Chargé(e) de la coordination interministérielle (H/F)

Préfecture du Var; Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 22,000 - 36,000; Full time

Job summary

Préfecture du Var recrute pour assister le bureau du préfet: suivi des rendez-vous, élaboration de tableaux de suivi, et préparation des dossiers pour les réunions avec les services de l’État et les partenaires locaux.

Vous assurerez la gestion administrative, l’archivage et le suivi des recours, et contribuerez à la coordination des politiques publiques afin de garantir le fonctionnement efficace du service.

Qualifications

• Connaissances techniques: informatique et bureautique
• Connaître l’environnement professionnel et le cadre juridique
• Savoir-faire en travail d’équipe et organisation

Responsibilities

• Suivre les agendas du préfet et du secrétaire général et préparer les dossiers pour les réunions
• Gérer le registre des actes administratifs et orienter les contentieux
• Participer au suivi des politiques publiques et à l’archivage des dossiers

Skills

Informatique bureautique

Travail en équipe

Rigueur

Réactivité

Job description

Vos activités principales:

• 1) En transversalité et en lien avec l’ensemble des services déconcentrés de l’Etat (ATE et hors ATE)
  Suit les agendas du préfet et du secrétaire général, en lien avec leur secrétariat: élaboration des tableaux de suivi des rendez‑vous, identification des sujets d’actualité et des enjeux locaux s’y rapportant, sollicitation des services et opérateurs de l’État dans le département aux fins de collecte des éléments constitutifs des dossiers.
  Prépare les dossiers du préfet (occasionnellement, du secrétaire général ou d’un membre du corps préfectoral) pour les réunions, entretiens, déjeuners de travail, visites, inaugurations, assemblées générales des chambres consulaires, des maires et maires ruraux du Var, les réunion régionales (CAR, Pré-CAR réunions des préfets) , visioconférences, bilatérales… Prépare la réunion hebdomadaire du collège des chefs de services et le comité des directions; en assure ponctuellement la rédaction du compte‑rendu.
  Veille à la bonne articulation et fluidité des informations liées aux projets et thématiques à enjeux. Complète les outils numériques permettant la capitalisation des informations et la conservation d’historiques par grandes thématiques ou politiques publiques.
  Puisse être amené ponctuellement à assister aux réunions agendas du préfet ou du directeur de cabinet.
• 2) Assure la gestion et le traitement des missions du bureau via les applications et boites fonctionnelles dédiées
  Administre l’application du registre des actes administratifs (RAA) et assure la publication des actes
  Oriente les contentieux dans Télérecours
  Contribue à la gestion des boites fonctionnelles
  Contribue au suivi des recours au pouvoir de dérogation du préfet.
  Archivage et destruction des dossiers physiques.
• 3) Assure, pour l’ensemble de la direction de la coordination des politiques publiques et de l’appui territorial
  La commande des fournitures;
  La gestion de Chorus‑DT (réservations de prestations de voyage et de restauration, remboursement des frais avancés) ;
  La répartition du courrier.
• 4) Missions secondaires:
  Par polyvalence et afin d’assurer la continuité de service, vient en soutien au fonctionnement de l’ensemble des attributions de la mission de coordination interministérielle (fonction notariale de l’État, mise à jour des sites internet et intranet sur l’actualité de la MCI, mise à jour des arrêtés de délégation de signature et ordonnancement, réponse aux sollicitations CADA) .
  Participe à l’ensemble des chantiers prioritaires de la MCI, en fonction de l’évolution des missions, des nouveaux dispositifs mis en place, des actions qui pourront être engagées dans le cadre de l’ATE.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Poste qui requiert de travailler en équipe et en transversalité, avec une capacité à s’intégrer dans une démarche partenarialeet à faire preuve d’adaptabilité en fonction des priorités ou des demandes de la hiérarchie.
Qualités relationnelles et discrétion; Réactivité et autonomie;
Ce poste demande un bon niveau dans l’utilisation des outils informatiques et numériques, qui sont collectifs.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:
Connaissances techniques:
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Avoir des compétences juridiques - niveau pratique requis
Savoir-faire:
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise requis
Savoir analyser - niveau pratique requis
Avoir l'esprit de synthèse - niveau pratique requis
Savoir-faire:
Savoir s'adapter - niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis
Réactivité - niveau maîtrise requis

Présentation de Préfecture du Var

Préfecture du Var