Chargé de coordination de la plateforme alumni H/F

Université Paris-Saclay; Orsay; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel (2 jours/sem.)

Job summary

Université Paris-Saclay recherche un/une responsable pour la gestion et la qualité de la base Alumni et de la plateforme associée. Vous assurerez le paramétrage, les droits, les espaces, la modération et l’enrichissement des données.

Vous garantirez la conformité RGPD, piloterez les outils numériques Alumni et animerez le réseau des référent·es Alumni, en lien avec les composantes et la DSI.

Qualifications

• Formation Bac+3 à Bac+5 en information/communication, marketing digital, gestion de données, systèmes d’information ou équivalent.
• Expérience dans gestion de base de données, plateforme communautaire ou réseau Alumni dans l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils de reporting et Excel avancé.
• Connaissance d’Alumnforce et d’interfaçage avec Apogée et SI métiers.
• Bon niveau en anglais (écrit et oral).

Responsibilities

• Gérer et garantir la qualité de la base Alumni et l’Administration de la plateforme Alumni (paramétrages, droits, espaces, modération, évolutions avec le prestataire et la DSI).
• Assurer la qualité des données: contrôles, normalisation, enrichissement (imports Apogée, formulaires, enquêtes).
• Veiller à la conformité RGPD et au registre des traitements en lien avec le DPD et les droits des personnes.
• Administrer les formulaires d’inscription et de mise à jour et assurer le suivi des cohortes diplômées.
• Piloter les outils numériques Alumni, backoffice et évolutions, tests et documentation.
• Animer le réseau Alumni: référent·es, groupes thématiques, webinaires et supports éditoriaux.

Skills

Excel avancé

Tableaux de bord

CRM Alumni

Anglais

RGPD

Interfaçage SI

Education

Bac+3 à Bac+5 en info/communication

Tools

Alumnforce

Apogée

Job description

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio‑économiques – grands groupes industriels, PME, start‑up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d’appui de l’Université rattaché à la Direction Générale des Services (DGS). La direction est articulée autour de 4 pôles :

• Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité
• Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle (ORIP)
• Orientation et Insertion Professionnelle (OIP)
• Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni (EEPA)

Mission du service/ positionnement hiérarchique :

Rattachement hiérarchique : Direction de la Formation et de la Réussite au sein du pôle Entrepreneuriat Etudiant Partenariats et Alumni, en lien étroit avec la DSI.

Rôle principal : garantir la fiabilité, la conformité et le bon fonctionnement de la plateforme Alumni de l’Université Paris-Saclay, au service des alumni et des équipes internes.

Activités principalesde l’agent :

• Gestion et qualité de la base Alumni
• Administrer la plateforme Alumni (paramétrage, gestion des droits, création d’espaces, modération des contenus, coordination des évolutions avec le prestataire et la DSI).
• Assurer la qualité des données : contrôles réguliers, normalisation, procédures d’enrichissement (imports Apogée, formulaire Démarche Numérique, enquêtes).
• Garantir la conformité RGPD en lien avec le Délégué à la protection des données (DPD) : registre des traitements, mentions d’information, gestion des consentements et des droits des personnes.
• Administrer les formulaires d’inscription et de mise à jour (démarches numériques, interfaces avec Apogée / autres SI).
• Assurer le suivi des cohortes diplômées en lien avec la DSI, l’éditeur de la plateforme et les composantes (imports annuels)
• Pilotage des outils numériques Alumni
• Piloter la plateforme Alumni (backoffice, évolutions fonctionnelles, tests, documentation).
• Définir, côté métier, les évolutions de services et contribuer à l’évolution des lots visant à moyen terme l’intégration de nouveaux publics (personnels, enseignant·es, étudiant·es).
• Être en lien avec le prestataire de la plateforme pour l’amélioration continue et avec le Responsable fonctionnel des applicatifs du SI formation pour l’évolution des services.
• Animation du réseau et communication Alumni
• Gérer les groupes thématiques : suivi de l’animation des groupes et sous-groupes, accompagnement des référent·es, structuration des communautés.
• Assurer l’animation digitale : Organisation et animation de webinaires internes de formation des référents à l’outil.
• Développer de nouveaux supports éditoriaux et formats d’animation, notamment des podcasts (conception éditoriale, coordination technique, diffusion sur la plateforme et les canaux appropriés).
• Mettre en place les nouvelles campagnes d’activation pour les futures cohortes de diplômés et assurer le suivi des activations de compte sur la plateforme.
• Accompagnement des référent·es Alumni
• Former et accompagner les référent·es Alumni (tutoriels, guides utilisateurs, webinaires, ateliers).
• Animer un réseau interne de correspondant·es Alumni pour partager les bonnes pratiques d’usage des fonctionnalités de la plateforme et coordonner les actions.
• Participer aux réunions internes de présentation de la plateforme et au club d’animation du réseau Alumni.
• Suivi, analyse et reporting
• Mettre à jour mensuellement le tableau de suivi des indicateurs (KPI) : qualité et complétude de la base, taux d’inscription et d’activation, engagement sur la plateforme, participation aux webinaires, audiences des podcasts.
• Produire des tableaux de bord réguliers à destination de la direction et des composantes, et proposer des actions d’amélioration continue.

Formation et expérience

• Bac +3 à Bac +5 en information communication, marketing digital, gestion de données, systèmes d’information ou formation équivalente.
• Expérience souhaitée dans la gestion d’une base de données, d’une plateforme communautaire ou d’un réseau Alumni/en enseignement supérieur.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils de gestion de bases de données et d’export/reporting (Excel avancé, requêtes, tableaux de bord).
• Connaissance d’une plateforme Alumni ou CRM (idéalement Alumnforce) et des enjeux d’interfaçage avec les SI universitaires (Apogée, outils métiers).
• Bon niveau en communication écrite et digitale.
• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit (lecture de documentation, échanges avec des partenaires internationaux, rédaction de contenus).
• Connaissances solides en protection des données personnelles (RGPD) appliquée aux bases de diplômés.

Compétences comportementales

• Sens du service aux usagers (diplômé·es, étudiant·es, personnels), capacité à travailler en réseau avec de multiples interlocuteurs.
• Rigueur, organisation, autonomie, fiabilité dans la gestion des données et des projets.
• Esprit d’analyse, capacité à interpréter des données et à proposer des recommandations opérationnelles.
• Qualités relationnelles, aisance à l’oral pour animer des formations, réunions et ateliers.