridique et ressources humaines (TESA, arrêts/accidents travail, congés, etc...)
• - Achat de fourniture de bureau

GESTION COMMERCIALE :

• - Gérer l'administration des ventes (saisir les commandes, organiser les expéditions, facturer, enregistrer les règlements, réaliser les relances client...)
• - Assurer le suivi des relations avec les clients (professionnels, importateurs, particuliers...) et avec les agents commerciaux
• - Enregistrer les litiges, réclamations et retours clients et assurer leur résolution
• - Actualiser le fichier clients et les tarifs et envoyer des offres aux clients professionnels et particuliers
• - Suivre les stocks, réaliser les inventaires et garantir les approvisionnements
• - Gérer les aspects logistiques des commandes, organiser et suivre les expéditions et vérifier le respect des livraisons
• - Réaliser toutes les déclarations mensuelles ou annuelles de douane et documentation export (DAE, DRM, DAI, DR...)
• - Accueillir les clients au domaine et réaliser les dégustations
• - Enregistrer les demandes d'échantillons et les expédier
• - Assurer le suivi des ventes et le reporting
• - Participer éventuellement à certains salons

TECHNIQUES :

• - Participer à la préparation des commandes
• - Participer aux travaux dans les vignes

De formation supérieure BAC+2 de type BTS assistant(e) PME/Commerce International, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 2 ans dans une fonction de gestion administrative des ventes et ouvrier viticole.

Votre professionnalisme, votre autonomie, votre rigueur et votre implication vous permettent de réussir dans ces missions : vous avez un réel sens des responsabilités et vous n'avez pas peur de prendre des initiatives.

Vos qualités relationnelles et d'écoute et votre expérience de la relation clients professionnels dans le milieu viticole vous positionnent comme la principale interface des clients du domaine dont vous garantissez la satisfaction.

Polyvalent(e), et désireux(se) de prendre part à une expérience de travail variée et enrichissante, vous avez la capacité à vous adapter à des tâches diverses et à gérer les priorités.

La maitrise de l'anglais (lu, écrit, parlé) et des outils informatiques (Isavigne) est indispensable.

• - Qualité rédactionnelle et organisationnelle. Rigueur et méthodologie.
• - Sens du service client et capacité à travailler de manière autonome.
• - Capacité à s'adapter à des tâches diverses et à gérer les priorités.
• - Personnalité enthousiaste, souriante, ayant un bon sens du relationnel.