Assistante Formation Continue – Coordination & Budget

PSL Research University; Paris; Sur place; EUR 268 000 - 290 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Crèche

Restauration

Billetterie Loisirs

Salles de sport

Mutuelle

Résumé du poste

Université Paris Dauphine – PSL recherche un assistant(e) formation continue pour accompagner l’organisation et la gestion des actions de formation, des contrats et des soutenances de thèse. Vous contribuerez à la coordination administrative, au suivi budgétaire et à la communication interne.

Le poste implique une collaboration avec le Département formation continue, des horaires classiques et la présence ponctuelle selon les actions, avec une rémunération INM 410 et des primes associées.

Qualifications

• Dispositifs de formation, réglementation et financement de la formation continue ;
• Fonctionnement et organisation de l’université ;
• Définir et analyser les besoins en formation des candidats
• Être en capacité d’utiliser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
• Avoir une appétence pour l’utilisation de logiciels et application : Ade Campus (logiciel de réservation de salles), Apogée (logiciel de scolarité), CRM Microsoft Dynamics, utilisé pour la gestion des contrats et conventions de formation professionnelle au DEP
• Anglais niveau a minima B2 (intermédiaire avancé) / idéalement C1 (avancé).
• Communication écrite et orale en français et anglais exigé
• Maîtriser les réseaux sociaux (l’assistante doit pouvoir utiliser ces réseaux pour contribuer à la reconnaissance du diplôme).

Responsabilités

• Accueillir, informer et conseiller le public de la formation continue.
• Gérer les aspects administratifs des actions de formation (sélection, inscriptions, contrats, conventions, notes, délivrance du diplôme…).
• Organiser et coordonner l’ensemble du processus administratif et logistique des soutenances de thèse : planification des dates, coordination avec les doctorants, les directeurs de thèse et les membres du jury, gestion des aspects réglementaires et administratifs, réservation des salles et des équipements, ainsi qu’accompagnement des différents acteurs afin de garantir le bon déroulement des soutenances dans le respect des procédures en vigueur.
• Gérer les aspects budgétaires : participer à l’élaboration du budget des actions de formation gérées et suivre le budget ;
• Participer à la gestion financière : suivre le paiement des fournisseurs et des intervenants ainsi que le règlement des participants… ;
• Gérer la logistique des actions de formation (organisation des plannings, pauses, déjeuners, cocktails, reprographie, soutenances de projets, remise de diplômes…) ;
• Participer à la communication en collaboration avec le pôle Communication et marketing du Département (mise à jour des brochures sur le site internet…).

Connaissances

Dispositifs formation

Règlementation formation

Financement formation

MS Office

Ade Campus

Apogée

CRM Microsoft Dynamics

Anglais B2

Communication FR/EN

Réseaux sociaux

Outils

Ade Campus

Apogée

Microsoft Dynamics CRM

Excel

Description du poste

Université Paris Dauphine – PSL recherche un assistant(e) formation continue pour accompagner l’organisation et la gestion des actions de formation, des contrats et des soutenances de thèse. Vous contribuerez à la coordination administrative, au suivi budgétaire et à la communication interne.

Le poste implique une collaboration avec le Département formation continue, des horaires classiques et la présence ponctuelle selon les actions, avec une rémunération INM 410 et des primes associées.