Chef.fe de projet et gestionnaire de l’Académie Spatiale d’IDF et du LISA H/F

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; On-site; EUR 20,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Déplacements ponctuels à l’étranger

Job summary

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un(e) agent administratif(ve) pour coordonner les activités de l’Académie Spatiale d’Île-de-France et du LISA. Vous assurerez le secrétariat, la gestion budgétaire et le soutien logistique des actions internationales.

Le poste implique une charge administrative soutenue, des déplacements ponctuels à l’étranger et une collaboration avec l’UPEC, la Cape Peninsula University of Technology et des partenaires européens.

Qualifications

• Formation supérieure à partir de Bac+3 en gestion, administration, gestion de projets.
• Anglais indispensable.
• Maîtrise Word, Excel et PowerPoint.
• Connaissance des règles de la commande publique.

Responsibilities

• Coordination opérationnelle et logistique des actions de l’Académie à l’UPEC, sous la supervision du coordinateur.
• Suivi administratif et financier: commandes, dépenses, missions, conventions.
• Interface avec les services impliqués et partenaires européens.
• Organisation des réunions, événements et Summer Schools: préparation, logistique et comptes rendus.
• Secrétariat et suivi administratif des étudiants du Master, et échanges avec l’étranger.
• Suivi des échanges internationaux et des partenariats avec des institutions.

Skills

Word

Excel

PowerPoint

Anglais

Education

Bac+3 en gestion, administration, gestion de projets

Tools

SIFAC

GESLAB

ETAMINES

NOTILUS

Job description

Rattaché.e au département administratif du LISA sous la responsabilité conjointe du responsable de l’Académie Spatiale d’Île-de-France à l’UPEC et de la responsable administrative du laboratoire LISA, vous évoluez dans un environnement international stimulant en lien avec des étudiants, chercheurs et partenaires en France, en Europe et en Afrique du Sud (des déplacements ponctuels à l’étranger sont à prévoir). Le pilotage scientifique et pédagogique restant assuré par les responsables académiques, vous assurez la coordination opérationnelle, administrative et logistique en articulant vos activités autour de deux axes principaux :

1) Activités principales pour l’Académie Spatiale d’Île-de-France

• Coordination opérationnelle et logistique

  • Assurer la coordination opérationnelle, administrative et logistique des actions de l’Académie à l’UPEC, sous la responsabilité de son coordinateur.

  • Assurer l’interface avec les services de l’UPEC impliqués dans l’Académie : Faculté des Sciences et Technologie, Direction de la Transformation et Direction des Relations Internationales.

  • Organiser et suivre les réunions, événements, conférences et Summer Schools : préparation, logistique, suivi des actions et comptes rendus.

• Gestion administrative et financière

  • Assurer le suivi administratif et financier : commandes, dépenses, missions, conventions et contrats.

  • Assurer le suivi des ordres de mission dans NOTILUS et des commandes dans SIFAC.

• Dimension internationale et communication

  • Participer au développement des échanges internationaux, notamment avec les partenaires européens dans le cadre de l’Alliance Aurora.

  • Contribuer à la mise en oeuvre des actions avec les partenaires académiques, institutionnels et internationaux.

• Master international Satellite Systems and Applications

  • Assurer le secrétariat et le suivi administratif des étudiants du Master, en France et les échanges en anglais avec l’homologue de la Cape Peninsula University of Technology (CPUT) en Afrique du Sud.

  • Assurer l’accompagnement des inscriptions et contribuer aux échanges avec les étudiants (notes, jurys et échéances).

  • Participer à l’organisation des activités internationales du Master.

2) Activités principales pour le LISA

• Assurer le suivi administratif et financier des dépenses liées au budget annuel de l’unité et des contrats de recherche des trois tutelles : commandes, dépenses et missions.

• Assurer le suivi des ordres de mission dans ETAMINES et NOTILUS et des commandes dans SIFAC / GESLAB.

• Assurer le classement et l’archivage des documents de gestion et contribuer au suivi administratif des projets de recherche.

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs (entre 1790 et 2800 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière).

Formation recommandée :

Formation supérieure à partir de Bac+3 en gestion, administration, gestion de projets ou domaine équivalent

Connaissances souhaitées :

• Environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche

• Règles de base de la commande publique

• Word, Excel, PowerPoint

• Anglais indispensable

Savoir-faire :

• Travailler en équipe et travailler dans un environnement international

• Gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs simultanément

• Utiliser ou acquérir les outils SIFAC (tutelles universitaires), GESLAB, ETAMINES et NOTILUS

Savoir être :

• Rigueur, autonomie, réactivité et sens de l’organisation

• Capacité à se rendre disponible