Chargé(e) de gestion administrative et financière

Polepharma; Chartres; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Polepharma recherche un(e) Chargé(e) de gestion administrative et financière à Chartres. Le candidat idéal assure le suivi des budgets, coordonne des projets et produit des reporting financiers.

Expérience de 3 à 5 ans requise, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et une capacité à travailler en interface avec divers interlocuteurs. Poste en temps plein avec de réelles perspectives d'évolution.

Qualifications

• Bonne connaissance des budgets et des suivis de subventions.
• Capacité à organiser et prioriser efficacement.
• Expérience dans un environnement institutionnel ou associatif appréciée.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif des budgets et des subventions.
• Coordonner et participer à des projets transversaux.
• Produire des tableaux de bord administratifs et financiers.

Skills

Gestion administrative et financière

Outils bureautiques

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Relationnel

Education

Expérience de 3 à 5 ans en assistanat administratif/financier

Tools

Excel

Google Sheets

Job description

Chargé(e) de gestion administrative et financière

Lieu : Chartres, Centre-Val de Loire

Temps plein

Salaire : Selon profil et expérience

Responsabilités principales

• Gestion administrative et financière (appui)
  • Assurer le suivi administratif des budgets de fonctionnement et d’investissement (tableaux de suivi, mise à jour des données, alertes sur les échéances).
  • Participer à la préparation et au suivi des conventions de partenariat avec les territoires (classement, mise à jour, suivi des échéances et des livrables).
  • Contribuer à la préparation des bilans financiers, annexes techniques et documents de reporting.
  • Veiller au respect des procédures internes et à la qualité des documents produits en lien avec le cabinet comptable.
  • Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de subvention.
• Assistance administrative et juridique de la vie statutaire
  • Support administratif et juridique lié à la vie statutaire de l’organisation.
• Coordination et interface
  • Assurer l’interface administrative avec les partenaires territoriaux et institutionnels (collectivités, adhérents, financeurs).
  • Suivre les décisions issues des réunions (direction, partenaires) et en assurer la mise en forme et la diffusion.
  • Participer à la coordination de projets transversaux ou d’événements liés à la vie de la structure (réunions, comités, rencontres partenaires).
  • Assurer la coordination de l’équipe.
• Suivi, reporting et outils de pilotage
  • Produire et mettre à jour des tableaux de bord administratifs et financiers (reporting mensuel, indicateurs de suivi).
  • Réaliser des analyses simples et synthèses pour appuyer la prise de décision.
  • Assurer le suivi des échéances réglementaires et contractuelles.
• Organisation et amélioration des processus
  • Contribuer à la cartographie et à l’optimisation des processus administratifs.
  • Participer à des actions d’amélioration continue (dématérialisation, simplification documentaire, automatisation d’outils).
  • Proposer des améliorations pratiques pour fiabiliser et fluidifier l’organisation.
• Veille et appui territorial
  • Participer à la veille sur les dispositifs de financements publics (Région, Départements, EPCI).
  • Mettre à jour les bases de données partenaires et contribuer au suivi des relations avec les collectivités.

Compétences requises

• Bonnes connaissances en gestion administrative et financière (budgets, suivi de subventions, procédures).
• Aisance avec les outils bureautiques, en particulier Excel / Google Sheets.
• Capacité à organiser, prioriser et respecter des délais.
• Très bonnes qualités rédactionnelles et sens de la synthèse.
• Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité.
• Bon relationnel et capacité à travailler en interface avec des interlocuteurs variés (internes et externes).

Profil recherché

• Expérience de 3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif et/ou financier, idéalement dans un environnement institutionnel, associatif ou territorial.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée.
• Autonomie, esprit d’initiative et goût pour l’amélioration continue.

Conditions et positionnement

• Poste en appui direct de la direction et des équipes projets.
• Forte dimension organisationnelle et transversale.
• Évolution possible des missions en fonction de l’autonomie et des compétences développées.
• Lieu : Chartres