Coordinateur.trice administratif et financier- Renforcement des Forces de défense et de sécurité

Expertise France; Paris; Hybrid; EUR 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Expertise France recherche un(e) coordinateur(trice) administratif.ve et financier. Sous l’autorité du chef de projet, vous assurez le pilotage et la coordination des aspects administratifs et financiers du projet Peace, Stabilité et Sécurité, en lien avec l’équipe terrain et le bureau.

Financé à hauteur de 28M€ et 19M€ par l’Union européenne, le poste implique le suivi budgétaire, les dépenses éligibles et les reportings interne et externe.

Qualifications

• Diplôme requis dans l’économie, la finance ou l’administration publique.
• Expérience en gestion budgétaire et reporting financier.
• Capacité à travailler en coordination avec des équipes terrain et supports.

Responsibilities

• Piloter les aspects administratifs et financiers du projet selon les règles d’Expertise France.
• Consolider le suivi budgétaire et produire les reportings périodiques.
• Veiller à la conformité et accompagner les audits financiers.

Skills

Gestion budgétaire

Contrôle financier

PMO / pilotage de projet

Education

Master en économie/finance/Administration publique

Tools

Excel

Tableau / reporting

Outils métiers (AMO/ERP)

Job description

Sous l’autorité hiérarchique du/de la Chef.fe de projet, avec l’appui ponctuel du/de la Coordinateur/trice administratif.ve et financier.ère du département Paix, Stabilité, Sécurité, le/la Coordinateur.trice administratif.ve et financier.ère assure le pilotage et la coordination de l’ensemble des aspects administratifs et financiers du projet, conformément aux règles, procédures et standards d’Expertise France et du projet. Il/elle exerce ses fonctions avec l’Assistant.e de projet, placé.e sous sa responsabilité hiérarchique, et en lien avec le bureau terrain.

Financé à hauteur de 28M€ et de 19M€ par l’Union européenne à travers la Facilité Européenne de Paix, les projet d’appui de l’Union européenne aux Forces armées capverdiennes dans le cadre de l’Architecture de Yaoundé et aux Forces armées nigérianes, consiste à appuyer les pays partenaires au déploiement de leurs forces, aux travers de plusieurs axes majeurs: fourniture d’équipement et de matériel, construction d’infrastructure et formations.

Ce projet mis en œuvre par Expertise France est composé d’une équipe répartie entre la France, la Cap-Vert et le Nigeria qui s’appuie sur son siège et ses bureaux mutualisés à Praia et Abuja.

Ces projets comportent par leur nature un volume important de marchés à passer et à suivre. Pour ce faire, Expertise France s’accompagne systématiquement d’experts techniques (ou bureaux d’études) en qualité d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO), qui accompagnent Expertise France dans l’évaluation des besoins des partenaires, la conception de solutions techniques adaptées, la formulation de cahier des charges à destination d’entreprises du secteur, et l’évaluation technique des offres. D’autres experts (ou bureaux d’études) peuvent intervenir également en qualité de maître d’œuvre pour suivre la bonne exécution des marchés passés.

Les projets sont intégrés au sein du pôle Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité, l’un des quatre pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. Le pôle met en œuvre un portefeuille de projets sur les thématiques de la réponse aux crises sécuritaires, d’appui à la coopération technique de défense, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, en lien avec les équipes de projet terrain.

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives :

1. Budget et conformité

Le/la CAF :

• assure, à partir d’un suivi rigoureux des dépenses et de l’exécution du projet, la maîtrise et l’adaptation du budget ;
• veille à la maîtrise des coûts du projet et assure une activité permanente de cost control ;
• alerte en cas de risque de dépassement budgétaire et propose des solutions d’optimisation des coûts ;
• contrôle et vérifie les engagements de dépenses ;
• veille à la conformité des dépenses avec les règles d’éligibilité internes (procédures Expertise France) et externes (procédures Union Européenne) ;
• relit les projets de contrats d’achat et les projets d’avenants afin de vérifier leur conformité avec les exigences d’Expertise France, du bailleur et du projet sur les aspects administratifs et financiers ;
• assure la tenue du suivi budgétaire (contrôle qualité des dépenses réalisées (bonne affectation, identification des erreurs de taux de change..), et consolidation des prévisions budgétaires en lien avec les acheteurs, le/la chef.fe de projet ainsi que l’équipe terrain)
• produit et/ou contribue aux reportings internes : clôtures trimestrielles et annuelles, prévisions budgétaires, etc. ;
• assure les reportings financiers externes périodiques ;
• vérifie, contrôle, archive et assure la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;
• pilote l’organisation des audits financiers ;
• supervise les rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépenses, analyse les écarts et engage, avec le département des affaires financières, les corrections nécessaires ;
• supervise la bonne exécution du contrat de fourniture de per diem aux bénéficiaires et prépare, si nécessaire, les adaptations contractuelles ;
• forme et accompagne l’Assistant.e de projet dans sa montée en compétences.

2. Appui à la coordination et au pilotage des opérations

Il/elle :

• participe à la création, au déploiement et à l’exécution des procédures et outils de pilotage et de gestion du projet ;
• met notamment en place ou suit des outils tels que le tableau de suivi des contrats, l’outil de suivi de l’expertise mobilisée ou encore le plan de décaissement ;
• supervise les aspects administratifs et financiers du bureau projet terrain, en coordination avec celui-ci et avec les différents services internes d’Expertise France ;
• participe aux étapes clés des processus d’achat et de gestion des contrats ;
• peut, lorsque nécessaire, appuyer les processus de référencement, de passation de marchés ou de préparation des avenants ;
• participe aux revues de projet ;
• facilite la collaboration entre les différentes cellules de l’équipe projet, conformément aux modalités définies avec la chefferie de projet.