Coordinateur Administratif (H/F/X)

Institut Pasteur; Paris; Hybride; EUR 41 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Mutuelle et cantine d'entreprise

Remboursement 75% des transports

Résumé du poste

L'Institut Hospitalo-Universitaire reConnect, affilié à l'Institut Pasteur, recherche un/une collaborateur(trice) administratif(ve) pour soutenir les Work Packages et les activités opérationnelles.

CDD de 18 mois, salaire maximal de 45 000 euros bruts annuels. Télétravail possible, mission centrée sur la gestion des emails, l'organisation des réunions et le suivi des formations.

Qualifications

• Expérience opérationnelle dans des tâches administratives
• Capacité à soutenir les WP et la Direction Opérationnelle
• Bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
• Anglais niveau B2 requis
• Adaptabilité et sens du service en environnement varié

Responsabilités

• Assurer le Guichet reConnect Admin: gestion de la boîte mail Outlook et dispatch des requêtes
• Apporter un support administratif aux WP et à la Direction Opérationnelle
• Suivre les activités des WP9 et WP10 et coordonner les formations
• Contribuer à la communication interne et externe
• Organiser les déplacements et les événements scientifiques et institutionnels
• Gestion des documents RH/administratifs et supervision des échanges avec contributeurs externes

Connaissances

Organisation

Rigueur

Rédaction

Anglais B2

Proactivité

Outils

Teams

SharePoint

Outlook

DocuSign

Description du poste

L'Institut Hospitalo-Universitaire reConnect a été créé en 2024. Il est le premier pôle d'excellence européen dédié aux troubles de l'audition et de la parole.

• Il regroupe de nombreuses disciplines allant de la recherche fondamentale jusqu'à l'application clinique.
• L'Institut reConnect est composé d'équipes scientifiques accompagnées d'une équipe administrative dédiée à l'accompagnement du fonctionnement opérationnel de l'Institut ainsi qu'à la gestion des 11 Work Packages (WP) (5 groupes de travail scientifique et 6 groupes de travail transversaux).

Dans ce contexte, l'Institut reConnect recherche un nouveau collaborateur pour renforcer l'équipe administrative et accompagner la montée en puissance de l'IHU.

CDD de 18 mois. Salaire suivant expérience et limité à 45000 euros bruts annuels

• Assurer le Guichet "reConnect Admin": gestion de la boîte mail outlook dédiée et dispatch des requêtes auprès des interlocuteurs internes à l'IdA/Institut Pasteur, gestion des listes de diffusion et canaux Teams communs, signature des chartes reConnect, DocuSign et partage des guidelines
• Apporter un support administratif aux WP (Work Package/Groupe de travail de l'IHU) et à la Direction Opérationnelle de l'IHU et des plateformes :
• WP9 " Education, Formation et Communication " : Appui à la coordination administrative et opérationnelle
• Contribution à la communication interne et externe
• Soutien à la gestion des formations, mobilités
• Participation au suivi des activités, à la production de livrables et à la valorisation des actions
• Organisation logistique et appui aux événements scientifiques, pédagogiques et institutionnels
• WP10 "Innovation et partenariats industriels": organisation de réunions/Comités internes et externes, gestion de déplacements, support DocuSign
• WP11 "Interface transversale et nouvelles perspectives": suivi des tâches gestion des appels à projets, soutien à l'organisation d'événements en tant que membre du pôle des assistantes (ex : Scientific Days...); suivi des reportings
• Organiser les réunions/comités hors direction?: Comité d'innovation, comité communication, comité dons & mécénat, comité RH, comité de suivi des WP leaders...);
• Organiser les déplacements et remboursements de certains membres des instances de gouvernance/comités
• Assurer la gestion administrative des Contributeurs Connectés externes
• Suivre administrativement les intégrations " RH" (DAR, collecte d'informations et de documents, communications avec les contributeurs connectés, "SAV"IT, Gestion, Achats, RH...)
• Organiser les déplacements des contributeurs connectés
• Participer aux réunions du comité RH/IHU pour le suivi des dossiers
• Expérience reconnue dans l'opérationnel des taches administratives le support opérationnel.
• Profils d'assistanat, Office management bienvenus.
• Adaptabilité, sens du service, et curiosité?(nécessaires pour travailler avec des interlocuteurs et environnements variés)
• Autonomie et tendance collaborative renforcée (nécessaires pour travailler en équipe)
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Proactivité, capacité à organiser efficacement son quotidien et à faire face aux imprévus
• Sens de la confidentialité, de la conciliation et du compromis
• Anglais niveau B2
• Connaissances d'outils tels que Teams et de travail partagé (SharePoint, ...).

Vos conditions et environnement de travail :

• L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
• Politique de congés très favorable (32 CP après intégration)
• Possibilité de télétravail
• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus).