Chargé(e) de Formation & Administration

SUP'EXPERTISE; Paris; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

SUP'EXPERTISE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) formation pour assurer le suivi des inscriptions, la gestion des plannings et la coordination logistique des sessions à Paris. Vous interviendrez en présentiel, avec une forte dimension relation client et administration des dossiers participants.

Sous la supervision du service formation, vous serez formé(e) et accompagnerez les bilans et les financements (CPF/OPCO).

Qualifications

• Formation Bac +2/3 tertiaire ou équivalent dans le domaine de la gestion ou du support à l’action managériale.
• Profil junior accepté: première expérience en gestion administrative appréciée.
• Formation au poste assurée et montée en compétences sur les outils métier.

Responsibilities

• Elaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel de gestion métier.
• Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques (présentiel, classes virtuelles).
• Organiser la logistique des salles de formation et du matériel nécessaire.
• Créer les classes virtuelles et exporter les temps de connexion.
• Préparer les documents de session: supports, dossiers participants, feuilles d’émargement.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants: présences, attestations, certificats, relevés de présence, gestion des absences et abandons.
• Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs (CPF, OPCO, FIF PL, France Travail).
• Établir et suivre les conventions et contrats de formation, les bilans de compétences, l’accompagnement VAE et les dispositifs de transition professionnelle.
• Suivre les parcours en cours et les échéances administratives (démarrage, fin de parcours, justificatifs).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et des prestataires souhaitant s’inscrire.
• Répondre aux demandes de renseignements et orienter vers les interlocuteurs concernés.
• Assister les clients dans leur inscription dans le progiciel métier, en présentiel ou distanciel, et activation du CPF.
• Gérer les changements de date et la délivrance d’attestations; traiter les réclamations selon la procédure qualité.
• Gérer la relation administrative avec les intervenants pédagogiques: référencement, pièces justificatives, bons de commande et suivi de leur facturation.
• Préparer la facturation des clients et le règlement des intervenants pédagogiques.
• Coopérer avec les collègues en charge de la facturation et du recouvrement.

Skills

Maîtrise bureautique

Rigueur administrative

Accueil client

Aisance téléphonique

Education

Bac+2/3 tertiaire (Gestion)

BUT ou licence professionnelle (Gestion/RH)

Tools

Progiciel formation

Jinius

Dendréo

Job description

SUP'EXPERTISE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) formation pour assurer le suivi des inscriptions, la gestion des plannings et la coordination logistique des sessions à Paris. Vous interviendrez en présentiel, avec une forte dimension relation client et administration des dossiers participants.

Sous la supervision du service formation, vous serez formé(e) et accompagnerez les bilans et les financements (CPF/OPCO).