Assistante / assistant de Direction Immobilier et Logistique CDI, temps partiel - Paris 6ème

Fondation Maison des Sciences de l’Homme; Paris; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Titres restaurant

CSE

Transport – prise en charge partielle

Mutuelle et prévoyance

Job summary

La Fondation Maison des Sciences de l'Homme (FMSH) recherche un(e) assistant(e) de Direction Immobilier et Logistique en CDI à temps partiel à Paris 6e.

Vous rejoignez le service et soutenez la Directrice dans les tâches administratives et les opérations liées au bon fonctionnement du service.

Vous assurez le secrétariat, l’organisation des réunions, le suivi budgétaire et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes dans le cadre d’une politique d’inclusion.

Qualifications

• Titulaire d’un BAC +2 avec expérience d’au moins 5 ans dans l’assistanat moyens généraux et/ou technique.
• Maîtrise des procédures commandes et gestion des marchés publics; sens du service et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du service: courrier, mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, archivage.

Skills

Gestion administrative

Service client

Relationnel

Organisation

Sens du service

Maitrise informatique

Education

BAC +2

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Messagerie

Job description

Assistante / assistant de Direction Immobilier et Logistique CDI, temps partiel - Paris 6ème

La Fondation Maison des Sciences de l'Homme (FMSH) recherche son assistante / assistant de Direction Immobilier et Logistique en CDI à temps partiel - Paris 6ème

Sous la responsabilité de la Directrice Immobilier et Logistique, vous assistez cette dernière sur les tâches administratives et les opérations inhérentes au bon fonctionnement du service en relation avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

• Assurer le secrétariat du service: gestion du courrier et des mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, classement, archivage et gestion documentaires
• Préparation et suivi des réunions : ordre du jour, supports, comptes-rendus
• Assurer la bonne gestion du service (planning, fourniture, mobilier…)
• Gérer la communication et l’information du service
• Tenir à jour les tableaux des occupations de bureaux, des clés, des badges, planning de l’accueil
• Mise à jour de la plateforme RT-ESR (recensement des biens immobiliers de l'État)
• Vérifier le contenu et la conformité des conventions d’hébergement de structures externes dans les locaux de la Fondation: assurer leur suivi (circuit de signature, annexes, clauses spécifiques), veiller à leur renouvellement et répondre aux besoins des structures en termes de bureaux, mobiliers, badges, clés.
• Veiller au suivi budgétaire et alerter en cas d’écart, établir les bons de commandes et contrôler les factures(service fait)
• Traiter et enregistrer les immobilisations inventoriables (entrées, sorties, changements d’affectation)
• Mettre à jour la base de données inventaire
• Recueillir les demandes et organiser les aménagements/déménagements internes
• Coordonner les aménagements de salles liés aux événements organisés ou accueillis par la Fondation
• Gérer le planning d’accueil du 54 et les prestations externes liées
• Mettre à disposition les fournitures communes pour les services
• Gérer le stock de fournitures

Votre profil

Titulaire d’un BAC +2, vous bénéficiez d’une expérience d’au moins cinq ans dans l’assistanat moyens généraux et/ou technique. Vous disposez en outre des compétences suivantes :

• Connaissances en matière de prestation de service
• Procédures commande et de gestion des marchés publics
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, internet, etc.)
• Maîtrise de la gestion administrative
• Sens du service, aisance relationnelle

La politique de recrutement de la Fondation vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Métier et expérience

Assistanat moyens généraux et/ou technique -Minimum 5 ans

Prise de poste

Dès que possible

Conditions de travail

Temps partiel 24 heures par semaine : les matins du lundi au vendredi.

Avantages collectifs

• Titres restaurant
• CSE
• Prise en charge partielle abonnements transport
• Mutuelle et prévoyance

Notre mission

Soutenir la recherche, diffuser les connaissances en sciences humaines et sociales

Programmes de mobilité et de coopération

Des programmes qui facilitent la circulation des chercheurs et le développement d'équipes et réseaux de recherche internationaux

Maison Suger

Une résidence de recherche pour chercheurs étrangers invités à poursuivre leurs travaux de recherche à Paris.

Une plateforme audiovisuelle dédiée aux sciences qui propose plus de 40 000 vidéos et podcasts en accès libre et gratuit.

Éditions de la MSH

Un catalogue original en sciences humaines et sociales, échos des débats disciplinaires et des préoccupations de notre temps.

Diffusion du livre scientifique

Un service dédié à la promotion et la commercialisation de 30 000 références en sciences humaines et sociales proposées par plus de 60 éditeurs scientifiques.

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