DGSCGC – Assistante administration et gestion

Ministère de l'Intérieur; Provence-Alpes-Côte d'Azur; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La Direction générale des étrangers en France (DGEF) propose un poste d’Assistante de direction au CNCMFE NRBC-E. Vous assurez des tâches administratives et le support logistique du centre et de ses services.

Vos activités incluent le suivi des dossiers, l’organisation des déplacements via CHORUS DT, la gestion du courrier et des appels et l’accueil des interlocuteurs externes. Télétravail partiel possible une journe par semaine.

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques de base.
• Savoir s’organiser et travailler en équipe.
• Maîtrise des outils de messagerie et de gestion administrative.

Responsibilities

• Travaux administratifs divers et suivi de dossiers des agents et intervenants.
• Préparation des déplacements via CHORUS DT, création d’ordres de mission et états de frais.
• Réception et répartition des appels téléphoniques; gestion du courrier et de la messagerie.
• Soutien à l’inscription des stagiaires et logistique des stages; suivi des paiements des intervenants externes.

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Description du poste

Vos activités principales:

Rattachée à la direction, l’Assistante a pour mission:

- Travaux administratifs divers (suivi de dossiers administratifs des agents du centre et des intervenants extérieurs, utilisation de tableaux de bord, suivi de présence et absence, gestion des congés).

- Préparation des déplacements des agents dans l’application CHORUS DT: création de l’ordre de mission et de l’état de frais, réservations (hôtels, trains, avions)

- Réception, prise en compte et répartition d’appels téléphoniques

- Gestion du courrier postal et électronique du centre (réception, enregistrement, distribution, transmission)

- Gestion de la boîte mail générique du centre

En l’absence des autres agents du pôle secrétariat ou en cas de nécessité:

- Soutien à l’inscription des stagiaires, suivi des dossiers d’inscription, gestion de la logistique des stages, des intervenants, suivi paiements des intervenants extérieurs

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le Centre National Civil Militaire de Formation et d'Entraînement aux risques Nucléaire Radiologique Biologique Chimique et Explosif (CNCMFE NRBCE) participe à la définition de la politique interministérielle de formation et d’entraînement dans les domaines NRBC-E. A cet effet, il met en œuvre des activités de formation interministérielle et pilote des entraînements en lien avec les zones de défense et de sécurité.

Au sein du CNCMFE, le service secrétariat administration générale assure le soutien administratif et logistique du centre et de tous ses services (direction, études et prospective, formation et entraînement).

Composition et effectifs du service

Le service secrétariat administration générale est composé de 4 agents

Liaisons hiérarchiques

Chef du service Secrétariat Administration Générale

Directeur et directeur adjoint du CNCMFE

Liaisons fonctionnelles

Contributeurs du CNCMFE :

• Ministère de l’intérieur : Direction Générale de la Sécurité Civile et de la Gestion des Crises (DGSCGC)
• Direction Générale de la Police Nationale (DGPN) - Direction Générale de la Gendarmerie Nationale (DGGN)
• Ministère des solidarités et de la santé : Direction Générale de la Santé (DGS)
• Ministère des armées : Etat-Major des Armées (EMA)

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

- Environnement bureautique mis à disposition

- Conduite de véhicule de service, légère manutention

- Service interministériel à compétence nationale

- 38h – 16 jours ARTT

- 1 jour de télétravail / semaine

Lieutenant-colonel Pierre-Alexandre SCHAEPELYNCK, directeur adjoint du centre – 04.42.60.37.32 [e-mail]

Colonel hors classe Jérôme VINCENT, directeur du CNCMFE – 04.42.60.37.31 [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique - bureautique,niveau maîtriserequis
• Connaître l'environnement professionnel,niveau initiéà acquérir
• Avoir des compétences budgétaires et comptables,niveau initiérequis

Savoir-faire :

• Savoir s'organiser,niveau maîtriserequis
• Savoir travailler en équipe,niveau maîtriserequis
• Savoir rédiger,niveau maîtriserequis

Savoir-être :

• savoir communiquer,niveau maîtriserequis
• savoir s'adapter
• niveau initiérequis
• savoir s'exprimer oralement,niveau maîtriserequis

Intégrer un service au sein d’un établissement interministériel ou public à caractère administratif

Acquérir une expérience administrative dans le domaine interministériel

Durée attendue sur le poste:3 ans

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Centre national civil et militaire de formation et d’entraînement aux évènements de nature nucléaire, radiologique, biologique, chimique et explosive (CNCMFE NRBC-E)

Secrétariat Administration Générale

1070, rue du Lieutenant Parayre 13290 AIX EN PROVENCE (pôle d’activités d'AIX LES MILLES)

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Domaine fonctionnel(codification RMFP pour publication) : Choisissez un élément.

Libellé et code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : XXXXX

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1: 100%

Libellé et code fiche de l’emploi type2 (RMFP) : XXXXX

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1: 0%

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Domaine fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2): COMMUNICATION

Libellé et code fiche de l’emploi type1 (REMI) : XXXXXXXX - XXXXXX (100 %)

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:100%

Libellé et code fiche de l’emploi-type 2(REMI) :

Temps de travail sur emploi-type 2: 0%

Fondement juridique du recrutement

Le poste est-il ouvert aux contractuels : Oui

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

Article L332-7 (anciennement article 6 quinquies)

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• 40 avenue des Terroirs de France Paris 12