Coordinateur de la cellule gestion des devis H/F

Hôpitaux Publics de l'Artois; Béthune; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Hôpitaux Publics de l'Artois recherche un Coordinateur CGD pour piloter les demandes d’achats des services de soins et administratifs, analyser les besoins et trouver les fournisseurs répondant au budget.

Vous assurez le suivi des dossiers CGD, veille concurrentielle, et mise en place de marchés négociés sans mise en concurrence (MNSC) lorsque nécessaire, en lien avec les gestionnaires et les achats.

Qualifications

• Expérience en établissement de santé ou administrations soumis au code des marchés publics.
• Bon sens de l’organisation et rigueur.
• Aptitude à travailler en équipe et à coordonner plusieurs services.

Responsibilities

• Recevoir des demandes d’achats et confirmer leur bonne prise en compte.
• Répartir les dossiers à prendre en charge auprès des professionnels de la CGD.
• Assurer l’enregistrement de l’ensemble des dossiers pris en charge.
• Suivre la computation des seuils nomenclatures et alerter les directions lorsque nécessaire.
• Étudier le besoin avec le demandeur et vérifier l’existence de marchés.
• Assurer le sourcing, la veille concurrentielle et le benchmark des fournisseurs.
• Négocier avec le fournisseur pour chaque devis.
• Transmettre les documents au service approvisionnement et communiquer avec les services concernés.
• Assurer la traçabilité des dossiers et répondre en cas de litige.
• Suivre les achats effectués et fournir un tableau de suivi deux fois par an.
• Mettre en place un MNSC lorsqu’il est nécessaire et valider le dossier.
• Accompagner les professionnels de la CGD sur les dossiers.

Skills

Organisation

Relationnel

Autonomie

Rigueur

Job description

Présentation du service :

La direction des achats et des approvisionnements gère un portefeuille d’environ 110 millions d’achats en exploitation chaque année, hors dépenses d’investissement. Elle est composée :

• D’un service de la commande publique, composé de quatre gestionnaires et d’un responsable ;

• D’un service achats, réparti en sept filières et associé à une cellule dédiée à la gestion des devis ponctuels ;

• D’un service approvisionnement, chargé de l’engagement et de la liquidation des commandes.

• D’un service CGD – Cellule Gestion des Devis, chargée d’accompagner les services lors de leurs besoins d’achat en hors marché.

• Le service CGD – Cellule de Gestion des Devis – rassemble 3 professionnels : 2 gestionnaires des devis et 1 coordinateur de la cellule.

Définition

Le Coordinateur gère les demandes qu’il reçoit des différents services de soins et administratifs.

Il a la gestion d’un ou plusieurs segments pour lesquels, il étudie le besoin dans sa totalité en lien avec le service et / ou le cadre demandeur. Il a ensuite la charge de trouver le fournisseur adéquat répondant au besoin et aux conditions budgétaires de l’établissement concerné.

Le coordinateur suit l’avancée de tous les dossiers de la CGD.

Dans le cas où un marché existe, il a en charge l’étude des équipements / articles disponibles au sein de ce marché et d’étudier la bonne adéquation du besoin.

Il a la charge de la mise en place des Marché Négocié Sans mise en Concurrence (MNSC) - en étudiant et analysant le dossier dans sa totalité.

Il est en lien permanent avec les gestionnaires, le service achats, le service des approvisionnements, les services de soins et logistiques.

Il est garant de la disponibilité budgétaire en étudiant l’état de chaque compte pour chaque achat.

Activités générales

• Recevoir des demandes d’achats et répondre pour confirmer leurs bonnes prises en compte ;

• Répartir les dossiers à prendre en charge auprès des professionnels de la CGD ;

• Assurer l’enregistrement de l’ensemble des dossiers pris en charge ;

• Assurer le suivi de la computation des seuils nomenclatures - alerter les Directeur achats et le Responsable des achats lorsque cela est nécessaire ;

• Etudier le besoin en lien avec le demandeur et vérifier si un marché existe ;

• Assurer le sourcing, la veille concurrentielle et le benchmark des fournisseurs / produits / marchés ;

• Négocier avec le fournisseur pour chaque demande de devis ;

• Transmettre les documents nécessaires auprès du service approvisionnement tout en communiquant avec le service concerné ;

• Assurer une traçabilité des dossiers afin de pouvoir répondre en cas de litige ;

• Communiquer sur l’avancée de chaque dossier avec le coordinateur de la CDG ;

• Suivre les achats effectués afin de contrôler la computation des seuils - fournir un tableau de suivi deux fois par an ;

• Assurer la mise en place d’un MNSC – Marché Négocié sans Mise en Concurrence – lorsque cela est nécessaire – assurer la validation du dossier par le coordinateur de la CGD et le Directeur des Achats - communication avec la cellule des marchés publics

• Accompagner les professionnels de la CGD sur les différents dossiers

Pré-requis

• Expérience souhaitée en établissement de santé ou administrations soumises au code des marchés publics

• Sens de l’organisation, capacité relationnelle, autonomie, rigueur.

Temps de travail

• 100 %

• Forfait jour

Conditions d’exercice

• Missions exercées sur les 4 établissements constitutifs des HPA

• Déplacements sur les 4 établissements pour réunions / rencontres avec les différents services