Chargé.e de gestion administratif H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Occitanie; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

IMT Mines Albi recrute un Chargé.e de gestion administrative H/F au sein de la Direction des Formations. Vous assurez le pilotage des stages, des alternances et des projets tutorés, avec gestion des conventions, suivis administratifs, et interface avec les lecteurs et les entreprises.

Le poste demande Bac+2 administratif, 2 ans d'expérience dans l'enseignement ou l'administration publique, maîtrise bureautique et anglais B1-B2, sens de l'organisation et capacité à gérer les pics d'activité.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac+2 administratif et d'au moins 2 ans d'expérience dans une structure d'enseignement.
• Compétences en suivi de dossier, veille réglementaire et administration du personnel étudiant.
• Anglais souhaité (B1–B2) et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Gérer les activités administratives liées aux stages et Masters (Novembre à Mai).
• Suivre les conventions de stage et vérifier la conformité avant le départ des lecteurs.
• Gérer les dossiers des alternants et les relations avec MidiSup.
• Organiser les visites médicales et le suivi des Quitus internationaux.
• Assurer le soutien logistique pour les forums et journées partenaires.
• Être le contact privilégié des entreprises pour l'aspect administratif.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Relation client

Travail en équipe

Formation

Bac+2 administratif

Outils

Bureautique

Description du poste

Intitulé du poste

Chargé.e de gestion administratif H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiate)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

�cole du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une �cole de l'Institut Mines- Télécom, 1er groupe d'écoles d'ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions - former des ingénieurs en intégrant la dynamique du développement durable, faire de la recherche scientifique, contribuer au développement économique et diffuser la culture des sciences, des techniques et de l'innovation - en un cercle vertueux et porteur d'innovation.

Son positionnement en matière de formation et de recherche la place IMT Mines Albi comme école de référence sur trois des quatre thématique de l'IMT, à savoir l'industrie du futur responsable, l'energy, économie circulaire et société ainsi que l'ingénierie, santé et bien-être.

IMT Mines Albi s'est dotée en 2023 et pour une période quinquennale, d'un plan stratégique décliné en 7 grandes actions, répondant ainsi aux orientations stratégiques du groupe IMT à laquelle elle appartient.

Descriptif de l'employeur (suite)

La direction des formations est un des services métier de IMT Mines Albi. Elle est dotée d'un directeur-ice, d'un directeur-ice- adjoint et regroupe une trentaine de personnes réparties au sein de 5 pôles fonctionnels.

Raison d'être et missions de la Direction des Formations:

• Recruter des lecteurs du meilleur niveau possible en adjécation avec nos formations
• Concevoir une offre de formation répondant aux besoins du monde économique
• Diplômer des ingénieurs pluridisciplinaires et internationaux ainsi que des cadres internationaux dans nos filières master, mastères directement employables.

Au sein de la Direction des formations, le Pôle Formation en entreprisea pour mission de faciliter l'interface entre étudiants, entreprises et formation en pilotant les stages, l'alternance et les projets tutorés(recherche de sujets auprès des industriels, organisation d'événements, contractualisation, diffusion des offres, formation des tuteurs). Il développe des partenariats stratégiques avec les entreprises (prospection, conventions de partenariat) et gère les données entreprises (enquêtes emploi, capitalisation des contacts et opportunités).

Description du poste

Au sein du Pôle Formation en Entreprise, composée d'une Responsable de Pôle et de 3 agents, vous assurerez les missions suivantes en binôme avec l'autre Chargé(e) de Gestion Administrative du Pôle:

1. Gérer les activités administratives en lien avec les stages et les Masters (Novembre à Mai)

a. Maintenir à jour les pages Campus liées aux formalités administratives pour les stages

b. Faire de la veille réglementaire liée aux stages

c. Informer sur et orienter les lecteurs dans leur recherche de stage

d. Mettre en place les outils de recherche de stage

e. Editer les conventions de stage et veiller à ce que tout lecteur soit administrativement en règle avant de partir en stage

f. Gérer le pic d'activités de Décembre à Avril avec de multiples interactions dans l'urgence avec les lecteurs et les entreprises

g. Recueillir les fiches “attestation d'arriveée en stage” et “fiche bilan”

h. Centraliser les offres de stage et les mettre à disposition des lecteurs

i. Être le contact préféré des entreprises pour l'aspect administratif des stages

2. Gérer des dossiers administratifs des alternants en relation avec MidiSup pour l'élaboration des contrats d'alternance IFI E 3 (Avril et Septembre)

a. Gérer le processus Iterop dédié

b. Assurer la relation avec MidiSup

c. Faire valider les fiches missions des lecteurs en IFI E 3 par les Responsables d'Option

d. Renseigner les tutoratés pédagogiques sur les livrets LEA

e. Être le contact préféré des entreprises pour l'aspect administratif de l'alternance

f. Suivi des livrables tout au long de l'année pour les alternants

3. Organiser les visites médicales des lecteurs en situation de handicap et des étudiants internationaux

4. Assurer le suivi des Quitus internationaux

5. Assurer le suivi des Quitus entreprises pour les IFIE

6. Gérer les suppléments au délité pour les IFI A

7. Apporter un support logistique pour l'organisation du Forum des entreprises, de la journée partenaires et plus généralment des événements liés au pôle formation entreprise

Description du profil recherché

Compétences, connaissances et expériences souhaitables:

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Modes de fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Pratique de l'Anglais fortement souhaitée (B1 à B2)
• Méthodologie de suivi de projet
• Veille réglementaire
• Etablir des bilans d'actions, des tableaux de bord et des indicateurs
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques à l'activité

Capacités et aptitudes:

• Capacité d'adaptation
• Réactivité
• Aptitude à gérer le stress lié à des pics d'activités
• Travail en équipe
• Confidentialité
• Qualité d'écoute

Vous avez titulaire d'un Bac+2 administratif minimum avec 2 ans d'expérience dans une structure d'enseignement.

Compétences

SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

• Bureau Recrutement, pilotage des emplois et formation (RH2)