Chef(fe) de service Administration Générale et Finances au CCAS H/F

Ville de Tremblay-en-France; Tremblay-en-France; On-site; EUR 48,000 - 64,000; Full time

Job summary

Ville de Tremblay-en-France recrute un chef de service pour piloter l’administration générale du CCAS et encadrer le secrétariat de direction et les finances. Vous assurez le pilotage des procédures, la dématérialisation, et le suivi des dossiers juridiques, financiers et RH, en lien avec la direction et les partenaires institutionnels.

Vous dirigerez les chefs de service et coordonnerez les équipes afin d’optimiser les procédures et garantir le service public, avec autonomie, rigueur et sens du

Qualifications

• Maîtrise du cadre réglementaire des établissements publics et fonctionnement des collectivités.
• Expertise en gestion administrative, financière et RH.
• Capacité d’organisation, planification et gestion des priorités.
• Excellentes qualités rédactionnelles et reporting.
• Maîtrise des outils informatiques et des tableaux de bord.
• Capacité à piloter des projets transversaux.

Responsibilities

• Pilotage de la gestion administrative et financière du CCAS.
• Encadrement de l'équipe secrétariat de direction et finances (3 agents).
• Veille juridique et suivi des dispositifs RGPD et risques psychosociaux.
• Suivi des marchés publics et des devis, rédaction des PV et courriers.
• Constitution et mise à jour des référentiels et procédures dématérialisées.
• Rédaction des délibérations et notes de synthèse en lien avec la direction.

Skills

Gestion administrative

Gestion financière

Ressources humaines

Reporting

Management d'équipe

Rigueur

RGPD

Education

Connaissances en droit public

Tools

MARCOWEB

Job description

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice du CCAS, le/la chef de service assure l'ensemble des activités relevant de l'administration générale du CCAS, en appui direct à la direction. Il/elle encadre l'équipe du secrétariat de direction et des finances, et constitue un relais stratégique pour la direction sur les dossiers administratifs, financiers et RH du CCAS.

Vos principales missions::

• Domaine de pilotage de la gestion administrative
  • Gérer les séances du Conseil d'administration du CCAS :
    • Suivi complet de la procédure (rétroplanning et calendrier d'exécution, élaboration de l'ordre du jour avec la directrice, suivi des rapports et projets de délibération élaborés par les chefs de service, vérification de la présence des administrateurs et désignation du secrétaire de séance, accompagnement des administrateurs dans la télé-procédure de récupération de la convocation et du cahier des rapports, rédaction du PV et des actes administratifs à prendre, accompagnement sur la transmission en préfecture, tenue des registres)
  • Gérer les dossiers administratifs et optimiser les procédures de constitution et de suivi : contrats et conventions passées avec les partenaires institutionnels
  • Constituer avec les chefs de service les référentiels des procédures administratives en phase avec l'évolution de la dématérialisation (circuit de parapheur administratif, circuit d'attribution des courriers, procédures des secteurs et procédures transverses : canicule/grand froid, aides aux victimes...) ; structurer leurs mises à jour ; mettre en place les matériels nécessaires à la dématérialisation ; faire évoluer et optimiser les logiciels métiers existants ou à venir
  • Mettre en place et assurer la veille juridique
  • Assurer le suivi des dispositifs réglementaires : RGPD, risques psychosociaux
• Domaine de pilotage et gestion financière
  • Suivre le dossier des marchés publics et des devis du CCAS :
    • Établir les cahiers des charges avec les chefs de service
    • Mettre en œuvre la procédure avec le logiciel MARCOWEB
    • Tenir un tableau récapitulatif pour respecter les échéances des différents marchés
    • Mettre en place les collaborations avec le service Achats marchés de la ville pour harmoniser les procédures par voie de dématérialisation (édition des annonces officielles, commissions d'analyse des offres)
    • Rédiger les PV d'attribution et les courriers de notification aux candidats
    • Organiser et analyser les demandes de devis, dans le respect du cadre réglementaire
  • Formaliser et mettre à jour systématiquement les arrêtés et décisions liés aux régies
  • Contribuer à la rédaction du rapport d’orientation budgétaire
  • Assurer les actions stratégiques des finances:
    • Instruire et saisir le budget
    • Élaborer et suivre les indicateurs de gestion
    • Analyser les besoins RH en matière de finances
    • Assurer le lien avec le Trésor Public
• Domaine de la gestion et du suivi RH pour le CCAS
  • Construire et prendre en charge, avec la direction du CCAS, les tableaux de bord et de suivi des ressources humaines sur tous les aspects :
    • Gérer le tableau des effectifs et des emplois en lien avec la direction des ressources humaines
    • Suivre la masse salariale selon les besoins de recrutement/finances
    • Gérer le plan de formation
    • Gérer les conventionnements CIG et les marchés d'assurances
    • Gérer le DUREP en travail conjoint avec les chefs de service
    • Organiser l'accueil de stagiaires en lien avec les chefs de service
    • Rédiger les délibérations du conseil d'administration
• Domaine de l'encadrement
  • Encadrer et animer l'équipe du secrétariat de direction et des finances, composée de 3 agents,
  • Développer un groupe de travail avec les différentes assistantes des services pour le partage des outils administratifs communs au CCAS

Vous êtes rigoureux(se), doté(e) d’une solide expertise en gestion administrative, financière et RH. Vous savez piloter des projets transversaux, optimiser les procédures, fédérer les équipes et accompagner les évolutions organisationnelles avec méthode. Vous êtes autonome, organisé(e) et doté(e) d’un réel sens du service public.

Précisions de périmètre : le volet d'analyse d'activités et de suivi statistique est réalisé dans chaque service ; le travail de bilan d'activités permettant de centraliser l'ensemble des éléments est rédigé par l'assistante de direction. Les notes de synthèse sont rédigées par les chefs de service et validées par la direction

Compétences et formations requises :

• Maîtrise du cadre réglementaire des établissements publics, du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures juridiques.
• Expertise en gestion administrative, financière et RH.
• Capacité d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Excellentes qualités rédactionnelles, d’analyse, de synthèse et de reporting.
• Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers et de la conception de tableaux de bord.
• Capacité à élaborer des procédures, à optimiser les processus et à piloter des projets transversaux.
• Compétences en management, coordination d’équipe et animation de réseaux collaboratifs.
• Leadership, autonomie, rigueur, réactivité et sens de l’initiative.
• Qualités relationnelles, écoute, adaptabilité et aptitude à travailler en équipe.
• Discernement, sens des responsabilités et engagement au service du public.
• Permis B