CENTRALE LYON - Assistante administrative et de projet – PHOENIX

CENTRALE LYON; Écully; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

CENTRALE LYON recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et de projet dédié(e) au programme PHOENIX, basé à Écully. Vous assurez la centralisation des livrables, coordonnez les réunions et soutenez les directeurs de lots dans la gestion quotidienne.

Profil : bac+5 en gestion de projet ou communication; expérience dans le milieu académique souhaitée; maîtrise du français et capacité à travailler en anglais.

Qualifications

• Formation bac+5 en gestion de projet ou communication, ou expérience équivalente.
• Expérience dans un environnement académique, recherche ou projet collaboratif multi-partenaires appréciée.
• Maîtrise du français et bonne capacité à travailler en anglais (lecture/écriture de mails, documents courts).

Responsibilities

• Centraliser et suivre les informations et livrables du projet : collecte auprès des partenaires, mise à jour de tableaux de bord, relances, archivage et diffusion.
• Organiser les réunions du projet : comités de pilotage, réunions techniques, séminaires, workshops (convocations, ordre du jour, compte-rendus, logistique).
• Coordonner la communication interne : diffusion d’informations aux partenaires, animation des listes de diffusion, gestion de calendrier des échéances et événements.

Skills

Organisation et planification

Rigueur et fiabilité

Aisance relationnelle

Coordination d’acteurs variés

Maîtrise outils bureautiques

Education

Bac+5 en gestion de projet ou communication

Tools

Suite Office

Messagerie

Outils collaboratifs

Visio

Job description

Présentation département

L’Institut des Nanotechnologies de Lyon (INL) a pour vocation de développer des recherches technologiques multidisciplinaires dans le domaine des micro et nanotechnologies et de leurs applications. Les recherches menées s’étendent des matériaux aux systèmes. Le laboratoire s’appuie sur la plate-forme technologique lyonnaise Nanolyon.

Les domaines d’application couvrent de grands secteurs économiques : l’industrie des semiconducteurs, les technologies de l’information, les technologies du vivant et de la santé, l’énergie et l’environnement.

Le laboratoire est multi sites avec des localisations sur les campus d’Ecully et de Lyon-Tech La Doua. Il regroupe environ 240 personnes dont 120 personnels permanents. L’INL est un acteur majeur du Pôle de Recherche et d’Enseignement.

Ce poste se situe dans un environnement innovant, à la pointe des technologies du futur, dans des secteurs stratégiques applicatifs.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Présentation de la ou les thématiques:

Le programme PHOENIX fédère un large réseau national de laboratoires, d’instituts et de partenaires industriels autour de la conception de circuits intégrés et des nouvelles méthodes d’EDA. Afin d’assurer une coordination efficace, la gestion administrative et la communication du projet, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) et de projet dédié(e) à PHOENIX.

Description de la ou les missions / les activités

• Centraliser et suivre les informations et livrables du projet : collecte auprès des partenaires, mise à jour de tableaux de bord, relances, archivage et diffusion.
• Organiser les réunions du projet : comités de pilotage, réunions techniques, séminaires, workshops (convocations, ordre du jour, compte-rendus, logistique).
• Coordonner la communication interne : diffusion d’informations aux partenaires, animation des listes de diffusion, gestion de calendrier des échéances et événements.
• Contribuer à la communication externe et à la visibilité du projet : mise à jour du site web, animation des réseaux sociaux, préparation de contenus (actualités, annonces d’événements, valorisation des résultats).
• Participer à la préparation de rapports pour les financeurs (France 2030) et les tutelles : synthèse de données, mise en forme de documents, respect des échéances.
• Appuyer les directeurs et responsables de lots du projet dans la gestion quotidienne : suivi d’actions, relances, préparation de documents et présentations.

Diplômes :

• Formation bac+5 en gestion de projet ou communication, ou expérience équivalente.

Expérience:

Expérience dans un environnement académique, recherche ou projet collaboratif multi-partenaires appréciée.

Compétences opérationnelles:

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités, avec un sens aigu de la rigueur et de la fiabilité.
• Aisance relationnelle, goût pour le travail en équipe et la coordination d’acteurs variés (enseignants-chercheurs, ingénieurs, administratifs, partenaires externes).
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office ou équivalent), de la messagerie et des outils collaboratifs (visio, partage de documents, etc.).
• Appétence pour la communication numérique : sites web, réseaux sociaux, mise en forme de contenus.
• Maîtrise du français et bonne capacité à travailler en anglais (lecture/écriture de mails, documents courts).

Contexte de travail / Environnement de travail

• Localisation principale : Ecole Centrale Lyon (Ecully, Lyon), avec participation ponctuelle à des événements sur d’autres sites.