Chef(fe) de Bureau, Service Médical

OECD Parliamentary Group; Paris; On-site; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Job summary

OCDE recrute pour son Service de gestion des ressources humaines. Le poste est basé sur site à Paris La Muette, pour une durée déterminée de 24 mois avec possibilité de renouvellement.

La rémunération mensuelle de base est de 4 502,33 EUR, avec allocations selon la situation personnelle et une rémunération globale exonérée d’impôt sur le revenu en France. Le profil exige un diplôme en gestion ou santé, 5 ans d’expérience, la maîtrise du Pack Office et des logiciels médicaux, et le bilinguisme

Qualifications

• Diplôme de formation supérieure en gestion ou dans le domaine de la santé.
• 5 ans d'expérience professionnelle, idéalement dans un service de santé, complétée par une expérience dans une entreprise ou une organisation internationale.
• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue.
• Aptitude à utiliser les systèmes bureautiques de l’OCDE (Suite Microsoft Office) et les logiciels médicaux (idéalement Préventiel®)

Responsibilities

• Gestion administrative et coordination administrative de l’équipe
• Assurer l’accueil du service médical
• Gérer le courrier et le compte générique, en assurer le bon suivi par les différents acteurs du service
• Organiser la téléphonie du service
• Effectuer et superviser la gestion du planning du service, telle que la prise des rendez-vous, des examens médicaux
• Gérer l’emploi du temps des médecins et organiser les différentes réunions du service médical
• Générer et coordonner le planning / emploi du temps des membres de l’équipe médico-psychosocial.Gestion des ressources
• Assurer la bonne gestion des différentes ressources : matériel, pharmacie, logiciels, base de données confidentielle ;
• Coordonner le suivi, la conservation et la confidentialité de dossiers médicaux, de leur création jusqu’à leur archivage ;
• Favoriser autant que possible la dématérialisation et la simplification des procédures du service médical : documents médicaux et outils de suivi en coordination avec les autres unités d’HRM/HRO;
• Valider les projets et évolutions (logiciel médical UeGAR® ou Kénora en remplacement de Préventiel® par exemple) avec les autorités compétentes au sein de l’Organisation.
• Suivi des dossiers complexes et des Non-activités
• Assurer le bon suivi des agents en Non-Activité, en coordination avec les collègues de l’équipe et les autres intervenants concernés;
• Gérer le suivi des cas complexes, en particulier la liste des agents en surveillance médicale spéciale et leur périodicité.
• Organisation des Commissions statutaires
• Organiser les Commissions Médicale et d’Invalidité avec les médecins du service;
• Coordonner les Commissions Enfants Handicapés et Allocation d’éducation spécialisé avec la Conseillère Sociale qui en assure le secrétariat.
• Gestion des documents médicaux/administratifs
• Préparer des documents de communication;
• Préparer et mettre en forme le relevé d’activité du service médical et le rapport annuel d’activité du service médical pour le Sous-Comité Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (SCHSCT) ;
• Assurer la coordination administrative avec les prestataires extérieurs.
• Liaison au sein de l’OCDE
• S’assurer d’une liaison efficace et de qualité avec les membres des services médicaux et Sociaux, les autres services d’EXD et l’ensemble des Directions.
• Coordonner les interventions dans les locaux de l’Organisation de prestataires extérieurs, et participer activement à la coordination de projets qui impliquent le service médical.
• Gérer les différentes activités des praticiens de bien‑être dans les locaux de l’OCDE.

Skills

Gestion administrative

Coordination d'équipe

Bureautique Office

Planification et scheduling

Education

Diplôme supérieur en gestion

Formation en santé

Tools

Suite Microsoft Office

Préventiel®

Job description

L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien‑être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permet aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

La Direction exécutive administre les ressources de l’OCDE au nom du Secrétaire général. Notre champ d’action couvre les ressources humaines et le bien‑être du personnel; la gestion efficace et efficiente du budget; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégations, des visiteurs et des données de l’OCDE; et la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques. Nous permettons en outre à l’OCDE d’exercer son pouvoir fédérateur en organisant des conférences, des réunions et des manifestations, que ce soit à distance, sur place ou dans un format hybride. Outre les services de soutien, les fonctions centrales et l’aide à la gestion que nous assurons auprès du personnel et des Membres de l’OCDE, nous faisons bénéficier le Secrétaire général, le Conseil et les comités permanents –auxquels nous rendons compte régulièrement des affaires internes– de nos conseils stratégiques et de notre expertise quant aux politiques institutionnelles et aux questions de gestion de l’Organisation, en suivant une approche intégrée. Nous assurons également des fonctions de gestion des risques (pour les domaines de gestion qui relèvent de notre compétence). Nous menons notre activité dans un environnement dynamique en privilégiant l’excellence en matière de gestion dans toutes nos fonctions.

Au sein de la Direction exécutive de l'OCDE (EXD), le Service de gestion des ressources humaines (GRH) est responsable de la mise en œuvre des politiques et des processus pour soutenir les besoins en personnel de l'Organisation et de son personnel. Le Groupe des opérations RH (HRO), l'une des trois unités commerciales de la GRH, fournit des services opérationnels centralisés : la Paie (salaires et indemnités), les Services médicaux et sociaux, la gestion du système de santé de l'Organisation (OMESYS) et un Service d'accueil pour les nouveaux arrivants.

Sous l’autorité du médecin manager des services médicaux et sociaux de l’OCDE, le/ la titulaire exercera la mission de chef(fe) de bureau. Le service est composé de deux médecins, de cinq infirmiers (4 ETP), d’une conseillère sociale et d’un psychologue qui exercent sur deux sites distincts. Les responsabilités principales, associent la gestion administrative et budgétaire du service, l’organisation des activités du service en cohésion avec l’équipe infirmière et l’unité psycho-sociale. Le chef de bureau rapporte directement au médecin manager du service et collabore au quotidien avec les membres de l’équipe médicale. L’exercice des fonctions est basé sur le site de La Muette à Paris.

Description du poste

Responsabilités principales

Gestion administrative et coordination administrative de l’équipe

• Assurer l’accueil du service médical
• Gérer le courrier et le compte générique, en assurer le bon suivi par les différents acteurs du service
• Organiser la téléphonie du service
• Effectuer et superviser la gestion du planning du service, telle que la prise des rendez-vous, des examens médicaux
• Gérer l’emploi du temps des médecins et organiser les différentes réunions du service médical

Générer et coordonner le planning / emploi du temps des membres de l’équipe médico-psychosocial.Gestion des ressources

• Assurer la bonne gestion des différentes ressources : matériel, pharmacie, logiciels, base de données confidentielle ;
• Coordonner le suivi, la conservation et la confidentialité de dossiers médicaux, de leur création jusqu’à leur archivage ;
• Favoriser autant que possible la dématérialisation et la simplification des procédures du service médical : documents médicaux et outils de suivi en coordination avec les autres unités d’HRM/HRO;
• Valider les projets et évolutions (logiciel médical UeGAR® ou Kénora en remplacement de Préventiel® par exemple) avec les autorités compétentes au sein de l’Organisation.

Suivi des dossiers complexes et des Non-activités

• Assurer le bon suivi des agents en Non-Activité, en coordination avec les collègues de l’équipe et les autres intervenants concernés;
• Gérer le suivi des cas complexes, en particulier la liste des agents en surveillance médicale spéciale et leur périodicité.

Organisation des Commissions statutaires

• Organiser les Commissions Médicale et d’Invalidité avec les médecins du service;
• Coordonner les Commissions Enfants Handicapés et Allocation d’éducation spécialisé avec la Conseillère Sociale qui en assure le secrétariat.

Gestion des documents médicaux/administratifs

• Préparer des documents de communication;
• Préparer et mettre en forme le relevé d’activité du service médical et le rapport annuel d’activité du service médical pour le Sous-Comité Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (SCHSCT) ;
• Assurer la coordination administrative avec les prestataires extérieurs.

Liaison au sein de l’OCDE

• S’assurer d’une liaison efficace et de qualité avec les membres des services médicaux et Sociaux, les autres services d’EXD et l’ensemble des Directions.
• Coordonner les interventions dans les locaux de l’Organisation de prestataires extérieurs, et participer activement à la coordination de projets qui impliquent le service médical.
• Gérer les différentes activités des praticiens de bien‑être dans les locaux de l’OCDE.

Profil du/de la candidat(e) idéal(e)

• Diplôme de formation supérieure en gestion ou dans le domaine de la santé.

Expérience professionnelle

• 5 ans d'expérience professionnelle, idéalement dans un service de santé, complétée par une expérience dans une entreprise ou une organisation internationale. Bonne connaissance des procédures et de la pratique médicale du pays hôte. Une bonne expérience ou connaissance du fonctionnement des services médicaux des Organisations coordonnées serait un plus.
• Dans l’hypothèse où le/la candidat(e) détient un diplôme d’infirmier(e) reconnu en France, il pourrait participer ponctuellement à la prise en charge d’urgences médicales.
• Aptitude à utiliser les systèmes bureautiques de l’OCDE (Suite Microsoft Office) et les logiciels médicaux (idéalement Préventiel®)
• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi: Vision et stratégie (niveau1); Renforcement des capacités des personnes (niveau1); Éthique et intégrité (niveau1); Collaboration et horizontalité (niveau2); Obtention de résultats (niveau1); Innovation et acceptation du changement (niveau1).
• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue.
• La connaissance d’autres langues serait un atout.

Informations complémentaires

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant 23:59, 17novembre2026(heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement d’une durée déterminée de 24 mois, avec possibilité de renouvellement pour une durée maximale de 36 mois.

Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce qu’offre l’OCDE

• Le salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée.

Processus de sélection

Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées [ressortissantes d’un de ses pays Membres ], indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

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