ASSISTANTE DE DIRECTION A LA DIRECTION DES SOINS F/H

Hôpitaux Champagne Sud; Troyes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier à Troyes recherche un Agent administratif en CDI. Rattaché à la coordonnatrice générale des soins, vous serez chargé d'organiser le secrétariat et de coordonner les activités entre différentes directions. Les qualités requises incluent autonomie, capacités relationnelles et une maîtrise des outils bureautiques. Débutants acceptés, le poste est à temps plein et à pourvoir au 09/02/2026.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs activités simultanément.
• Autonomie et sens de l'organisation requis.
• Connaissance des enjeux liés aux soins.

Responsabilités

• Organiser et gérer le secrétariat de la coordonnatrice générale.
• Assurer l'interface entre les différentes directions.
• Participer à la préparation des réunions institutionnelles.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement d’un établissement hospitalier

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Outils

Pack Office

logiciels spécifiques hospitaliers

Description du poste

Présentation de l'entreprise

1er employeur de l’Aube, le Centre Hospitalier de Troyes a un rôle primordial dans la vie économique locale.

• 200 médecins
• 2 200 agents soignants, éducatifs, techniques, administratifs et médico‑techniques

Quelques idées de l’activité de l’établissement

• 2172 naissances
• 61 979 passages aux urgences
• 253 579 consultations externes
• 322 996 journées d’hospitalisation

Description du poste

Missions

• Organiser, gérer le secrétariat et assister la coordonnatrice générale des soins des Hôpitaux Champagne Sud et de son adjointe,
• Organiser, gérer le secrétariat des cadres supérieurs chargés de mission,
• Assurer l'interface et la gestion de la comitologie territoriale entre les différentes Directions des Soins des hôpitaux champagne sud au sein des établissements,
• Participer à la préparation et au suivi des réunions institutionnelles des HCS (CSIRMT locales et unifiées et bureaux 3/an/site).
• Traiter, analyser et diffuser les informations

Activités

En relation avec la coordonnatrice générale des soins des HCS et son adjointe :

• Accueil physique et téléphonique,
• Prises de rendez-vous et organisation de réunions inter‑direction, tenue de l’agenda du directeur des soins, du directeur adjoint et des cadres supérieurs chargés de missions,
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
• Traitement des courriers, des notes, des documents et des dossiers (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans l’intranet) : courriers d’affectation, note d’informations, mails d’information,
• Planification des réunions internes et externes et réservation des salles de réunion,
• Planification, organisation des réunions de l’ordre du jour à la diffusion des comptes rendus, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus :
  • des Commissions des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques Unifiées du Groupement Hospitalier du Territoire
  • des réunions d’encadrement soignant
  • des réunions d’encadrement supérieur
• Reprise des différentes réunions d’instances sur un agenda, coordination avec les agendas des 5 adjointes territoriales et 2 directions des soins,
• Contribution à la déclinaison du projet de soins, du projet managérial et de projets transversaux (procédures, personne de confiance, sortie du patient, directives anticipées..),
• Préparation de dossiers en lien avec les instances ou les directions (réunions encadrement, sujet sur la bientraitance, candidatures formation IPA, ..),
• Coordination de l’Espace de Réflexion Ethique avec une réunion par mois. Echanges avec l’EREGE, relation avec les membres de l’Espace de Réflexion Ethique ainsi que les personnes en relation, rédaction d’un rapport des travaux, communication,
• Rédaction du rapport annuel d’activité de la direction des soins,
• Réalisation de l’organigramme de la direction des soins et mise à jour,
• Report des mouvements de l’encadrement avec tableau de bord,
• Classement et archivage des documents,
• Participation à la gestion des fournitures et équipements nécessaires au bon fonctionnement du service.

En relation avec les cadres supérieurs chargés de mission de la Direction des Soins

• Planification, mise à jour et diffusion des gardes de permanence des cadres de santé
• Gestion des profils de poste Soignants et médico‑technique, rédaction et diffusion des vacances de poste dans My HCS
• En coordination avec l’IFSI et la DRH, gestion des ressources institutionnelles, planning des permanences week‑end et vacances scolaires
• Participation à la logistique des formations, évènements ou informations de la direction des soins (affichage, formation hémovigilance, accueil des nouveaux agents, attractivité à l’hôpital).

En relation avec les cadres supérieurs des différents pôles

• Coordination entre la faculté de Reims et les différents pôles pour les stages d’initiation aux soins infirmiers des étudiants en médecine de 2ème année
• Gestion des stages des étudiants IFCS et des étudiantes IPA (lieu de stage, suivi des conventions de stage, suivi des dates de formation).

Profil recherché

Exigences Du Poste

• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez‑vous de la coordonnatrice générale des soins et des cadres supérieurs de santé chargés de mission,
• Connaître le fonctionnement de l’hôpital (instances de gouvernance),
• Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés.

Compétences Requises Ou à Acquérir

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement hospitalier et des enjeux liés aux soins
• Maitrise orthographique
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Forms), messagerie (Teams, Outlook) logiciels spécifiques hospitaliers (agiletime, CHT WinMag))
• Notions en gestion documentaire et en réglementation hospitalière

Qualités Requises

• Autonome
• Organisé(e)
• Réactif
• Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
• Capacité relationnelle
• Capacité d’adaptation
• Discrétion et sens de la confidentialité

Quotité de temps de travail

• Temps plein

Type d'emploi

• CDI

A pourvoir le

• 09/02/2026

Métier de rattachement

• Agent administratif (Catégorie C)

Profession réglementée par diplôme d'Etat

• * Non concerné *

Localisation

• 10000 Troyes

Etablissements

• CH de Troyes

Expérience requise

• Débutant accepté

Niveau de diplôme requis

• * Sans diplôme *

Rémunération

• selon profil