Assistant de gestion administrative (siège) - h/f

Inserm France; Paris; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

32 Congés annuels

Mutuelle santé

Prévoyance collective

Restauration collective

Transports publics remboursés

Télétravail 1–3 jours/semaine

Job summary

Inserm, agence de recherche en santé, recrute pour le département Administration-Finances un assistant(e) de direction.

Vous assurerez l’organisation administrative et financière, le suivi des dépenses et le support transversal aux équipes. Travail en équipe, autonomie et rigueur seront indispensables.

Qualifications

• 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Expérience en gestion administrative et suivi de projet.
• Compétences en organisation et gestion des documents.
• Maîtrise des outils Word, Excel, PowerPoint et SharePoint.
• Bonnes notions anglais souhaitées.

Responsibilities

• Gestion d’agenda et organisation de RDV.
• Organisation et logistique de réunions internes et externes.
• Rédiger et mettre à jour des procédures internes.
• Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées.
• Suivi annuel du budget du département.

Skills

Rigueur

Autonomie

Travail en équipe

Anglais (notions)

Gestion budgetaire

Education

BTS assistant(e) de direction

Tools

Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

Job description

L’ANRS| Maladies infectieuses émergentes,crééele 1 er janvier 2021,estune agence autonome de l’Inserm, ayant pour missionsl’animation, l’évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles,la tuberculoseet les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes(infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses…).

Sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le PrYazdanYazdanpanah, l’ANRS | Maladies infectieuses émergentes couvretous les domaines de la recherche:recherchefondamentale, clinique,en santé publique et en sciences de l’homme et de la société, en mettant l’accent sur l’innovation et de renforcement de partenariats internationaux.

La personne recrutée sera positionnée au département Administration-Finances, sous la direction de la responsable du pôle Achats et Logistique.Elle assurera l’ensemble des missions listées ci-dessous en fonction des besoins constatés, de manière transversale à l’appui des activités et missions de l’Agence et de tous ses départements. En particulier, elle sera amenée à travailler avec le département Stratégie et Partenariat, en lien et en coordination avec l’assistante coordonnant le partenariat européen Be Ready, et avec qui un intérim mutuel est assuré.

Activités transversales de support

• Gestion d’agenda et organisation de RDV
• Organisation et logistique de réunions internes et externes
• Organisation des missions professionnelles notamment dans des pays à risque et assurer le suivi des états de frais
• Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions
• Accompagner les chargées de mission dans les fonctions supports, préparation de présentations
• Gérer l'accueil physique des invités/nouveaux arrivants
• Gérer le courrier, enregistrer le courrier de l’agence, archiver et classer
• Etablir les tableaux de suivi budgétaire du département
• Procéder aux opérations d’engagement des commandes (missions, frais de colloques) via SIFAC+, suivre et valider les dépenses engagées
• Soutien à certains départements
• Participation aux réunions du groupe des assistant-es
• Rédiger et mettre à jour des procédures internes
• Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels
• Apporter un appui dans la gestion de plateformes informatiques et des outils de travail en réseau
• Suivi annuel de la consommation du budget du département
• Participe aux réunions préparatoires du lancement de l’Appel à candidature annuel des bourses master
• Participe à la révision des dossiers de candidature pour vérifier leur éligibilité et participe à l’attribution des dossiers aux experts pour l’évaluation
• Point de contact des lauréats pour la mise en place de leur bourse et assure le lien avec l’organisme gestionnaire et le DAF ANRS MIE pour la mise en place de la convention financière et le suivi de son utilisation
• Assure le suivi des boursiers tout au long de l’année
• Participe aux réunions d’arbitrage des sites partenaires et Plateforme de Recherche Internationales en Santé Mondiale
• Participe à la rédaction des courriers pour attribution des budgets et assure leur transmission aux partenaires
• Sollicite les rapports financiers annuels selon le calendrier définit par la coordinatrice du réseau international, les réceptionne et les archives

Activités transversales

• S’inscrire et adhérer dans une dynamique collective "agence " de l’activité assistanat
• Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l’ensemble du personnel du Département
• Participer aux réunions de la vie de l’agence et des groupes de travail

Spécificité(s) et environnement du poste :

• Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs ; sens relationnel aigu indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs : services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, des fournisseurs etc.
• Très bonne réactivité et adaptabilité à des situations demandant des réponses urgentes
• Connaissance des outils de gestion administrative et financière dont Safir
• Connaissance de l'Inserm et ANRS serait un plus
• Connaissance de base achat public souhaitée
• Bonnes notions anglais souhaitées

Savoir-faire :

• Savoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomie
• Pratique des logiciels : Word Excel, Acrobat, Power point et des ouitls de gestion de projet (sharepoint, outils de visio-conférence)
• Savoir gérer ses priorités
• Savoir hiérarchiser les documents (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche de données sur Internet)
• Gérer la confidentialité des informations
• Travailler en équipe
• Rigueur, implication, disponibilité
• Sens de l'organisation
• Avoir un bon relationnel (échanges nombreux par téléphone et courriels)
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Motivation, esprit d'initiative, d’anticipation

Expériences souhaitées :

• 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
• Expérience en gestion administrative, suivi de projet ou appui aux équipes technique

Niveau de diplôme et formations :

• BTS assistant(e) de direction

• 32 Congés Annuels et 13 RTT
• Mutuelle santé collective obligatoire avec participation de l'employeur
• Prévoyance collective facultative avec participation de l'employeur
• Restauration collective subventionnée sur place
• Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
• Transports publics remboursés partiellement
• Télétravail : 1 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique

L'Inserm c'est aussi :

• Une politique handicap
• Un engagement en faveur de la parité et l'égalité professionnelle
• Un engagement en faveur de la transition écologique et sociétale
• Des dispositifs pour l'équilibre vie professionnelle- personnelle (aide à la parentalité, congés familiaux, proches aidants...)

Infos à retrouver sur lnserm pro : https://pro.inserm.fr