DTNUM 75 SDENTAT CPI Assistant(e) de direction (H/F)

Direction de la Transformation Numérique; Île-de-France; À distance; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

La Direction de la Transformation Numérique recherche un secrétaire polyvalent pour accompagner le sous-directeur et son équipe. Vous assurez l’assistance organisationnelle, la gestion administrative et logistique, ainsi que le soutien de proximité aux agents.

Vous serez en relation avec les bureaux de la DTNUM et les directions métier du ministère de l’Intérieur, avec des missions variées et un rôle clé dans l’organisation des déplacements, des réunions et du suivi des documents.

Qualifications

• Compétences en informatique et bureautique – maîtrise (requis)
• Connaissance de l’environnement professionnel– maîtrise (à acquérir)
• Travail en équipe – maîtrise (requis)
• Savoir s’organiser - maîtrise (requis)
• Capacités rédactionnelles - maîtrise (requis)
• Sens des relations professionnelles – maîtrise (requis)
• Qualités de communication – maîtrise (requis)
• Capacité d’adaptation - maîtrise (requis)
• Savoir s’exprimer oralement - maîtrise (requis)

Responsabilités

• Soutien organisationnel et logistique: gestion des agendas, organisation des réunions, mise en forme des notes/rapports/courriers avant signature.
• Gestion des documents et suivi des courriers via l’application GEC MAARCH.
• Animation de la communication au sein de la sous-direction et gestion des fournitures.
• Soutien de proximité aux agents: suivi des missions et remboursements de frais, gestion RH et formation.
• Gestion des accès et sécurité bâtimentaire en collaboration avec les bureaux (DEMABAGE et autres).
• Participation à la budgétisation et expression de besoin pour les marchés (copieurs d’impression SOLIMP).

Connaissances

Travail en équipe

Savoir s’organiser

Capacités rédactionnelles

Maîtrise informatique

Outils

GEC MAARCH

DEMABADGE

CHORUS-DT

SOLIMP

Description du poste

La sous-direction de l’environnement numérique de travail et de l’animation territoriale (SDENTAT) accompagne les utilisateurs en recueillant leurs besoins, en assurant leur assistance et en améliorant en continu leur environnement numérique de travail.

Placé sous l’autorité du chef de la cellule de pilotage interne, vous assurez un rôle d’assistance organisationnelle, administrative et logistique auprès du sous-directeur, de ses adjoints, des chefs de bureau et des agents de la sous-direction.

Vous êtes en relation avec les différents bureaux des sous-directions de la DTNUM ainsi que les directions métier du ministère de l’Intérieur.

Vos activités principales sont les suivantes:

1. Soutien organisationnel et logistique.

• Gestion des agendas: coordination, mise à jour et optimisation des agendas du sous-directeur et de ses adjoints;
• Organisation des réunions;
• Gestion des documents: mise en forme des notes, rapports et courriers avant signature.
• Suivi des courriers entrants et sortants via l’application GEC MAARCH;
• Communication interne: animation de la communication au sein de la sous-direction ;
• Logistique administrative: commande des fournitures nécessaires au bon fonctionnement du service.

2. Gestion administrative et de proximité.

Vous assurez un soutien de proximité aux agents de la sous-direction, en lien avec la CPI et les autres bureaux:

• Gestion des missions et frais: réservation des billets de train et hôtels via CHORUS-DT. Suivi et traitement des remboursements de frais de mission pour les agents.
• Gestion des ressources humaines et des demandes de formation.
• Suivi des astreintes et interventions: préparation et vérification des déclarations d’états d’astreintes, HNO et IHTS.
• Gestion des accès bâtimentaire: préparation des demandes d’autorisation d’accès et de badges pour les prestataires, en collaboration avec les bureaux, via l’application DEMABADGE.
• Budget: en collaboration avec la CPI, participation à la préparation des fiches d’expression de besoin budgétaire, notamment pour le renouvellement du marché des copieurs d’impression SOLIMP.

Conditions particulières d'exercice

Plage horaire du secrétariat de 09h à 17h30 (deux agents en binôme) .Cette plage horaire est évolutive en fonction de l’activité et des urgences de la sous-direction.

• Télétravail possible

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Profil recherché

Connaissances techniques

• Compétences en informatique et bureautique – maîtrise (requis)
• Connaissance de l’environnement professionnel– maîtrise (à acquérir)

Savoir-faire

• Travail en équipe – maîtrise (requis)
• Savoir s’organiser - maîtrise (requis)
• Capacités rédactionnelles - maîtrise (requis)

Savoir-être

• Sens des relations professionnelles – maîtrise (requis)
• Qualités de communication – maîtrise (requis)
• Capacité d’adaptation - maîtrise (requis)
• Savoir s’exprimer oralement - maîtrise (requis)

Présentation de Direction de la Transformation Numérique

Direction de la transformation numérique