DEPSA - Assistante / Assistant de direction confirmé

Sécurité Routière; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique française cherche un(e) Assistant(e) de direction confirmé(e) à Paris. Le poste exige une expertise dans la gestion d'agenda, l'organisation de réunions et un sens aigu des relations humaines. Le candidat idéal doit avoir des compétences en informatique et en gestion de documents. Télétravail possible. Un environnement dynamique et de haut niveau attend le futur collaborateur.

Qualifications

• Expertise en gestion d'agenda et de réunions.
• Aptitude à la rédaction et à l'organisation.
• Maîtrise des outils informatiques modernes.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et le courrier du directeur.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Organiser les déplacements et réunions.

Connaissances

Connaître l'environnement professionnel

Compétences en informatique

Compétences budgétaires et comptables

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

DEPSA - Assistante / Assistant de direction confirmé

Fonction publique d'Etat. Catégorie B (profession intermédiaire).

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Description du poste

Sous l’autorité du chef de cabinet, en charge du pilotage et de la transformation, au quotidien, vous :

• gérez l’agenda du directeur et de son adjoint, ainsi que la planification des activités de ses collaborateurs immédiats; participez à la réunion de direction hebdomadaire.
• vous gérez le courrier (enregistrement des entrées et sorties, mise en forme conformément à la charte graphique du ministère et à leur bonne transmission par les circuits dédiés avec une parfaite maîtrise de nouveaux outils comme MAARCH et Resana, traçabilité des réponses, suivi des indicateurs, en particulier de délai de réponses), les processus d’enregistrement et de suivi des notes et fiches produites par la direction.
• compilez les dossiers préparatoires aux réunions et vous assurez de leur complétude en lien avec les différentes entités de la direction.
• assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction, le filtrage téléphonique de la directrice, la gestion de la messagerie fonctionnelle "secrétariat DEPSA" (information de premier niveau des interlocuteurs et orientation des sollicitations vers les collaborateurs idoines), ainsi que l’arrivée des nouveaux arrivants.
• veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et interventions extérieures du directeur et de son adjoint (réservations, convocations, ordres de mission, centralisation des fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission, préparation des chevalets, installation des matériels informatiques et préparation des salles de réunion, etc.).
• assurez le soutien des réunions portées par la direction (commission consultative et comité de pilotage des polices municipales, comité de pilotage de l’expérimentation IA dans la vidéo-protection, commission ministérielle de normalisation, etc.).
• organisez les déplacements du directeur et son adjoint en lien avec la personne en charge des déplacements.
• assurez la gestion des documents classifiés reçus par écrit ou messagerie dédiée (une habilitation sera sollicitée au profit de la personne recrutée).
• assurez le tableau de suivi des demandes de congés et des indicateurs du tableau de bord de la direction.
• procédez aux commandes de fournitures de bureau en lien avec la personne en charge du pôle "affaires générales".
• assurez le secrétariat du comité d'évaluation de l'expérimentation IA relative aux JOP.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel – niveau expert.
• Avoir des compétences en informatique – bureautique – niveau maîtrise.
• Avoir des compétences budgétaires et comptables – niveau initié.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe – niveau expert.
• Savoir rédiger – niveau maîtrise.
• Savoir s'organiser – niveau expert.

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines – niveau expert.
• Savoir s'exprimer oralement – niveau maîtrise.
• Savoir s'adapter – niveau expert.

Compétences attendues

Ce poste requiert une bonne présentation, une aptitude à s'adapter à des interlocuteurs de haut niveau, une capacité à travailler en équipe, de la méthodologie, de l'analyse, de la rigueur, un sens de l'initiative, de la réactivité, une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de la loyauté et discrétion professionnelles.

Fondement juridique du recrutement

• 1° de l’article L332-2 (anciennement 1° de l’article 4)
• Article L332-4 (anciennement article 6 bis)
• Article L332-22
• 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)
• Article L332-6 du CGFP (anciennement article 6 quater)
• Article L332-24 (anciennement article 7 bis)
• Article L332-3 du CGFP (anciennement article 6)
• Article L332-7 (anciennement article 6 quinquies)

Télétravail possible

Oui.

Lieu d'affectation

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75). Place Beauvau - Paris 8.