Chargé(e) de bibliothèque et de gestion administrative des stages (H/F)

ECOLE EMILE COHL; Lyon; Presencial; EUR 17.000 - 21.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

L'École Emile Cohl à Lyon recherche un(e) chargé(e) de gestion documentaire et administration pour assurer l’accueil et le suivi des étudiants et enseignants, la gestion des prêts et le catalogage des ouvrages.

Le poste est CDI à temps partiel (80%), du lundi au jeudi, avec une rémunération mensuelle de 1700€. Prise de poste au plus tard le 01/12/2026; profil rigoureux, autonome et polyvalent.

Formación

• Formation ou expérience en gestion documentaire, en bibliothèque ou dans une fonction administrative.
• Expérience dans un établissement d’enseignement, une bibliothèque ou un centre de documentation serait appréciée.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques; capacité à gérer plusieurs activités avec rigueur et autonomie.
• Sensibilité aux domaines artistiques, à l’illustration, à la bande dessinée et à l’édition est un atout.

Responsabilidades

• Gérer la bibliothèque et accompagner les étudiants et enseignants.
• Gérer les prêts, retours, réservations et relances.
• Administrer le logiciel documentaire et les comptes utilisateurs.
• Effectuer le catalogage, l’équipement et l’inventaire des ouvrages.
• Participer à la gestion des abonnements et au renouvellement des collections.
• Contribuer à l’organisation d’événements culturels et de manifestations liées au livre et à l’illustration.

Conocimientos

Rigueur

Autonomie

Organisation

Relationnel

Accueil

Educación

Formation en gestion documentaire

Expérience en bibliothèque ou centre de documentation

Herramientas

Logiciels de gestion

Outils bureautiques

Descripción del empleo

Missions principales

• 1. Gestion de la bibliothèque
  • Accueillir, renseigner et accompagner les étudiants et enseignants.
  • Gérer les prêts, retours, réservations et relances.
  • Assurer le classement, le rangement et l'entretien des collections.
  • Administrer le logiciel documentaire et les comptes utilisateurs.
  • Effectuer le catalogage, l'équipement et l'inventaire des ouvrages.
  • Participer à la gestion des abonnements et au renouvellement des collections.
  • Développement et valorisation du fonds documentaire
  • Identifier les besoins documentaires des équipes pédagogiques et des étudiants.
  • Préparer et suivre les commandes d'ouvrages.
  • Participer au suivi du budget de la bibliothèque.
  • Mettre en valeur les nouveautés et les collections spécialisées.
  • Contribuer à l'archivage et à la conservation des ressources documentaires de l'École.
• 2. Gestion administrative des stages
  • Assurer le suivi de la messagerie dédiée aux stages.
  • Recueillir et vérifier les informations nécessaires à l'établissement des conventions.
  • Préparer les conventions de stage et leurs avenants.
  • Organiser les circuits de signature et effectuer les relances.
  • Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer l'archivage des documents.
  • Renseigner les étudiants et les entreprises sur les procédures administratives.
• 3. Participation aux événements culturels
  • Contribuer à l'organisation de la participation de l'École aux festivals et manifestations liés au livre, à l'illustration et à la bande dessinée.
  • Assurer le suivi administratif et logistique des événements.
  • Participer ponctuellement à la représentation de l'établissement.

Profil recherché

• Vous disposez d'une formation ou d'une expérience en gestion documentaire, en bibliothèque ou dans une fonction administrative.
• Une expérience dans un établissement d'enseignement, une bibliothèque ou un centre de documentation serait appréciée.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques et savez gérer plusieurs activités avec rigueur et autonomie.
• Une sensibilité aux domaines artistiques, à l'illustration, à la bande dessinée et à l'édition constitue un véritable atout.

Compétences attendues

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels de gestion.
• Capacité à organiser et classer des documents.
• Rigueur dans le suivi de dossiers administratifs.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens de l'accueil et du service.
• Autonomie, méthode et capacité d'organisation.

Conditions d'emploi

• Lieu de travail : Lyon 3e
• Temps de travail : temps partiel à 80 %, du lundi au jeudi.
• Horaires : 9h00 à 12h30 et 13h30 à 17h00.
• Type de contrat : CDI
• Rémunération : 1700€/mois
• Prise de poste : au plus tard au 01/12/2026- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
• - Faire preuve de rigueur et de précision
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Maintenir une documentation précise et à jour
• Participer à un inventaire
• Anticiper les besoins des usagers
• Assister, conseiller et former les usagers à l'utilisation des méthodes et des outils de recherche
• Cerner les besoins de l'usager et son niveau de compétences dans le domaine
• Définir des règles de conservation des documents (accès, diffusion, élimination)
• Enregistrer et suivre les prêts de documents
• Gérer des ressources documentaires multi supports : acquisition, traitement (analyse, indexation, catalogage) et conservation du fonds
• Gérer une base documentaireDébutant accepté