Chef du service Patrimoine, Achats et Comptabilité (H/F)

Département de la Vendée; La Roche-sur-Yon; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés

Repas dématérialisés

Mutuelle et prévoyance

Job summary

Direction des Moyens Généraux du Département de la Vendée recrute un cadre expérimenté pour encadrer le service et piloter les achats publics. Vous assurerez le pilotage budgétaire, la gestion des effectifs et les relations avec les services internes.

Vous serez en charge des procédures administratives et financières des marchés, des indicateurs de performance et du respect des règles de la commande publique.

Qualifications

• Expérience confirmée dans des fonctions d’encadrement.
• Maîtrise des procédures de marchés publics, des règles budgétaires et comptables.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement.

Responsibilities

• Encadrer et animer l'équipe du service.
• Planifier, organiser, coordonner et superviser l'activité du service.
• Gérer les congés, les absences et les remplacements.
• Conduire les recrutements en lien avec les RH.
• Piloter les achats et les outils de pilotage.

Skills

Management

Achat et négociation

Organisation et rigueur

Communication

Education

Bac+3 minimum en comptabilité/achats/droit public

Tools

Pack Office

Logiciels de gestion comptable

Job description

Rejoignez la Direction des Moyens Généraux du Département de la Vendée

Rattachée au Pôle Finances et Ressources, la Direction des Moyens Généraux regroupe près de 90 agents et gère un budget de fonctionnement d'environ 12 M€.

Acteur essentiel du bon fonctionnement de la collectivité, elle met en œuvre des missions variées au service des agents, des élus et des usagers. Elle s'appuie pour cela sur quatre services complémentaires :

• Le Service Patrimoine, Achats et Comptabilité, chargé de la gestion du patrimoine immobilier départemental, des achats et marchés publics ainsi que du suivi budgétaire et comptable ;
• Le Service Propreté et Hygiène des Locaux, garant de l'entretien et de l'hygiène des bâtiments départementaux ;
• Le Service Production et Logistique, en charge des activités logistiques, de la maintenance des bâtiments, de la sécurité, du gardiennage et de l'imprimerie départementale ;
• Le Service Accueil et Relations Usagers, qui assure l'accueil des usagers, la gestion des appels téléphoniques, du courrier et du préarchivage des documents administratifs.

Missions principales

Vous assurez l’encadrement des agents et le pilotage opérationnel et technique du service, composé de onze agents (2 acheteurs, 1 référent patrimoine, 2 gestionnaires du patrimoine, 3 gestionnaires achats et 3 gestionnaires comptables).

Vous êtes plus particulièrement chargé(e) des missions suivantes :

• Encadrer et animer l'équipe du service
• Planifier, organiser, coordonner et superviser l'activité du service
• Gérer les congés, les absences et les remplacements
• Assurer les recrutements, en lien avec la Direction des Ressources humaines
• Conduire les entretiens annuels d’évaluation et accompagner le développement des compétences des agents
• Assurer le pilotage stratégique des achats :
• Définir, mettre en œuvre et évaluer la politique achats de la Direction, en collaboration avec la Directrice et son adjointe dans le respect des orientations de la collectivité
• Piloter les processus achats et garantir leur sécurisation juridique, financière et organisationnelle.
• Élaborer la programmation des achats en lien avec les services utilisateurs et le service Commande publique, et anticiper les besoins.
• Identifier et mettre en œuvre des leviers d'optimisation des dépenses et de performance économique
• Développer des outils de pilotage et suivre les indicateurs d'activité, de qualité et de performance.
• Assurer une veille réglementaire et technique dans les domaines de l'achat public.
• Superviser et coordonner les achats courants de fournitures et de prestations de service:
• Garantir la bonne expression des besoins et la programmation des achats.
• Superviser les procédures d'achat menées par les gestionnaires et les acheteurs du service.
• Veiller au respect des règles de la commande publique et des procédures internes.
• Participer aux procédures présentant des enjeux techniques, financiers ou stratégiques particuliers.
• Contribuer aux négociations avec les fournisseurs et prestataires lorsque nécessaire.
• Valider les analyses d'offres et les propositions d'attribution.
• Encadrer la gestion administrative de la cellule Patrimoine en lien avec la Directrice des Moyens Généraux
• Superviser la rédaction des rapports soumis à la commission permanente, en lien avec le référent patrimoine.
• Superviser le suivi des contentieux et les litiges éventuels, en lien avec la juriste.
• Garantir la sécurisation juridique et administrative des procédures patrimoniales.
• Piloter la préparation budgétaire et assurer le suivi de l’exécution en lien avec l’adjointe à la directrice des moyens généraux
• Coordonner la préparation budgétaire
• Recenser et analyser les besoins budgétaires exprimés par les services
• Élaborer les propositions budgétaires et participer aux travaux de prospective financière.
• Concevoir et suivre des tableaux de bord de pilotage budgétaire.
• Contrôler l’exécution budgétaire, notamment les règles d’imputation des dépenses)
• Analyser les écarts entre prévisions et réalisations et proposer les mesures correctrices nécessaires.
• Assurer le suivi de la facturation et des dépenses et alerter la hiérarchie si nécessaire
• Contribuer à l’optimisation de l’utilisation des crédits et à la maîtrise des dépenses
• Piloter la gestion administrative et financière des marchés :
• Garantir le suivi global de l'exécution administrative, financière et qualitative des marchés de la direction.
• Superviser le traitement des contentieux, précontentieux et litiges, en lien avec les acheteurs et les services internes concernés
• Piloter la mise en œuvre des évolutions contractuelles (avenants, révisions de prix, reconductions ou dénonciations)
• Assurer le suivi de la performance des marchés et évaluer la qualité des prestations réalisées au regard des engagements contractuels.
• Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage relatifs à l'exécution des marchés, aux dépenses et à la qualité de service.
• Assurer, en tant que de besoin, la réalisation des achats courants de fournitures, services ou travaux en suppléance des acheteurs ou gestionnaires achats du service.
• Participer aux projets transversaux portés par la Direction des Moyens Généraux.
• Représenter la direction ou le service lors de réunions internes ou partenariales.

Encadrement direct et évaluateur :

• Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Moyens généraux
• Sous l’autorité fonctionnelle de l’Adjointe à la Directrice des Moyens généraux
• Evaluateur : La Directrice des Moyens généraux

Profil souhaité (en termes d’expérience, de formation, de compétences principales) :

• De formation supérieure Bac+3 minimum, idéalement dans les domaines de la comptabilité, des achats ou du droit public
• Expérience confirmée dans des fonctions d’encadrement
• Connaissance des techniques d'achat et de négociation appréciée.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur
• environnement institutionnel et des processus décisionnels.
• Maîtrise des procédures de marchés publics, des règles budgétaires et comptables.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des logiciels de gestion comptable

Qualités essentielles requises :

• Aptitudes managériales
• Excellentes qualités rédactionnelles.
• Aisance relationnelle et aptitude à la communication avec des interlocuteurs variés.
• Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers et le respect des échéances.
• Capacité d’analyse et de proposition
• Sens des responsabilités, autonomie et sens des initiatives
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Réactivité face aux imprévus et aux urgences
• Sens de la discrétion et respect du secret professionnel.
• Disponibilité.

Conditions de travail :

• Lieu d’affectation : Hôtel du Département LA ROCHE SUR YON.
• Quotité de travail : 100%.
• Télétravail possible

Vos avantages :

• 25 jours de congés et 22 jours d'ARTT
• Titres repas dématérialisés d'une valeur faciale de 8 euros, dont 4,80€ financés par la collectivité
• Prestations sociales du FDAS/CNAS (chèques noël/rentrée scolaire, plan d'épargne chèques vacances, participation financière à la garde d'enfant et l'accueil de loisirs, etc..)
• Participation financière aux frais de mutuelle: 22 € bruts par mois, sous réserve d'un contrat labellisé (vérifier la labellisation sur https://www.collectivites-locales.gouv.fr)
• Participation financière au titre de la Prévoyance (souscription obligatoire à un contrat collectif) : participation employeur de 50% sur les garanties minimales (incapacité et invalidité, hors options : taux de 2,09% du Traitement indiciaire brut et du régime indemnitaire brut.
• Remboursement abonnement domicile/travail : la prise en charge est fixée à 75 % du prix de l’abonnement, sur la base des tarifs de 2ème classe, dans la limite de 96,36€ par mois.
• Primes annuelles: complément de rémunération d’un montant annuel de 844€ bruts (versée pour moitié en juin et en décembre) et prime d’intéressement à la performance collective de 450€ bruts versée une fois par an, en décembre, sous réserve de conditions d'ancienneté

Informations complémentaires :

Conformément à l’article L.311-1 du Code général de la fonction publique, les emplois permanents des collectivités et établissements sont occupés par des fonctionnaires.

Toutefois, dans l’hypothèse d’un recrutement infructueux de fonctionnaire, les fonctions proposées pourront être exercées par un contractuel sur le fondement et dans les conditions fixées aux articles L.332-8 ou L.332-14 du Code général de la fonction publique.

À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Pour les titulaires ou lauréats de la Fonction Publique, merci de nous adresser votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation de réussite à un concours.

Renseignements complémentaires :

Sur le contenu de la fiche de poste et les missions : auprès de Muriel VILAIN, Directrice DMG (02 28 85 83 61) ;

Sur le processus de recrutement ou toute question d’ordre RH : auprès de Estelle DAVID Chargée de recrutement 02.28.85.84.50).