Chargé·e Administration & Finance en Alternance

KLIMA SCHOOL - ANDROMEDE; Nanterre; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

KLIMA SCHOOL - ANDROMEDE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour assurer la gestion et le suivi des prises en charge OPCO, la facturation et le recouvrement des dossiers. Vous accompagnerez les étudiants sur l’aspect administratif et assurerez une correcte tenue des données dans notre CRM/ERP de gestion de scolarité.

Le poste requiert une formation BAC+3 à BAC+5 en gestion/finance et une excellente maîtrise d’Excel/Google Sheets, avec une réelle aisance

Qualifications

• Formation BAC+3 à BAC+5 en Gestion administrative, Finance, Comptabilité, Management des entreprises ou Administration des Ventes (ADV).
• Bonne maitrise d’Excel / Google Sheets (tableaux croisés dynamiques, formules de base).
• Appétence ou connaissance des mécanismes de financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage (OPCO, CPF, Atlas, AKTO, Opco EP, etc.).
• Excellente aisance relationnelle (au téléphone comme par écrit) : fermeté avec diplomatie lors des relances.
• Rigueur & Organisation : précision, suivi de dossiers et gestion des priorités.
• Proactivité & Autonomie : recherche de solutions avant les problèmes.
• Esprit d’équipe : échanges avec étudiants, tuteurs et collègues dans une ambiance positive.

Responsibilities

• Gestion & suivi des prises en charge (OPCO) : constitution, dépôt et suivi des dossiers, relances pour accords dans les délais.
• Facturation (OPCOs & Entreprises) : émission et transmission des factures et justificatifs.
• Recouvrement & suivi de trésorerie : suivi du tableau de bord, relance des impayés et régularisation des dossiers.
• Gestion & suivi administratif des dossiers étudiants : accompagnement et mise à jour dans le CRM/ERP, amélioration des processus.

Skills

Excel/Google Sheets

Aisance téléphonique

Rigueur et organisation

Autonomie

Esprit d’équipe

Education

BAC+3 à BAC+5 en Gestion administrative, Finance, Comptabilité, Management des entreprises ou ADV

Tools

Excel

Google Sheets

Job description

• Tes missions principales :

  1. Gestion & Suivi des prises en charge (OPCO) :

     • Constitution, dépôt et suivi complet des dossiers de financement auprès des OPCOs.

     • Relance active des OPCOs pour l’obtention des accords de prise en charge dans les délais.

     • Vérification des pièces justificatives et respect des exigences réglementaires (Qualiopi, CFA).

  2. Facturation (OPCOs & Entreprises) :

     • Émission et transmission des factures d’apprentissage, de formation continue et d’acomptes aux OPCOs et aux entreprises clientes.

     • Transmission des justificatifs de réalisation (assiduité, feuilles de présence, relevés d’heures).

     • Gestion de la facturation directe aux étudiants (frais de scolarité hors prise en charge).

  3. Recouvrement & Suivi de trésorerie :

     • Suivi rigoureux du tableau de bord des encaissements et des échéanciers.

     • Gestion du recouvrement des factures impayées (relances amiables par téléphone/e-mail auprès des entreprises et des OPCOs).

     • Résolution des litiges de facturation et régularisation des dossiers.

  4. Gestion & Suivi administratif des dossiers étudiants :

     • Accompagnement des étudiants sur le volet administratif de leur inscription et de leur contrat.

     • Mise à jour régulière des données sur notre CRM / ERP de gestion de scolarité.

     • Participation à l’amélioration continue des processus administratifs et financiers de l’école.

Formation : Tu prépares un BAC+3 à BAC+5 en Gestion administrative, Finance, Comptabilité, Management des entreprises ou Administration des Ventes (ADV).Compétences clés :Bonne maîtrise d’Excel / Google Sheets (tableaux croisés dynamiques, formules de base).Appétence ou connaissance des mécanismes de financement de la formation professionnelle et de l’apprentissage (OPCO, CPF, Atlas, AKTO, Opco EP, etc.) est un réel plus.Excellente aisance relationnelle (au téléphone comme par écrit) : tu sais faire preuve de fermeté avec diplomatie lors des relances.Savoir-être :Rigueur & Organisation : Tu aimes la précision, le suivi de dossiers et la gestion des priorités.Proactivité & Autonomie : Tu cherches des solutions avant de soulever des problèmes.Esprit d’équipe : Tu aimes échanger avec les étudiants, les tuteurs et tes collègues dans une ambiance positive.