Billing & Collections Manager H/F

Trace One; Puteaux; Sur place; EUR 90 000 - 130 000; Plein temps

Résumé du poste

Trace One, acteur mondial des solutions PLM et de conformité, recherche un Responsable Facturation et Recouvrement/Billing & Collections Manager pour superviser la facturation d'un portefeuille international et le suivi des encaissements.

Vous animez une équipe de 3 à 6 gestionnaires, améliorez les processus, utilisez NetSuite et HubSpot, et travaillez avec les services comptabilité, Customer Success et contrôle de gestion pour optimiser le DSO et la performance financière.

Qualifications

• Expérience managériale d'au moins 5 ans dans la facturation/recouvrement.
• Maîtrise des outils de facturation et de relance (NetSuite, HubSpot, etc.).
• Connaissance des règles de facturation et de recouvrement à l'international.
• Aptitude à superviser et évaluer une équipe, fixer objectifs et entretiens annuels.

Responsabilités

• Assurer la facturation des contrats des entités France et internationales.
• Maintenir et faire évoluer le logiciel de facturation et les procédures internes.
• Contrôler l’exactitude des factures et le respect des délais de facturation.
• Gérer le recouvrement et les litiges en collaboration avec les équipes commerciales et comptables.
• Élaborer et suivre les KPI et les tableaux de bord de performance.

Connaissances

Gestion d'équipe

Facturation

Comptabilité clients

NetSuite

HubSpot

Excel

Anglais C1

Outils

NetSuite

HubSpot

Excel

Description du poste

Au sein de la Direction financière et sous l'autorité de la Responsable du Pôle Client, le/la Responsable Facturation et Recouvrement/Billing & Collections Manager est en charge de la facturation d'un portefeuille de sociétés ainsi que du suivi du recouvrement clients dans un environnement international.

Ses objectifs principaux sont de produire la facturation mensuelle et d'assurer le recouvrement des créances en étroite collaboration avec les différents départements de l'entreprise (comptabilité, Customer Success, contrôle de gestion etc.). Il/elle intervient auprès des clients en retard de paiement pour réévaluer leur situation, demander une régularisation et mettre en place la procédure juridique de recouvrement si les créanciers n’effectuent pas leurs paiements.

Vous encadrerez une équipe et vous occuperez des évaluations annuelles de vos collaborateurs, des recrutements si besoin.

Sur le pôle facturation, vous serez chargé(e) :

• D’assurer la facturation des contrats des entités Françaises et Internationales
• D’assurer de la mise en place et/ou la bonne utilisation ainsi que la maintenance du logiciel de facturation
• De mettre en place les règles de gestion interne et de rédiger les procédures applicables dans son périmètre. Vous contrôles les procédures internes ainsi que les règles de facturation
• De collaborer avec les auditeurs internes/externes
• De garantir l'exactitude et la conformité des factures(revue contrats/termes/conditions)
• D'assurer le respect des délais de facturation.
• De traiter les litiges de facturation en collaboration avec les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles.
• De mettre en place les politiques d’augmentations tarifaire
• D'assurer le suivi des provisions mensuelles
• D'élaborer et de maintenir les tableaux de bord et indicateurs de performances KPI

Sur le pôle recouvrement et crédit client, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

• Assurer de la mise en place et/ou la bonne utilisation ainsi que la maintenance du logiciel de relance
• Editer, suivre et mettre à jour quotidiennement la balance âgée (en fonction des encaissements reçus, des règlements non imputés ou non lettrés, etc.)
• Elaborer et maintenir les tableaux de bord et indicateurs de performances KPI
• Optimiser les délais de règlement clients et améliorer la procédure de recouvrement en liaison avec le service comptable afin de réduire le DSO
• Effectuer les relances et la gestion des impayés en collaboration avec l'ensemble des services
• Gestion des campagnes de suspension
• Encadrer une équipe de gestionnaires facturation et recouvrement (généralement 3 à 6 collaborateurs).
• Fixer les objectifs, accompagner le développement des compétences et réaliser les entretiens semi annuels et annuels.
• Organiser la répartition de la charge de travail.

Profil :

Cette fonction nécessite expérience de 5 ans sur un poste équivalent avec du management.

• Maitrises des outils informatiques (logiciel de facturation, netsuite, hubspot) ainsi que d’excel (tableaux croisés dynamiques, recherches, analyses) et du pack office.
• Fort leadership pour faire adhérer ses équipes à ses méthodes, qualités managériales affirmées, excellentes capacités de communication.
• Sens de l’écoute et de la diplomatie
• Dynamisme et énergie
• Capacité à être polyvalent
• Solides connaissances en comptabilité clients.
• Capacité à gérer les priorités dans un environnement international.
• Anglais courant (niveau C1 idéal) pour échanger avec des interlocuteurs internationaux, l’espagnol serait un plus.

Qui sommes-nous ?

Trace One est un leader mondial des solutions PLM et de compliance dédiées aux distributeurs et industriels des Produits de Grande Consommation (PGC). Avec plus de 30 ans d'expertise dans le secteur, nous fournissons des solutions innovantes et évolutives qui prennent en charge l'ensemble du cycle de vie de la fabrication des produits et permettent à nos clients de prospérer sur de nouveaux marchés.

Au service de plus de 9 000 marques dans le monde entier, Trace One s'engage à offrir ce qu'il y a de mieux dans tous les aspects de l'activité, y compris les solutions, la normalisation et l'accès aux données, la réussite des clients et la responsabilité sociale et environnementale.