DOCUMENTALISTE (H/F) - SUPPLAY ROUEN

AEROCONTACT; Pont-Saint-Pierre; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

AEROCONTACT recherche un(e) chargé(e) de documentation pour superviser la préparation et le suivi des documents techniques de projets. Le candidat idéal a un niveau BTS avec une forte capacité d'organisation et de rigueur. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les clients et les équipes internes pour garantir la conformité et l'efficacité documentaire.

Qualifications

• Niveau BTS à dominante administrative ou BTS Assistant(e) d'Ingénieur.
• Compétences en gestion documentaire et techniques requises.
• Maîtrise d'Excel et Word à des niveaux élevés.

Responsabilités

• Préparer et suivre la documentation technique des projets.
• Collecter et communiquer la documentation au client.
• Anticiper et gérer les dispositions liées aux plaintes ou non-conformités.

Connaissances

Gestion du temps

Organisation

Sens de la communication

Travail en équipe

Rigueur

Autonomie

Curiosité technique

Formation

BTS à dominante administrative

BTS Assistant(e) d'Ingénieur

Outils

Excel

Word

Acrobat

ERP (JDE)

Logiciels spécifiques de gestion documentaire

Description du poste

Le (la) chargée de documentation est en charge de la préparation, de la diffusion et du suivi de la documentation technique des projets tout en respectant les spécifications client.

Phase préliminaire

• Répertorier toutes les spécifications client du projet nécessaires à la préparation du suivi documentation
• Identifier les documents relatifs au projet
• Répertorier et préparer la liste récapitulative des documents du projet (documents fournis en interne ou externe : fournisseurs)
• Soumettre la liste récapitulative au client pour l'obtention de son approbation
• Assister à la réunion de lancement d'affaire

Suivi de la documentation

• Collecter la documentation (en interne et en externe)
• Mettre en forme la documentation en fonction du client et du projet (page de garde, numérotation, imprimés spécifiques, « data sheet », etc)
• Préparer les sommaires des dossiers de contrôle et des dossiers techniques, le tableau de lubrification, etc.
• Transmettre la documentation au client (format électronique) pour approbation
• Suivi des envois et retours de documents jusqu'à l'approbation finale du client
• Communiquer la documentation aux services concernés pour les modifications éventuelles
• Mettre à jour régulièrement le tableau de bord interne permettant le suivi collectif de la documentation

Documentation finale

• Préparer les dossiers techniques pour la mise en route des matériels (plan, spécifications techniques, notices de mise en route, etc)
• Préparer les dossiers de contrôle (certificats de chaque équipement interne et externe), qui seront remis aux inspecteurs
• En cas de non-conformité suite à l'inspection, réviser les dossiers concernés
• Engager le duplicata ou la numérisation des dossiers
• S'assurer de l'expédition de la documentation vers le client final
• Anticiper le cas échéant, le duplicata, pour ne pas retarder l'expédition du matériel
• Attendre l'approbation finale du client et lancer le duplicata final
• Participer à l'archivage des dossiers documentaires

Niveau BTS à dominante administrative / BTS Assistant(e) d'Ingénieur.

Compétences requises :

• Gestion du temps
• Organisation
• Sens de la communication et du travail en équipe
• Rigueur
• Autonomie
• Curiosité technique

Connaissances techniques :

• Processus montage et essais
• Processus test hydro et traçabilité matière
• Gestion documentaire liée à la documentation clients
• ATEX, Directive européenne des équipements sous pression (DESP), Code de construction (ASME), NF / Directives
• Machines

Compétences informatiques :

• Excel niveau 2
• Word niveau 3
• Acrobat ou équivalent : maîtrise essentielle
• ERP : connaissance de JDE un plus
• FTP server
• Logiciels spécifiques de gestion documentaire