Assistante de direction - Cabinet DG F/H

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

AP-HP recherche un(e) assistant(e) adminitstratif(ve) en direction générale, au siège, Paris. Vous assurez la gestion du courrier, l’organisation des réunions et déplacements, et la mise en forme des documents.

Vous contribuerez à la continuité du service et au bon fonctionnement administratif, en étroite collaboration avec l’équipe du cabinet et les services supports.

Qualifications

• Capacités rédactionnelles
• Capacités organisationnelles
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Connaissance du fonctionnement du siège AP-HP
• Expérience en secrétariat de direction souhaitée
• Maîtrise de l’agenda partagé et des visioconférences

Responsabilités

• Gestion et suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité)
• Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d’évènements, de déplacements des directeurs de projets de la Direction générale
• Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes)
• Gestion documentaire et archivage électronique
• Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide)
• Gestion administrative des commandes et appui à l’organisation d’événements institutionnels

Connaissances

Rédaction

Organisation

Maîtrise bureautique

Planification | agenda

Visioconférence

Connaissance AP-HP siège

Secrétariat de direction

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.

Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

L’AP-HP est le premier employeur d’Ile de-France : 95 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. http://www.aphp.fr Le cabinet du directeur général rassemble une directrice de cabinet, la cheffe de cabinet, les deux assistantes du Directeur général.

Missions au sein de la Direction générale

Rattaché(e) à la Direction générale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet, en assurant notamment :

• La gestion et le suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité).
• Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d’évènements, de déplacements des directeurs de projets membres de la Direction générale
• Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes)
• La gestion documentaire et l’archivage électronique
• Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide)

Mission en collaboration avec l’assistante du Conseil de surveillance de l’AP-HP

• La gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
• L’appui à l’organisation d’événements institutionnels, notamment les commémorations

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

Capacités rédactionnelles

Capacités organisationnelles

Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Bonne connaissance de l’AP-HP et du fonctionnement du siège
• Pratique de l’agenda partagé Outlook – Connaissance de l’utilisation des divers modes de visioconférence
• Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège

PRE-REQUIS

Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction

QUALITES REQUISES

• Sens des responsabilités et de la confidentialité
• Rigueur et méthode dans l'organisation du travail
• Fortes qualités relationnelles
• Polyvalence
• Réactivité

Horaires de travail

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Siège de l'AP-HP

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

L'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.

Entité de rattachement du publieur

L'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaille... Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.