Assistante de Direction en Immobilier (H/F)

PRESTANT Luxury Realty; Biarritz; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

PRESTANT Luxury Realty est à la recherche d’un responsable administratif polyvalent pour superviser le siège et coordonner l’activité des vingt agents co-indépendants sur le territoire national. Vous assurez le traitement des dossiers, les relations avec les partenaires et le maintien des outils digitaux, tout en pilotant les aspects financiers et la conformité.

Vous participez activement à l’intégration de l’intelligence artificielle dans nos processus et garantissez autonomie et fiabilité au

Qualifications

• Formation Bac+3 minimum: Licence ou Bachelor en gestion, immobilier, administration, assistanat de direction ou juridique.
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste polyvalent, idéalement en agence immobilière ou service premium.
• Connaissance du cadre réglementaire de la transaction immobilière (loi Hoguet, TRACFIN, cartes T) est un atout.

Responsabilités

• Coordination et support quotidien des agents.
• Traitement des appels entrants et des emails.
• Attribution des leads selon zone géographique et planning.
• Réalisation de tableaux de bord et reporting pour la Direction.
• Archivage et sécurisation des dossiers.
• Gestion administrative et facturation des honoraires et dépenses.
• Interface avec l'expert-comptable et conformité RGPD.

Connaissances

Gestion administrative

Communication orale/écrite

Autonomie

Gestion du temps

Formation

Licence/Bachelor en gestion/immobilier/juridique

Outils

Adapt Immo

MyNotary

Jestimo

Bunji

Pennylane

MyExco

Description du poste

À propos de nous

PRESTANT Luxury Realty est une maison d'immobilier de prestige implantée sur la côte basque, à Bordeaux et dans les régions les plus recherchées de France. Depuis plus d'une décennie, nous accompagnons une clientèle exigeante dans l'acquisition et la cession de biens d'exception : villas contemporaines, propriétés historiques, appartements de standing et domaines de caractère. Notre réseau fédère aujourd'hui une quarantaine de collaborateurs, dont une majorité d'agents commerciaux indépendants.

Mission

Vous êtes une personne clé du siège de PRESTANT. Bras droit de la Direction, vous assurez la coordination opérationnelle, administrative et réglementaire de l'ensemble de notre activité pour les vingt agents co-indépendants répartis sur le territoire national (hors agence de Bordeaux, qui dispose de sa propre responsable d'agence). Votre quotidien est riche et varié : vous êtes à la fois le premier point de contact de nos agents, la garante de la conformité de nos dossiers de transaction, l'interface avec nos partenaires comptables et juridiques, et la vigie qui veille au bon fonctionnement de l'ensemble de nos outils digitaux. Vous contribuez activement à l'intégration de l'intelligence artificielle dans nos processus : une mission passionnante et résolument tournée vers l'avenir. C'est un poste de responsabilité, d'autonomie et de confiance.

Vos domaines de responsabilité

Profil

• Coordination et support quotidien des agents


• Traitement des appels entrants et des emails.


• Attribution des leads aux agents selon leur zone géographique et leur planning de permanence.


• Réalisation de tableaux de bord et de reporting à la demande de la Direction.


• Sécurisation des dossiers de transaction


• Vérification de la conformité des biens mis en ligne


• Contrôle qualité des compromis et des dossiers après acte authentique.


• Archivage des dossiers sur tous les supports : CRM, Drive partagé, dossiers papier.


• Relances opérationnelles : mandats manquants, signatures électroniques en attente, pièces complémentaires, dates de compromis et d'acte.


• Tenue du registre des ventes et du suivi du chiffre d'affaires et des commissions


• Administration financière et facturation


• Facturation des honoraires, refacturations inter-entités et suivi des dépenses du compte bancaire Transaction.


• Gestion de la comptabilité courante


• Interface avec l'expert-comptable et réponse à ses demandes.


• Conformité réglementaire


• Suivi et renouvellement des cartes professionnelles (cartes T) auprès des CCI.


• Constitution et suivi des dossiers SOCAF semestriels.


• Information, formation et surveillance de la procédure TRACFIN pour l'ensemble des agents du réseau.


• Veille et mise en conformité RGPD (CRM, archives, coffre-fort numérique à déployer).


• Administration des outils digitaux et contribution à l'intégration IA


• Création et paramétrage des comptes utilisateurs sur les outils


• Support de premier niveau aux agents sur l'ensemble des logiciels métier, avec une pédagogie bienveillante et un objectif permanent d'autonomisation.


• Formation Bac+3 minimum : Licence ou Bachelor en gestion, immobilier, administration, assistanat de direction ou juridique.


• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste polyvalent, idéalement en agence immobilière, en étude notariale, en cabinet de gestion de patrimoine ou dans un environnement de service premium.


• Une connaissance du cadre réglementaire de la transaction immobilière (loi Hoguet, TRACFIN, cartes T) est un atout déterminant.

Compétences techniques

• Maîtrise éprouvée des outils bureautiques (Suite Google, Excel) et idéalement d'un ou plusieurs logiciels métier immobiliers : Adapt Immo, MyNotary, Jestimo, Bunji ou équivalents.


• Familiarité avec un outil de comptabilité (Pennylane, MyExco ou équivalent).


• Appétence forte pour les outils d'intelligence artificielle: une curiosité active et une envie d'apprendre sont exigées, l'expertise technique n'est pas requise à l'entrée.

Qualités humaines

• Sens aigu de la rigueur, de l'organisation et de la confidentialité.


• Excellente communication orale et écrite, diplomatie naturelle et aisance relationnelle avec un réseau d'agents indépendants aux profils variés.


• Autonomie et sens de l'initiative : vous savez prioriser, anticiper et proposer des solutions sans attendre qu'on vous les demande.


• Polyvalence assumée et goût pour la diversité des missions.


• Sensibilité pour l'univers du luxe, de l'immobilier de prestige et du service d'excellence.

Référence de l'offre : uelfn2dhfn