DGSCGC – Assistante administration et gestion (H/F)

Direction Générale de la Sécurité Civile Et de la Gestion de Crise; Aix-en-Provence; Hybrid; EUR 26.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Direction Générale de la Sécurité Civile et de la Gestion de Crise recrute une assistante secrétariat pour assurer le soutien administratif du CNCMFE NRBCE. Vous gérez le suivi des dossiers, la logistique des formations et les communications internes.

Vous préparerez les déplacements via CHORUS DT, gérerez le courrier et les appels, et assurerez la coordination entre les services. Poste en environnement interministériel avec télétravail possible un jour par semaine.

Qualifikationen

• Connaissances informatiques et bureautiques de base.
• Savoir organiser et gérer les dossiers administratifs.
• Aptitudes à la rédaction et à la communication écrite.

Aufgaben

• Réaliser les travaux administratifs courants et le suivi des dossiers des agents et intervenants externes.
• Préparer les déplacements via CHORUS DT (ordres de mission, frais, réservations).
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des appels.
• Gérer la messagerie et le courrier électronique du centre.
• Suivre les formations et les conventions de formation; facturation associée.
• Soutien à l’inscription des stagiaires et organisation logistique des stages.

Kenntnisse

Informatique / bureautique

Organisation

Travail en équipe

Adaptation

Rédaction

Tools

Logiciels bureautiques

Jobbeschreibung

Vos activités principales:

Rattachée à la direction, l’Assistante a pour mission:

• Travaux administratifs divers (suivi de dossiers administratifs des agents du centre et des intervenants extérieurs, utilisation de tableaux de bord, suivi de présence et absence, gestion des congés) .
• Préparation des déplacements des agents dans l’application CHORUS DT: création de l’ordre de mission et de l’état de frais, réservations (hôtels, trains, avions)
• Réception, prise en compte et répartition d’appels téléphoniques
• Gestion du courrier postal et électronique du centre (réception, enregistrement, distribution, transmission)
• Gestion de la boîte mail générique du centre
• Suivi des conventions de formation, facturation

En l’absence des autres agents du pôle secrétariat ou en cas de nécessité:

• Soutien à l’inscription des stagiaires, suivi des dossiers d’inscription, gestion de la logistique des stages, des intervenants, suivi paiements des intervenants extérieurs

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le Centre National Civil Militaire de Formation et d'Entraînement aux risques Nucléaire Radiologique Biologique Chimique et Explosif (CNCMFE NRBCE) participe à la définition de la politique interministérielle de formation et d’entraînement dans les domaines NRBC-E. A cet effet, il met en œuvre des activités de formation interministérielle et pilote des entraînements en lien avec les zones de défense et de sécurité.

Au sein du CNCMFE, le service secrétariat administration générale assure le soutien administratif et logistique du centre et de tous ses services (direction, études et prospective, formation et entraînement) .

Composition et effectifs du service

Le service secrétariat administration générale est composé de 4 agents

Liaisons hiérarchiques

Chef du service Secrétariat Administration Générale

Directeur et directeur adjoint du CNCMFE

Liaisons fonctionnelles

• Ministère de l’intérieur: Direction Générale de la Sécurité Civile et de la Gestion des Crises (DGSCGC)
• Direction Générale de la Police Nationale (DGPN)
• Direction Générale de la Gendarmerie Nationale (DGGN)
• Ministère des solidarités et de la santé: Direction Générale de la Santé (DGS)
• Ministère des armées: Etat-Major des Armées (EMA)

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Environnement bureautique mis à disposition

• Conduite de véhicule de service, légère manutention
• Service interministériel à compétence nationale
• 38h – 16 jours ARTT
• 1 jour de télétravail / semaine

Qui contacter:

Lieutenant-colonel Pierre-Alexandre SCHAEPELYNCK, directeur adjoint du centre – 04.42.60.37.32 [e-mail]

Colonel hors classe Jérôme VINCENT, directeur du CNCMFE – 04.42.60.37.31 [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

Avoir des compétences en informatique - bureautique, niveau maîtriserequis

Connaître l'environnement professionnel, niveau initiéà acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables, niveau initiérequis

Savoir-faire:

Savoir s'organiser, niveau maîtriserequis

Savoir travailler en équipe, niveau maîtriserequis

Savoir rédiger, niveau maîtriserequis

Savoir-être:

savoir communiquer, niveau maîtriserequis

savoir s'adapter niveau initiérequis savoir s'exprimer oralement, niveau maîtriserequis

Vos perspectives:

Intégrer un service au sein d’un établissement interministériel ou public à caractère administratif

Acquérir une expérience administrative dans le domaine interministériel

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Direction Générale de la Sécurité Civile Et de la Gestion de Crise

Direction générale de la sécurité civile et de la gestion de crise