Coordinateur Administratif (H/F/X)

Institut Pasteur; Paris; Hybride; EUR 41 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Cantine d'entreprise

Mutuelle familiale (campus)

Résumé du poste

L’Institut Pasteur recherche un Coordinateur Administratif pour accompagner les activités de l’IHU ReConnect. Poste en CDD de 18 mois, salaire jusqu’à 45 000 € bruts annuels, avec support administratif pour les WP et la Direction Opérationnelle.

Le candidat idéal maîtrise l’anglais (B2), l’Office management et montre de l’autonomie et de la rigueur, dans un environnement multiculturel et en télétravail possible.

Qualifications

• Expérience confirmée dans l’opérationnel des tâches administratives et le support opérationnel.
• Profil d’assistanat et d’office management bienvenu.
• Autonomie, sens du service et curiosité pour travailler avec des interlocuteurs variés.
• Adaptabilité et collaboration renforcée au travail en équipe.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle.
• Proactivité et capacité à organiser et gérer les imprévus.
• Discrétion et confidentialité.
• Anglais niveau B2 ou plus.
• Connaissances de Teams et de Work Shared (SharePoint, etc.).

Responsabilités

• Gérer le Guichet administratif reConnect et dispatcher les demandes vers les interlocuteurs internes.
• Apporter un support administratif aux WP et à la Direction Opérationnelle.
• Coordonner les activités WP9 Education, Formation et Communication.
• Contribuer à la communication interne et externe.
• Organiser les formations et mobilités, suivre les livrables.
• Organiser les déplacements et les remboursements, et soutenir les comités.
• Participer aux réunions du comité RH/IHU et suivre les dossiers.

Connaissances

Anglais B2

Office management

Rédaction

Autonomie

Adaptabilité

Gestion du temps

Outils

Teams

SharePoint

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Ingénieur Bio informaticien)

Intitulé du poste

Coordinateur Administratif (H/F/X)

Missions/Activités

Institut Hospitalo-Universitaire reConnect a été créé en 2024. Il est le premier pôle d'excellence européen dédié aux troubles de l'audition et de la parole. Il regroupe de nombreuses disciplines allant de la recherche fondamentale jusqu'à l'application clinique.

Institut reConnect est composé d'équipes scientifiques accompagnées d'une équipe administrative dédiée à l'accompagnement du fonctionnement opérationnel de l'Institut ainsi qu'à la gestion des 11 Work Packages (WP) (5 groupes de travail scientifique et 6 groupes de travail transversaux).

Dans ce contexte, l'Institut reConnect recherche un nouveau collaborateur pour renforcer l'équipe administrative et accompagner la montée en puissance de l'IHU. CDD de 18 mois. Salaire suivant expérience et limité à 45000€ bruts annuels.

Missions

• Assurer le Guichet «reConnect Admin»: gestion de la boîte mail outlook dédiée et dispatch des requêtes auprès des interlocuteurs internes à l'IdA/Institut Pasteur, gestion des listes de diffusion et canaux Teams communs, signature des chartes reConnect, DocuSign et partage des guidelines
• Apporter un support administratif aux WP (Work Package/Groupe de travail de l'IHU) et à la Direction Opérationnelle de l'IHU et des plateformes :
• WP9 « Education, Formation et Communication » : Appui à la coordination administrative et opérationnelle
• Contribution à la communication interne et externe
• Soutien à la gestion des formations, mobilités
• Participation au suivi des activités, à la production de livrables et à la valorisation des actions
• Organisation logistique et appui aux événements scientifiques, pédagogiques et institutionnels
• WP10 «Innovation et partenariats industriels»: organisation de réunions/Comités internes et externes, gestion de déplacements, support DocuSign
• WP11 «Interface transversale et nouvelles perspectives»: suivi des tâches gestion des appels à projets, soutien à l'organisation d'événements en tant que membre du pôle des assistantes (ex : Scientific Days…); suivi des reportings
• Organiser les réunions/comités hors direction: Comité d'innovation, comité communication, comité dons & mécénat, comité RH, comité de suivi des WP leaders…);
• Organiser les déplacements et remboursements de certains membres des instances de gouvernance/comités
• Assurer la gestion administrative des Contributeurs Connectés externes
• Suivre administrativement les intégrations « RH» (DAR, collecte d'informations et de documents, communications avec les contributeurs connectés, «SAV»IT, Gestion, Achats, RH…)
• Organiser les déplacements des contributeurs connectés
• Participer aux réunions du comité RH/IHU pour le suivi des dossiers

Profil

• Expérience reconnue dans l'opérationnel des taches administratives le support opérationnel.
• Profils d'assistanat, Office management bienvenus.
• Adaptabilité, sens du service, et curiosité(nécessaires pour travailler avec des interlocuteurs et environnements variés)
• Autonomie et tendance collaborative renforcée (nécessaires pour travailler en équipe)
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Proactivité, capacité à organiser efficacement son quotidien et à faire face aux imprévus
• Sens de la confidentialité, de la conciliation et du compromis
• Anglais niveau ≥ B2
• Connaissances d'outils tels que Teams et de travail partagé (SharePoint, ...).

Vos conditions et environnement de travail

• L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
• Politique de congés très favorable (32 CP après intégration)
• Possibilité de télétravail
• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus).