Assistante de Direction | Projets Nationaux & FrBioNet

CNCR; Paris; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Full time

Job summary

Le CNCR recherche une Assistante de direction pour soutenir les équipes du CNCR et de FrBioNet. Le poste est basé à Paris et implique des tâches variées comme l'organisation de réunions, la gestion des agendas, et l'assistance à la direction.

Le candidat idéal doit posséder une formation de type Bac + 3, être autonome, avoir de bonnes compétences en communication et maîtriser les outils bureautiques. Le poste offre la possibilité de télétravail un à deux jours par semaine.

Qualifications

• Minimum Bac + 3 ou expérience en lien avec le poste.
• Expérience dans des projets nationaux multipartenaires.
• Maîtrise des techniques de communication.

Responsibilities

• Appui à la direction pour le suivi des agendas et réservations.
• Organisation de réunions et événements.
• Gestion des déplacements et participation aux groupes de travail.

Skills

Expérience en tant qu'assistante de direction

Gestion et techniques de communication

Autonomie et travail en équipe

Maîtrise des outils informatiques

Anglais courant

Bonnes qualités relationnelles

Education

Formation supérieure de type Bac + 3

Tools

Logiciels de bureautique

Outils de visioconférence

Job description

Contexte de la mission

La personne recrutée travaillera pour le Groupement de coopération sanitaire CNCR qui a une fonction d’aide à l’évaluation et à l’amélioration de la performance, de représentation et de valorisation de la communauté hospitalière dans le domaine de la recherche médicale et clinique à 50% de son temps. La quotité restante de 50% sera consacrée au service du projet France BIOBANK NETWORK (FrBioNet), infrastructure nationale financée par le programme France 2030 et dont la mission est de structurer, faciliter l’accès et valoriser les biocollections françaises. Cette infrastructure sera aussi en relation avec les autres réseaux européens de biobanques.

En tant qu’Assistante de direction rattachée au CNCR et à FrBioNet, la personne recrutée devra avoir une bonne connaissance des outils modernes de secrétariat, de la gestion et de la communication, ainsi que disposer d’une approche du domaine de la recherche dans des projets nationaux multi-partenaires et des relations avec les instances publiques et privées.

La personne aura notamment comme missionspartagées :

Mission 1: Aide et appui de l’équipe de direction et de l’équipe du CNCR – Président Administrateur, directrice et directrice adjointe de façon prioritaire

• Appui à la direction pour le suivi de l’agenda et l’occupation/réservation des salles ;
• Organisation de réunions et d’évènements, d’aide à la logistique ou l’animation d’ateliers de formation et de sessions de travail, appui à la gouvernance notamment les Assemblées générales du CNCR (convocations et compte-rendus) ;
• Gestion et organisation des déplacements ;
• Participations et organisation des instances et divers groupes de travail nationaux ;
• Appui à l’ensemble de l’équipe du CNCR pour tout type de missions rentrant dans les objectifs du CNCR, y compris au projet IT4CT et à la Mission de Postage.

Mission 2: Assistance administrative pour FrBioNet

• Secrétariat et gestion de l’agenda de la Coordonnatrice scientifique du projet (Project Leader) et du directeur exécutif pour les liens, suivi des actions avec les différentes tutelles, et organismes privés ou publics ;
• Rédaction de compte-rendu et archivage ;
• Soutien à l’équipe pour l’organisation des réunions et événements (suivi des agendas et mise en place des réunions en présentiel et visioconférence) ;
• Assistance à la gestion financière en lien avec la direction et la gestionnaire du CNCR ;
• Appui et soutien de l’ensemble de l’équipe de FrBioNet.

La personne recrutée travaillera à 50% pour l’activité du CNCR et à 50% pour le projet FrBioNet, en principe sur des jours calendaires fixes. Possibilité d’un à 2 jours de télétravail.

Profil recherché :

Formation

• Formation supérieure de type Bac + 3 ou expérience acquise ;
• Diplôme en lien avec le domaine d’activité du poste.

Compétences requises

• Expérience professionnelle confirmée en tant qu’assistante de direction de projets à dimension nationale et multipartenariale ;
• Connaissances en gestion et dans les techniques de communication ;
• Qualités d’autonomie et de travail en équipe nécessaires à la fonction ;
• Qualités de présentation à l’oral, de rédaction et capacité de négociation ;
• Anglais simple couramment lu/écrit/parlé ;
• Bonne maîtrise informatique des logiciels de bureautique et outils web en lien avec des prestataires ;
• Maîtrise d’outils informatiques performants pour organiser des visioconférences et les réunions en présentiel (sondages de dates, liens de connexion, convocations, transcriptions IA et enregistrements... )

Compétences requises

• Bonnes qualités relationnelles car la personne sera en relation avec des équipes multidisciplinaires ;
• Bonnes qualités rédactionnelles (courriers, comptes-rendus, mails…) ;
• Intérêt pour les nouvelles technologies de l’informatique et de l’information ;
• Esprit de synthèse pour avoir une vision globale du projet;
• Esprit analytique pour aider la direction du projet à préparer des éléments lui permettant de faire des choix stratégiques ;
• Grande rigueur.

Conditions d’exercice

• Poste à 100% en CDD de 3 ans (détachement sur contrat si personnel statutaire) ;
• Localisation dans le 14ème arrondissement de Paris et au Kremlin Bicêtre ;
• Placement sous l’autorité hiérarchique de la direction du CNCR et du directeur exécutif et du Project Leader pour le temps dédié au projet FrBioNet ;
• Travail en collaboration directe avec l’équipe du CNCR ainsi que celle de FrBioNet, notamment pour le déploiement des grands projets, les agendas, les instances de gouvernance, les évènements et les actions de rayonnement scientifique ;
• Poste à pourvoir dès que possible à compter du 1er juillet.

Renseignements auprès de Mme Marie LANG Directrice: [e-mail] ou M. Benjamin GUIOT directeur exécutif FrBioNet: [e-mail]