CDD - ASSISTANT DE DIRECTION - (H/F/X)

CHANEL; Paris; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

CHANEL SAS recherche un(e) assistant(e) de direction en CDD, basé à Paris 1er, pour soutenir le Directeur Sécurité et l’équipe Mode. Vous assurez le suivi budgétaire, le traitement des commandes et la coordination des dossiers dans un cadre confidentiel et exigeant.

Vous gérez l’agenda, organisez les réunions et déplacements, préparez les documents et présentations, et facilitez les échanges avec les interlocuteurs internes et externes. Maîtrise du Pack Office et anglais indispensable.

Qualifications

• Une expérience d’assistanat de direction est exigée.
• Bonne maîtrise du suivi budgétaire et des commandes/facturation.
• Rigueur, organisation et capacité à anticiper plusieurs échéances.

Responsibilities

• Gérer la gestion administrative et budgétaire de la Direction.
• Gérer l’agenda, organiser les réunions et les déplacements.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et aux décisions.
• Coordonner les circuits de signature et de transmission des documents.
• Assurer un accueil de qualité et la fluidité des échanges avec les interlocuteurs.

Skills

Organisation

Gestion budgétaire

Suivi administratif

Commandes & facturation

Autonomie

Discrétion

Pack Office

Anglais

Relations internes

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Job description

Poste en CDD, basé à Paris 1er.

LA DIVISION MODE

La Mode est l’activité originelle de la Marque. Deux collections de Haute Couture, six collections de Prêt-à-Porter et deux collections capsules d’inspiration sportswear et lifestyle - Coco Beach et Coco Neige - proposent un style captant l’air du temps et s’inscrivent dans le quotidien des femmes. Une silhouette en mouvement et des accessoires constitue une part essentielle de l’allure de CHANEL et des codes intemporels de la Marque, immédiatement identifiables, imaginés par Gabrielle Chanel et interprétés désormais par Matthieu Blazy.

VOTRE IMPACT CHEZ CHANEL

Au sein de la Direction Sécurité de CHANEL SAS et des Activités Mode, vous accompagnez le Directeur Sécurité et contribuez au bon fonctionnement quotidien de la Direction et de son équipe. Véritable point d’appui organisationnel, vous assurez une mission d’assistanat de direction avec une forte dimension administrative. Vous veillez en particulier à la qualité du suivi budgétaire, au traitement de certaines commandes, à la bonne exécution des processus internes et à la coordination avec les interlocuteurs concernés. Dans un environnement exigeant, rythmé et confidentiel, vous facilitez la circulation de l’information, anticipez les échéances et garantissez la fiabilité du suivi des dossiers.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

Assurer la gestion administrative et budgétaire de la Direction

• Assurer le suivi administratif du budget de la Direction et tenir à jour les outils de pilotage correspondants ;
• Suivre les engagements de dépenses en lien avec les responsables de pôle et les équipes Finance ;
• Créer, passer et suivre certaines commandes, depuis la demande initiale jusqu’à leur bonne réception et leur clôture administrative ;
• Collecter et contrôler les pièces nécessaires au traitement des commandes, des prestations et des factures ;
• Gérer les notes de frais du Directeur Sécurité.

Accompagner le Directeur dans l’organisation de son activité

• Gérer un agenda agile et mouvant, organiser les rendez-vous et prioriser les sollicitations en fonction de leur urgence et de leur criticité ;
• Organiser les réunions, déplacements, hébergements et temps forts de la Direction, en France comme à l’international ;
• Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux rendez-vous, réunions et prises de décision ;
• Coordonner les circuits de signature, de validation et de transmission de documents ;
• Accueillir de manière qualitative et personnalisée les visiteurs et partenaires de la Direction ;
• Traiter les notes de frais et assurer le suivi des démarches administratives associées.

Faciliter la coordination et la vie de l’équipe

• Être un relais d’information au sein de la Direction et contribuer à la fluidité des échanges avec ses partenaires internes et externes ;
• Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires et autres moments collectifs ;
• Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux arrivants ;
• Gérer les besoins courants de la Direction : fournitures, matériel, demandes informatiques, plateaux-repas et organisation logistique ;
• Contribuer à la réalisation et à la mise en forme de présentations, comptes rendus, tableaux de suivi et documents de synthèse ;

CE QUE VOUS APPORTEREZ

• Une expérience de 8 ans minimum dans une fonction d’assistanat de direction, idéalement acquise au sein d’une organisation exigeante ;
• Une réelle appétence pour les missions administratives et une expérience solide du suivi budgétaire, des commandes et de la facturation ;
• Une grande rigueur, un excellent sens de l’organisation et une capacité à anticiper et à gérer plusieurs échéances simultanément ;
• Autonomie, réactivité, polyvalence, sens du service et capacité à prendre des initiatives ;
• Un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité ;
• D’excellentes qualités relationnelles, de la diplomatie et la capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, à tous les niveaux de l’organisation ;
• Une très bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel, PowerPoint, Word et Outlook ;
• Une parfaite maîtrise du français et un très bon niveau d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

CE QUI VOUS ENTHOUSIASME & CE QUE CHANEL POURRA VOUS OFFRIR

• L’indépendance d’une Maison de création qui place l’humain au centre ;
• Le dynamisme d’un environnement qui cultive l’excellence tout en favorisant l’épanouissement de tous ;
• Des opportunités d’évolution, de croissance et de parcours multiples dans une Maison attentive à la singularité de chacun.

De la singularité de chacun naît la richesse de nos équipes. CHANEL valorise la diversité sous toutes ses formes et s’engage à traiter équitablement chaque candidature. Lors de votre premier entretien, nous vous informerons des étapes du processus de recrutement.

LA MAISON CHANEL

Fondée par Gabrielle Chanel au début du siècle dernier, CHANEL propose un large éventail de créations haut de gamme, incluant la Haute Couture, le Prêt-à-Porter, la maroquinerie, les accessoires, les lunettes, les parfums, les cosmétiques, le soin, la joaillerie et l’horlogerie. CHANEL est également réputée pour avoir fait l’acquisition d’un grand nombre de fournisseurs spécialisés, manufactures et Métiers d’art, dont onze d’entre eux résident au 19M, entre Paris et Aubervilliers. Dédiée au luxe ultime, CHANEL s’attache à offrir un artisanat exceptionnel. La Marque place historiquement la Création au sein de ses valeurs fondamentales.