Assistante Gestion des évènements F/H

Idex; Salon-de-Provence; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Idex, premier groupe français indépendant de services à l’énergie et à l’environnement, recherche une Assistante Gestion des événements pour le site de Salon-de-Provence. Vous assisterez les responsables et assurerez le suivi des interventions ISIS, la saisie des données et le reporting.

Vous gérerez les aspects administratifs (facturation, accès au site, déplacements, formations) et travaillerez en étroite collaboration avec les équipes RH.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles exigée.
• Sens de l’organisation et réactivité adaptabilité requis.
• Respect des règles de confidentialité et sécurité des données.

Responsibilities

• Gérer la logistique des événements et le suivi des signalements ISIS.
• Saisir les informations et assurer le reporting de l’établissement.
• Gérer les factures et les anomalies de facturation en collaboration avec les services.
• Organiser les déplacements du personnel et les formations.
• Assurer la prise d’appels et l’accueil téléphonique lorsque nécessaire.

Skills

Maîtrise bureautique

Rédaction

Organisation et polyvalence

Confidentialité

Education

Bac ou Bac +2

Tools

ISIS

OXIGEN

Job description

Premier groupe français indépendant de services à l’énergie et à l'environnement, nous sommes présents sur l’ensemble de la chaîne de valeur énergétique. Notre ambition, décarboner les territoires au travers nos activités :La production d’énergie (usines de valorisation énergétique des déchets, méthaniseurs, centrales biomasse, géothermie, solaire…)La distribution d’énergie (réseaux de chaleur et de froid)Les services énergétiques (maintenance ou travaux d'efficacité énergétique, gestion multi-technique de bâtiments…)IDEX réalise un chiffre d'affaires de 2,3 milliards d’euros et accompagne plus de 12 000 clients de tous secteurs dans leur transition énergétique en proposant une énergie utile, locale et compétitive.Sous la responsabilité du responsable de site adjoint, l'Assistante Gestion des événements, à pour missions principales :GESTION DES ÉVÉNEMENTS Assister les responsables/directeurs de site, Responsable de service des Ateliers sur le suivi des signalements ISIS. Il enregistre et ventile les demandes d’interventions sur ISIS, outil client de gestion des demandes d'interventions. Il assure la saisie des informations sur le logiciel client de suivi du Travail Pénitentiaire. Il compile l'ensemble du reporting de l'établissement. Peut-être amené à participer aux réunions mensuelles d’activitéGESTION ADMINISTRATIVE/POLYVALENCE Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation en collaboration Assurer et suivre les autorisations d’accès du site Peut être amené à établir ponctuellement les comptes rendus des réunions sur site (clients, réunions internes....) Peut être amené(e) à assurer l’organisation des déplacements du personnel du site (réservation transport,hébergements....) Il assure la gestion administrative du personnel (notamment organisation des formations) Il assure également, ponctuellement, la prise des appels téléphoniques de l'accueil téléphoniqueGESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNELPeut-être amené à titre subsidiaire suivant l’organisation sur site à : Assister les responsables/directeurs de site sur le suivi de la gestion administrative du personnel (suivi des congés payés, des visites médicales....) Assurer le suivi de la flotte automobile du personnel en étroite collaboration avec les gestionnaires du parc automobile en Direction Régionale et Chauffeurs principal sur le site Suivre et transmettre les éléments de paie au service RH (feuilles de pointage - OXIGEN) Assurer l’organisation et le suivi des formations dédiées au personnel du sitePROCÉDURES, SMI ET SQEÉ Assure les reports de données nécessaires au suivi de son activité Applique les procédures Performance - Qualité — Sécurité – Environnement – Energies Travaille en étroite collaboration avec l’Assistante Gestion des Événements si présente sur site pénitentiaire afin des’assurer du suivi du traitement des événements ISIS. Respecte les règles de l’administration pénitentiaire et du service Ressources Humaines, en particulier en matière de confidentialité.PROFIL RECHERCHE :Maîtrise parfaite des outils bureautiques,Capacité rédactionnelle et forte réactivité et adaptabilitéRespecter les règles de sécurité relatives à son emploiPrendre en compte des demandes des interlocuteurs extérieurs à l’entreprise,Transmettre l’informationAvoir un sens aigu de la confidentialitéCasier judiciaire viergeBac ou Bac +2Pour finir, nous sommes persuadés que la diversité est une chance ! Nous nous engageons à créer des équipes inclusives et diversifiées ou chacun pourra s’épanouir. C’est pourquoi nous recherchons des personnes talentueuses et motivées de tous horizons.Si ces sujets vous passionnent, et que vous voulez découvrir nos projets, alors faites #LeBonChoixIdex et rejoignez les 6 000 héros de la décarbonation composant la #TeamIdex.Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre site idex.fr ou abonnez-vous sur nos réseaux sociaux : Linkedin ou Instagram @idex_Groupe