Assistante administrative et pédagogique (H/F)

UCO LAVAL; Laval; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

UCO Laval recherche une Assistante administrative et pédagogique pour assurer l’accueil et l’information du public, la gestion administrative des formations et le suivi des candidatures.

Le poste, en CDD de 2 mois et 35 heures par semaine, implique l’organisation logistique des contrôles, des soutenances et la gestion des dossiers étudiants, avec une expérience d’au moins 12 mois dans l’enseignement supérieur.

Qualifications

• Expérience minimale exigée en administratif dans l’enseignement supérieur.
• Maitrise des processus d’inscription et de suivi des dossiers étudiants.
• Bonne maîtrise des outils de gestion et de communication.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics.
• Gérer l’inscription administrative et le suivi des dossiers étudiants.
• Piloter la gestion des conventions de stage et des examens.
• Organiser les soutenances de mémoire et les contrôles continus.

Connaissances

Accueil et orientation

Gestion administrative

Suivi des inscriptions

Organisation logistique

Description du poste

Assistante administrative et pédagogique (H/F)

Assistante administrative et pédagogique (H/F) 53 - LAVAL

Offre n° 213QTPG Assistante administrative et pédagogique (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement, vous serez rattaché(e) au Directeur UCO Laval et à l'équipe administrative et assurerez l'organisation administrative et logistique des formations afin d'en garantir le bon déroulement.1) Accueil et information du public- Assurer l'accueil général physique et téléphonique des différents publics (étudiants, enseignants, personnes extérieures au campus)- Les renseigner et les orienter (par téléphone, mail ou en face à face)- Prise de message- Mise en forme de courriers- Principale interlocutrice des étudiants au quotidien2°) Gestion administrative des formations- Assurer l'inscription administrative des étudiants ; effectuer le suivi administratif des dossiers étudiants.Gérer le suivi des dossiers d'inscription/ réinscription ;- Assurer la gestion matérielle de la rentrée ;- Assurer la gestion administrative des conventions de stage (appui opérationnel auprès des étudiants pour la saisie, contrôle et édition des conventions, envoi des attestations et bilan de stages.) ;- Gestion administrative des examens (première et seconde session) : demande de sujets aux enseignants, suivi de l'envoi des sujets, réception des copies et envoi pour correction, demande de l'envoi des notes, relance éventuelle) ;- Assurer le suivi des inscriptions des étudiants aux examens (renseignements, contrôle, validation,.) ;- Assurer l'organisation logistique des contrôles continus (salles, surveillants, feuilles d'émargement,.) et des soutenances de mémoire (réception mémoires, envoi au jury, organisation logistique des soutenances, demande de l'envoi des notes, relance éventuelle)3°) Gestion des candidatures- Gérer la réception des dossiers de candidatures- Suivi des candidatures, prise de RDV pour les entretiens d'admissions- Contrôler et suivre le dossier administratif des demandes de validation (VAF, VAP) ;- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation continue (devis, conventions, demande de prise en charge, feuilles d'émargement et attestations de présence)4°) Autres missions- Tri classement archivage- Gestion du prêt de matériel- Préparation logistique des réunions- Gestion du courrier- Réception des livraisonsPoste à pourvoir dès que possible , expérience en administratif dans l 'enseignement (idéalement enseignement supérieur)

Type de contrat CDD - 2 Mois

Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Travail en horaires fixes

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1915.51 Euros

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 12 Mois - Administratif enseignement supérieur Cette expérience est indispensable

Compétences

• Expliquer et faire respecter les règles et procédures Cette compétence est indispensable
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur